PORQUE DESISTIR DE ACREDITAR?

A cantora Adriana Calcanhoto interpreta uma linda composição de Edu Lobo e Chico Buarque chamada "Ciranda da Bailarina". Você já ouviu essa canção? Depois de ouvir a música inúmeras vezes passei a refletir no quanto as pessoas são diferentes e algumas, abandonam a ação de confiar em si. Negam tentar algo novo, porque o medo de falhar estará refletindo em fracasso. Nos tópicos a seguir, observe como não desistir de acreditar em você. Perceba que são poucas as coisas que se aprende na vida, sem que se erre pelo menos uma vez.

Superar a zona de conforto - Quando uma pessoa não quer fazer uma atividade, qualquer desculpa serve. O detalhe é que as repetitivas justificativas têm um modo estranho de se transformar em realidade. São pessoas que observam seu reflexo no espelho logo cedo e, ao contrário de um sorriso feliz, em comemorar mais um dia saudável de vida, despejam uma tormenta de energia negativa com reclamações, desavenças e descontentamentos. O que seria de uma bailarina, se as dores musculares justificassem parar de dançar? Superar a zona de conforto é uma importante ação para compreender a diferença entre falhar e ser um fracasso. Admita que talvez, você não tenha feito o melhor possível e para sentir o gostinho de uma vitória, será necessário aplicar um esforço a mais.

Alterar o estereótipo de perfeição - Há no sistema nervoso humano, uma substância conhecida como Neuropeptídeo (NPY), que faz a comunicação entre os neurônios e afetam a maneira como observamos as reações ao nosso redor. Quanto menor a quantidade da substância NPY, mais pessimista se torna o ser humano. A bailarina na canção é um estereótipo de perfeição, sem problemas, dores, tristezas e cicatrizes no coração. Mas quem não os tem? Na vida, algumas pessoas aprendem a mudar pela dor e outras por amor. Não se negue a oportunidade de compreender suas fraquezas e procure perceber, o que parece o fim pode ser o começo de uma grande transformação na sua vida.

Não deixe a cortina do palco da vida fechar - A capacidade de acreditar é abalada com expressões do tipo: "Você não vai conseguir! Outras pessoas já tentaram e não conseguiram! Desista, isso não vai dar certo!" Há obstáculos que depois de superados tornam-se verdadeiras lições, de aprendizagem e estímulos que influenciam nosso comportamento, a maneira de viver e contribuem para uma nova direção. O momento mágico da bailarina é quando a cortina do palco abre e ela demonstra toda competência, brilho e encanto. Não permita cair em armadilhas geradas pelo pessimismo e mau humor. Não deixe a cortina do palco da sua vida ser fechada para as oportunidades que estão a sua volta. Ninguém mais do que você, possui a capacidade encantadora de mudar.

A letra da música "Ciranda da Bailarina" diz: "Sala sem mobília, goteira na vasilha, problema na família, quem não tem, procurando bem, todo mundo tem". Incertezas, receios, adversidades e desconfianças fazem parte do ser humano. O interessante é perceber que algumas pessoas direcionam seus olhares para os erros, outros para a possibilidade de melhorar continuamente. Não permita que as pessoas a sua volta, tenham a capacidade de destruir sua autoestima e, paralisar sua vontade de acreditar na força de superação. Você pode e merece ser feliz. Lembre-se que na vida, não há aviso prévio como no ambiente profissional e o momento de acreditar, mais em você, não é amanhã, mas já.

Autor: Dalmir Santana – Mestrando em Administração de Empresas, Pós-graduado em Gestão de Pessoas, Bacharel Comunicação Social e Mágico profissional. Autor do livro "Menos pode ser Mais" (3ª edição, editora Odorizzi), Visite o site:www.dalmir.com.br

E AGORA: O QUE EU FAÇO PRIMEIRO?

Na busca pela competitividade, pode-se destacar a gestão da qualidade como um fator decisivo na sobrevivência das organizações. Hoje as atividades relacionadas com a qualidade são consideradas essenciais para o sucesso estratégico. A qualidade está associada à percepção de excelência nos serviços, por isso é necessário uma gestão com base em fatos e dados que possam analisar e solucionar os problemas existentes. Dentro do universo da gestão da qualidade, uma das metodologias utilizadas para auxiliar os gestores na identificação dos problemas é o Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) e uma das técnicas de priorização utilizadas em diagnósticos estratégicos é a matriz GUT.

A matriz GUT é uma forma de se tratar problemas com o objetivo de priorizá-los. Leva em conta a Gravidade, a Urgência e a Tendência de cada problema. Esta ferramenta tem aplicabilidade quando se dispõe de uma lista de atividades a realizar e ela já está bastante completa. Caso não se tenha uma visão ampla do que se deve realizar ou dos problemas que se deve enfrentar, esta ferramenta perde muito do seu potencial. Ela deve ser usada, preferencialmente, para estabelecer prioridades de agenda, respondendo à pergunta: Por onde devo começar? Se não houver uma priorização adequada das atividades, as mesmas serão orientadas geralmente pela URGÊNCIA e isso pode se constituir numa grave falha de planejamento. Esta ferramenta possibilita que se forme uma visão ampla do que precisa ser realizado e oriente a sua ação. É difícil fazer tudo aquilo que se quer fazer, portanto deve-se escolher aquilo que se pode fazer e sem o método GUT ou outro semelhante seremos arrebatados pelo turbilhão dos afazeres.

GUT é uma ferramenta usada para definir prioridades às diversas alternativas de ação. Esta ferramenta responde racionalmente às questões:

 O que devemos fazer primeiro?

 Por onde devemos começar?

Para responder a tais questões a ferramenta GUT leva em consideração os seguintes critérios e pontuação:

Gravidade

Ou seja, a intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causar se não atuar sobre ele, o impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizações e efeitos que surgirão em longo prazo, caso o problema não seja resolvido.

1.    Dano mínimo

2.    Dano leve

3.    Dano regular

4.    Dano grande

5.    Dano gravíssimo

Urgência

Relação com o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não atuar sobre o problema, ou seja, o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.

1. Longuíssimo prazo (dois ou mais meses)
2. Longo prazo (um mês)
3. Prazo médio (uma quinzena)
4. Curto prazo (uma semana)
5. Imediatamente (está ocorrendo)

Tendência

O desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação; qual o potencial de crescimento do problema, avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.

• Desaparece
• Reduz-se ligeiramente
• Permanece
• Aumenta
• Piora muito

A pontuação de 1 a 5, para cada dimensão da matriz, permite classificar em ordem decrescente de pontos os problemas a serem atacados na melhoria do processo.
Este tipo de análise deve ser feito pelo grupo de melhoria com colaboradores do processo, de forma a estabelecer a melhor priorização dos problemas. Lembrando que deve haver consenso entre os membros do grupo.

Depois de atribuída a pontuação, deve-se multiplicar G x U x T e achar o resultado, priorizando de acordo com os pontos obtidos.

A ferramenta requer o uso de um formulário que consta de 5 colunas:

• Problema: denominação resumida da atividade, do problema ou desafio a enfrentar.
• Gravidade: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à gravidade.
• Urgência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à urgência da atividade.
• Tendência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à tendência do problema.
• GUT: coluna que contém o produto das avaliações G, U e T.

Recomenda-se que nas colunas Gravidade, Urgência e Tendência se faça a pontuação, mas que a mesma seja justificada. Atuando desta forma, a atribuição da nota é mais transparente.

Autor: João de Araújo Prado Neto - Professor de pós-graduação em gestão industrial farmacêutica na Faculdades Oswaldo Cruz - Quality Assurance Specialist na Apsen

Referência: MEIRELES, M. - Ferramentas Administrativas – MASP. Processos Decisórios.

MELHORIA DE PROCESSOS EXIGE AÇÃO CONSTANTE

Para a Qualidade a palavra melhoria significa subir alguns níveis de avaliação no processo. Pode se dar tanto na qualidade do produto, serviço ou processo utilizado (eficácia), quando na produtividade do processo (eficiência).

Melhoria se contrapõe à rotina, que significa estabilizar e dar confiabilidade ao processo. A fase de melhoria começa na geração de alternativas para solucionar o problema. Ocorre após identificar as causas e destacar, entre estas, as causas fundamentais, procedimentos que correspondem à fase de análise.

A fase de melhoria exige ações que eliminem ou bloqueiem as causas do problema. Ações que eliminam as causas são chamadas de corretivas. As que apenas atenuam ou bloqueiam, ações adaptativas. Há ainda as ações provisórias, adotadas enquanto não se consegue uma ação definitiva. São essenciais quando os efeitos interferem em outros processos, causando prejuízos.

• Exemplo: faltou dinheiro para pagar os salários. Causas identificadas: um cliente não pagou fatura expressiva e há falta de capital de giro para bancá-la.
• Ação corretiva: gerar mais recursos de maior número de clientes e evitar que isso volte a ocorrer.
• Ação adaptativa: pedir empréstimo.
• Ação provisória: pagar parte dos salários até sair o empréstimo.

Busque novos desafios

Todas as ações devem evitar que os problemas voltem a acontecer (prevenção); mas se acontecerem devem ser corrigidos rapidamente. Quando um processo aparentemente não tem problemas, a Qualidade recomenda a não acomodação aos resultados alcançados. A definição de metas desafiadoras obriga a pensar em novos métodos.

Reduza a burocracia

Com a eliminação de aprovações desnecessárias, assinaturas, número de vias, cópias etc., é possível reduzir a burocracia nos processos organizacionais. A burocracia influencia negativamente e provoca efeitos perniciosos, como:

• Medo generalizado dos erros cometidos durante a operacionalização dos processos leva os colaboradores a tomar uma série de medidas de segurança que reduzem a produtividade e elevam os custos.
• Perda de tempo com atividades não produtivas.
• Desconfiança generalizada. Uns se protegem dos outros.
• Ociosidade gerada por atrasos nos processamentos, análises desnecessárias, vistos dispensáveis.
• Dificuldades em delegar responsabilidades (quem autoriza?).
• Desejo mórbido em procurar e descobrir enganos, ínfimos que sejam, no trabalho dos outros, mas que trazem conforto a quem os descobre.
• Necessidade de mais e mais controle, de tudo e de todos.

Elimine a duplicação

Cancele atividades idênticas ou similares que ocorrem em mais de um ponto do processo.

Avalie o valor agregado

Avalie cada atividade do processo e julgue sua contribuição para a satisfação do cliente. Atividades que agregam valor são aquelas pelas quais o cliente não pagaria: Exemplo: o lanche servido no avião agrega valor ao processo.

Simplifique o que puder

Reduza a complexidade do processo e facilite a vida de quem usa ou recebe o produto ou serviço.

Previna-se contra o erro

Torne difícil ou impossível a ocorrência de erros. Exemplo: mudar o desenho de uma peça, de modo que ela só possa ser encaixada se estiver na posição correta.

Padronize o processo

Aperfeiçoada a maneira de executar o processo, documente-a e faça com que seja desenvolvida sempre da mesma maneira.

Estabeleça parcerias

Exija quantidade dos fornecedores. A qualidade da saída depende muito da qualidade da entrada.

Questione o processo

Se os itens sugeridos anteriormente não trouxerem melhorias, talvez todo o processo deva ser mudado ou até mesmo extinto.

E bons negócios!

Nota: Adaptado pelo autor da Folha Sebrae – Qualidade Total.