Alguma
vez você já se preocupou em calcular o custo do retrabalho para corrigir,
refazer etc. uma atividade qualquer que deveria ter sido feita certa da
primeira vez? Se houve algum movimento de sua parte neste sentido, parabéns,
pois esse reprocessamento implica em custo que pode ser previsto mediante
algumas estimativas e previsões. Este custo é o que se convencionou chamar de Custos da Não-Conformidade ou Custos da
Não-Qualidade.
Neste
nosso trabalho procuraremos, de forma simples e objetiva, demonstrar "como" se pode determinar e
valorizar não-conformidade.
Entendendo o
Processo
Os
custos da não conformidade podem ter diferentes origens, dentre elas: o tempo
que se gasta para refazer o trabalho ou reparar; produtos que necessitam ser
reprocessados ou refugados; excesso de burocracia, etc.. Todos eles gerando
despesas gerais e financeiras, entre outras.
Vamos
dar um exemplo prático. O que acontece quando a área de distribuição de sua
empresa remete um produto qualquer para um endereço errado?
Probabilisticamente, ele pode ser extraviado ou devolvido. Vamos supor que ele
tenha sido devolvido. A área de distribuição deverá solicitar o cancelamento da
nota fiscal, a emissão de uma nova com o endereço correto e providenciar novamente
sua remessa.
Nem
necessitamos comentar que isso tudo custa tempo, retrabalho, material, despesas
de envio e, o que muita gente esquece, a percepção
da não-qualidade da empresa, por parte do cliente que não recebeu o produto
no prazo previsto. Como tudo isso representa custos e despesas logicamente pode
ser expresso em dólar, real ou outra qualquer unidade monetária.
Vamos
agora raciocinar inversamente. O que aconteceria se a área de distribuição
contasse em seu processo com um dispositivo ou sistema que assegurasse que os
endereços para remessa estivessem conformes? O produto teria sido enviado para
o endereço certo, logo o erro teria sido evitado e o cliente estaria satisfeito. Entretanto, conformidade também implica em
custo, que é menos elevado que o da correção de erros - da não conformidade.
A
relação entre custo da conformidade e custos da não-conformidade - segundo os
especialistas - é de 1/4, isto é, para cada unidade monetária investida em
custos da conformidade, é gerado um ganho de quatro em custos da
não-conformidade.
Mais
afinal, o que são custo da conformidade e da não conformidade? É fácil. O custo da conformidade é aquele que se investe
antes, ou seja, na prevenção e
na avaliação para que a conformidade
dos requisitos seja assegurada. Consequentemente, o custo da não conformidade é
o pago após; em outras palavras, é o ônus que se paga se a prevenção e a
avaliação não forem corretamente executadas.
A
soma destes dois custos chama-se Custo
Total da Qualidade, representado pela fórmula da Figura 1.
Pesquisas
realizadas afirmam que esta soma pode representar, em média, 30% dos
investimentos de uma empresa. Obviamente, os esforços têm que ser concentrados
na redução dos custos da não conformidade.
Como Valorizar a
Não-Conformidade
“Achismo” não é o melhor “método” para se “medir” a não conformidade. Em qualidade, assim como em qualquer
atividade empresarial, o que deve ser demonstrado são as evidências objetivas, isto é, os fatos. Logo, as não conformidade devem ser evidenciadas através de medidas valorizadas em unidades monetárias
que transmitam uma ideia precisa do seu grau de importância. Isso funciona como
um sinal de alerta para o executivo,
indicando quais os processos que precisam ser aprimorados, reformulados e, às
vezes, suprimidos.
Exemplificando,
podemos dizer que os erros de medida de envasamento de um produto durante
determinado período - suponhamos, de dois meses - custa para a empresa 500 unidades monetárias. É claro que
isso é mais fácil de mensurar e visualizar do que este produto deve ser reenvasado.
Como
tudo, para isso também existe um procedimento - Figura 2. A partir daí, vamos
analisar as não conformidades em três etapas: determinação, valorização e visualização das não conformidades.
Etapa 1 – Determinação das Não-Conformidades
O
processo - conforme apresentado na Figura 3 – usualmente empregado, compreende:
- Examinar as saídas do processo, identificando
as não-conformidades por ventura existentes.
- Examinar as ações internas e os procedimentos, identificando as
não-conformidades.
- Examinar as entradas do processo, para
identificar as não-conformidades que o alimentam ou que chegam
no processo.
Etapa 2 – Valorização da Não-Conformidade
Em
íntimo intercâmbio com a área financeira da empresa - afinal ninguém é de ferro
- valorizar em unidades monetária cada uma das não-conformidades, gerando,
assim uma estimativa, levando em
consideração quatro variáveis - Figura 4 - a seguir:
- Tempo
Perdido – Compreendendo
salários e encargos e outros custos (férias, ausências, benefícios etc.).
- Materiais/Equipamentos
– Compreendendo
materiais utilizados, refugos, estoques, estoques “acionais” existentes
etc.
- Despesas
Gerais – Compreendendo
os custos administrativos e de pessoas, amortizações, locais, energia
elétrica etc.
- Gastos
Financeiros – Compreendendo
os atrasos de faturamento, embalagens, excesso de estoques etc.
A
título de exemplo, podemos dizer que normalmente quando a não conformidade é
imputável à perda de tempo, a
valorização é estimada pelo salário
médio pago acrescidos dos encargos sociais
e benefícios das pessoas envolvidas.
Quando
se trata, contudo, a uma não conformidade atribuída a material, componentes ou equipamentos, a valorização é estimada pelo custo do material do próprio componente
ou equipamento refugado ou substituído.
Etapa 3 - A Visualização
da Não-Conformidade
Após
haverem sido valorizadas, em unidades
monetárias, todas as não conformidades, recomenda-se que sejam classificadas
por ordem decrescente de custos, através da montagem do Diagrama de Pareto. Com isso será possível se ter com maior clareza
uma visualização de onde será
necessário agir e em que prioridade
para melhor o processo.
Conclusão
A
título de conclusão podemos dizer que no mundo atual, onde os recursos se
tornam cada vez mais escassos, identificar de forma rápida e segura as não conformidades
dos diversos processos da empresa, deve ser prioridade de seus
dirigentes/gerentes, que devem estar imbuídos de vontade política para
aprimorar os processos e eliminar não conformidades, como forma de permanência
ou não da empresa no mercado. Como já diz a sabedoria popular: Com as mãos nos bolsos, ninguém sobe as
escadas do sucesso.
Pense
nisto e tenha uma ótima semana!
Fonte:
Antomar Marins e Silva (Prof.A.Marins) – Livro do Autor intitulado: “Gestão Estratégica de Negócios:
Pensamentos e Reflexões” – antomar.marins@gmail.com