A PLANILHA 5W2H

A Planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

• What (o que)
• Who (quem)
• When (quando)
• Where (onde)
• Why (por que)
• How (como)
• How Much (quanto)

Existem também duas variações da Planilha 5W2H: uma sem o How Much (quanto custará) formando uma Planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many” (quantos).

Importância da Planilha 5W2H

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a Planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a Planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Como fazer a Planilha 5W2H

Para fazer a Planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o término de sua Planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da Planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

What?

Pergunta a ser respondida: O que será feito?

A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

Why?

Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?

Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

Where?

Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?

Muitos “pulam” esta parte da Planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.

Who?

Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?

Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?

Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).

When?

Pergunta a ser respondida: Quando será feito?

Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

How?

Pergunta a ser respondida: Como será feito?

Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

How Much?

Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?

Hummm… chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua Planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa. Para isto é indispensável contar com ferramentas de gestão que facilitem o controle gerencial da sua empresa.  

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Fonte: https://sites.google.com/site/planejaweb/5w2h

10 FRASES DE PETER DRUCKER QUE PODEM MUDAR A SUA PERCEPÇÃO DE MUNDO

Prof.A.Marins

Peter Drucker é não apenas o pai da administração moderna, mas um provocador da cultura empreendedora. Muitos empreendedores e profissionais de marketing sérios são profundos admiradores de Peter Drucker.

Os jovens empreendedores que não estão familiarizados com Drucker fariam bem em estudar seus comentários perspicazes sobre o mundo da gestão.

Prof. Peter Drucker

Mesmo depois de tantos anos, as citações de Peter Drucker abaixo fazem todo o sentido e, deverão fazer para você também.

1. “Fazer as coisas certas é mais importante do que fazer as coisas direito”
2. “Se você quer algo novo, você precisa parar de fazer algo velho”
3. “Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito”
4. “O que pode ser medido, pode ser melhorado”
5. “Os resultados são obtidos através da exploração de oportunidades, não pela solução de problemas”
6. “Muito do que chamamos de gerenciamento consiste em fazer com que seja difícil para as pessoas trabalharem”
7. “As pessoas que não correm riscos geralmente cometem cerca de 2 erros por ano. Pessoas que assumem riscos geralmente cometem cerca de 2 grandes erros por ano”
8. “As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as 2 coisas ao mesmo tempo”
9. “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”
10. “Administração é fazer as coisas direito. Liderança é fazer as coisas certas”

Essas citações realmente inflamam a imaginação empreendedora, e por isso, você deve prestar atenção nelas. Qual dessas citações toca você mais profundamente? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Fonte: Este artigo foi adaptado do original pelo Jornal do Empreendedor - “These 10 Peter Drucker Quotes May Change Your World”, da Entrepreneur - http://www.jornaldoempreendedor.com.br/

ADMINISTRAR O TEMPO É DEFINIR AQUILO QUE É IMPORTANTE

No começo do dia cada pessoa recebe um crédito de 86.400 segundos. Todas as noites o saldo é debitado, como perda. Lembre-se: todo o dia é tudo novo, de novo. Pela manhã, a sua conta começa de novo, com crédito... À noite, as sobras do dia se evaporam. Não há volta. Você precisa gastar, vivendo no presente, o seu depósito diário. Invista, então, no que for melhor. Portanto, reflita por um momento, antes de responder:

• O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que você faz?
• E o que merece ser visto como “urgente”?
• O que é “importante” deve ser “urgente”?
• E o que é “urgente”, também é “importante”?
• Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é “importante”?

A administração do tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo que é coisa nenhuma.

Mas não é tão fácil quanto parece, eu sei disso.

Comece tentando separar aquilo que não é importante nem urgente: isso não merece ser feito – merece ser descartado (dou um exemplo: aquele e-mail lindo que você recebeu, com um powerpoint, que cai na sua caixa postal bem no meio da tarde, quando o atendimento está a mil…).

Só que não lidamos muito bem com perdas e, quase sempre, não deixamos de fazer o que não precisava ser feito (e aquele e-mail, depois de lido, segue adiante, para outros endereços do seu correio eletrônico…).

Pois bem, a confusão que se instala e o resultado você e eu sabemos: pouco tempo para resolver tudo.

Vou indicar um caminho:

• O que é “importante” e “urgente” ao mesmo tempo é crítico: deve ser resolvido já.
• O que é unicamente “importante” e gera “valor”, pode (melhor, deve) ser resolvido em segundo lugar.
• O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é trivial e, quase sempre, o melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.
• O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue no lixo. 

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Adaptado de Liderança & Carreira