POR QUE ACABAMOS FAZENDO TUDO NA ÚLTIMA HORA?

Prof.A.Marins

Cyril Northcote Parkinson foi um historiador inglês que trabalhou durante muitos anos no Serviço Civil Britânico. A experiência que acumulou em seu trabalho lhe permitiu publicar em 1957 um livro cujo título é “A Lei de Parkinson e outras pesquisas de administração”. Neste trabalho ele formulou sua famosa lei, que na verdade não é apenas uma, mas várias.

Parkinson observou com cuidado a forma como o trabalho é desenvolvido nas dependências do Estado. Com base na sua experiência cotidiana, conseguiu descobrir padrões que lhe permitiram definir seus princípios básicos. A Lei de Parkinson pode se resumir a três postulados fundamentais:

C.N.Parkinson

• O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.
• As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.
• O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.
• Desde a sua criação, os conhecedores do tema comprovaram diversas vezes a validade da Lei de Parkinson. Ela também tem servido como guia para propor novos métodos de trabalho e de administração do tempo nas áreas da produtividade.

A lei de Parkinson e a administração do tempo

A principal aplicação da Lei de Parkinson se dá na administração do tempo. O seu primeiro enunciado aponta: O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização. Isto significa que se você tem uma hora para realizar uma tarefa, você irá usar uma hora para fazê-la. Mas se você tiver um mês, demorará um mês.

A verdade é que todos os dias somos testemunhas da vigência desta lei: Por exemplo, quando os estudantes dispõem de dois ou três meses para entregar um trabalho, acabam fazendo-o 24 horas antes da data de entrega. Ou quando é preciso finalizar uma tarefa profissional à tarde e você divaga até algumas horas antes do encerramento preestabelecido, e durante esse lapso faz tudo o que não havia feito anteriormente.

Este princípio está relacionado a outro enunciado que Parkinson denominou de A Lei do Adiamento. Ela estabelece que quando dispomos de tempo, sempre haverá a tendência de adiar tudo aquilo que precisa ser feito. Mas, por que isto acontece? Simplesmente porque o tempo é um conceito altamente subjetivo. Depende muito mais da nossa percepção interior do que do verdadeiro transcorrer das horas.

Parkinson também notou que quanto mais tempo dedicamos a uma tarefa, mais complexa ela se torna e mais difícil é terminá-la. Se temos a sensação de que há muito tempo pela frente, olhamos mais os detalhes e costumamos ir pelas beiradas, tentando cobrir até os aspectos mínimos da tarefa. No entanto, se dispomos de pouco tempo, “metemos a mão na massa” sem dar tantas voltas no assunto.

Um mal burocrático que todos copiamos

Parkinson observou também que os assuntos menos importantes são os que acabam ocupando a maior parte do tempo. Por isso o seu terceiro grande enunciado O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.

Aparentemente, os assuntos relevantes demandam uma atitude séria e exigem enfoques precisos. Por isso precisam ser despachados com mais eficiência. Por outro lado, os assuntos triviais fazem com que todo mundo queira participar e diga qualquer coisa que lhe venha à cabeça. Portanto, lhes dedicamos mais tempo.

Embora a Lei de Parkinson tenha sido definida depois de observar a burocracia, a verdade é que ela se aplica a praticamente todas as pessoas. E não apenas implica aspectos relacionados à administração do tempo, mas também se estende a outros âmbitos da vida, como as despesas ou a organização dos espaços físicos.

Parkinson aponta que as despesas aumentam até cobrir todos os ganhos. Isto quer dizer que não importa quanto você ganha, você sempre encontrará um jeito de “estar no limite” e inclusive com dívidas. Uma pessoa pode viver com uma certa renda sem nenhum problema. Se sua renda aumenta, isto não significa que ela irá contar com um excedente daqui para a frente, mas que organizará as suas finanças de forma que não sobre nada.

O resultado de todos estes padrões de conduta é uma grande ineficiência. O tempo e o dinheiro nunca são suficientes. Contudo, se analisarmos com atenção, isto se deve à forma equivocada como os administramos. De fato, este artigo que você está lendo foi escrito seguindo a recomendação de Parkinson: dividir o trabalho em subaéreas e definir um tempo limite para completá-las. O resultado: terminei na metade do tempo habitual. Que tal você experimentar também?

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: https://amenteemaravilhosa.com.br/

O POEMA DA QUALIDADE

A pedido de alguns clientes, hoje amigos, conto novamente a história do “O Poema da Qualidade”, um fato real que publiquei há sete décadas.

Foi na época como professor de pós-graduação da Escola Superior de Propaganda e Marketing que tive uma da mais grata e bela oportunidade de ouvir alguém falar sobre Qualidade. Um empresário – Engº. Fernando C. Mota – que muito mais de estar sensibilizado, tinha sido inoculado pelo “vírus da qualidade” (a única doença que depois de contaminado não se quer ficar bom).

Tudo começou com um convite que recebi para transmitir para sua equipe os primeiros conhecimentos da Qualidade. Desse primeiro encontro surgiram outros.

Em um desses encontros, estávamos conversando sobre a importância da definição da Visão de Futuro pelo principal executivo da organização. Ele, como ocupava aquela posição, estava encarregado de apresentar sua visão no encontro seguinte, para consensá-la com a sua equipe.

No dia da jornada, Fernando levantou-se e disse: – Para mim, Qualidade, por suas normas, ferramentas, procedimentos, processos e outras ações e providências, não tem emoção. Para mim, Qualidade é muito mais do que tudo isso!... Colocando ação as suas palavras, tirou da camisa um papel e lendo-o nos deu uma das mais belas lições de qualidade que tive na minha vida. Dizia o papel, que tomo a liberdade de ajustá-lo “um pouco” aos nossos tempos:

No Brasil, assim como em todo mundo, fala-se muito a respeito da Qualidade. Isto é muito bom, pois indica uma tendência de mudança cultural de um povo. Mas o que é Qualidade?

Qualidade é conformidade com as especificações, diz um dos “gurus” da Qualidade. É adequação ao uso, afirma outro. É a satisfação das necessidades dos consumidores, menciona ainda outro...

Mas tudo isso é muito árido? Vamos colocar um pouco de emoção, sensibilidade e calor nessa definição, através do Poema da Qualidade. Diz ele:

Qualidade é toda obra de Dolores Duran; é a emoção incontrolável de cada nota das composições de Puccini; é a Terra Tombada exalando cheiro do campo, interpretada por Chitãozinho e Xororó; é a sensibilidade agitada de Tchaiskovski recolhendo melodias do mundo; é todo o conjunto de músicas do movimento da bossa-nova, feita através das mãos de Deus, especialmente Manhã de Carnaval e Minha Namorada.

Qualidade é o time feminino de basquete arremessando as nossas emoções à cesta; é aquela esquadra de camisas verde e branca formada por Oberdan, Djalma Santos, Luis Pereira, W. Fiume, G. Scoto, Dudu, Ademir da Guia, Julinho, Mazola, Jair Rosa Pinto e Rodrigues; é a seleção masculina de vôlei cortando as nossas tristezas e frustrações.

Qualidade é o rádio receptor Zenith Trans Oceanic das décadas de 40 e 50 espalhando músicas pelo mundo e o Cadillac 1954 projetado pelos deuses.

Qualidade é o carinho maternal do atendimento do Laboratório Fleury; é a certeza centenária que sai da farmácia Veado de Ouro e os ensinamentos do Colégio Militar do Rio de Janeiro, do Pedro II e do Estadual de São Paulo nas décadas de 50, 60 e 70.

Qualidade é a Floresta Amazônica exalando oxigênio para o resto do mundo; é o Pantanal protegendo a Juma; é a Mata Atlântica chamando de volta Pedro Álvares Cabral e a virgindade da ilha de Fernando de Noronha.

Qualidade é a formosura irradiada pela Luisa Brunet; é o enfeite jambo da Sônia Braga; é a beleza espacial de Cynthia Benini e a pérola dourada da Marilyn Monroe.

Qualidade é Brahma gelada curtida no calor da Califórnia; é o vinho branco alemão retirado do barril do céu; é a água cristalina do poço de uma chácara de Piedade.

Qualidade é o “blend” perfeito das vozes de Os Cariocas; é a riqueza de tons da interpretação de Agostinho dos Santos; é o vôo rasante ao longo da voz de Pavarotti; é a suavidade da garganta do Tito Madi; é a firmeza do Roberto Goulet; é a melodia de Nat King Cole; é o balanço murmurado de João Gilberto; é a potência da Sandra de Sá e da Ivete Sangalo e a transformação facial do Mario Lanza.

Qualidade é a interpretação temperada e forte de Fernanda Montenegro; a alucinação extrema em cada gesto de James Dean; a caipirice autêntica de Lima Duarte; a nobreza de Paulo Autran; a pureza de Chaplin e a ingenuidade do Gordo e o Magro.

Qualidade é o amor à pátria e a dignidade que os nossos atletas dos Jogos Pan Americanos e Olímpicos possuem; é a infância despreocupada vivida atrás de figurinhas e bolas de futebol; é o reduto familiar onde a gente encontra força e estímulo para tocar a vida.

Qualidade é tudo isso e muito, mas ela só tem razão se iniciar dentro de você.

Todas às vezes que busco algum texto para usar nas minhas aulas, faço questão, que além de seu ensinamento transmita emoção!

A você Fernando, muito obrigado pela lição e por ser meu amigo!

Fonte: SILVA, Antomar Marins e – Qualidade: O Desafio da Secretária, Rio de Janeiro, RJ – antomar.marins@gmail.com

GERENTE: SAIBA DELEGAR TAREFAS

Alguns autores afirmam que gerenciar é realizar um trabalho através de outros e que delegar seria autorizar outros a desempenhar tarefas específicas sob sua supervisão, liberando-o para ser mais produtivo e criativo.

A delegação é uma versátil ferramenta da área gerencial, mas infelizmente muitos Gerentes a evitam, têm medo ou a usam incorretamente: 

• Porque se preocupam com o fato de que seus funcionários possam errar;
• Porque não compartilham o crédito pelo sucesso;
• Porque não têm tempo para ensiná-los o trabalho delegado;
• Porque não confiam nas técnicas que os funcionários utilizariam;
• Porque preferem manter o controle total sobre seu trabalho, fazendo tudo eles mesmos.

Mas, aqueles que delegam mal são frequentemente denominados de “gerentes ineficazes”, porque negam a si mesmos os principais benefícios da delegação:

• Ter mais tempo para desenvolver soluções específicas e trabalhar em tarefas rotineiras;
• Colocar a autoridade da decisão nas mãos dos que estão mais próximos dos problemas e das oportunidades em questão;
• Desenvolver funcionários conflitantes e competentes, que pensem por si mesmos e requerem mínima supervisão;
• Aumentar sua própria possibilidade de progresso ao preparar subordinados para assumirem posições elevadas.

Na visão de Peter Drucker, para se tornar eficaz um Gerente verdadeiramente, deve saber estruturar projetos, atribuir responsabilidades, estabelecer prazos e acompanhar o progresso do seu grupo.

Dessa forma, delegar não exime a responsabilidade gerencial, pois com o tempo o Gerente saberá treinar seus subordinados a realizarem mais e melhor, de forma a liberar-lhe maior parcela de tempo. Sendo assim, seguem abaixo algumas dicas para delegar melhor:

• Permita que os outros se desenvolvam e não tome o crédito para si. Dê aos subordinados um senso de importância maior, sendo rápido ao elogiar e lento ao criticar.
• Esteja (ou pareça) fascinado pelos resultados, pois a adequada apreciação lhe garante a cooperação da próxima vez. Delegue às pessoas que entendam (naturalmente, ou através de treinamento) sua filosofia, seus objetivos e sua estratégia; se não, você estará apenas abdicando e não delegando.
• Avalie o risco da delegação perguntando-se qual a pior coisa que poderia acontecer de errado. E, se for realmente muito ruim, acompanhe de perto. Estabeleça pontos de acompanhamento no projeto que permitam aos subordinados falharem sem perder tudo, incluindo tempo para corrigir erros. Após a delegação insista em ser informado a cada ponto de acompanhamento, mas não interfira sem necessidade. 

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Autor: Prof. Julio