Alguma vez você já teve um problema que se repetiu seguidamente? Por mais que você fizesse, ele insistiria a voltar, às vezes de outra forma?
Problemas “teimosos” e “repetitivos”
na maioria das vezes são sintomas de problemas mais profundos. A "solução rápida" pode
parecer conveniente, mas é apenas uma solução temporária e na maioria das vezes
resolve apenas parte do problema.
Para resolvê-lo corretamente, você precisa se aprofundar através das causas-raiz para a causa subjacente. Este artigo analisa a “Técnica 5 Porquês”, de Sakichi Toyoda - uma ferramenta simples, mas poderosa para rapidamente descobrir a raiz de um problema.
Sobre a ferramenta
Sakichi Toyoda, um dos pais da
revolução industrial japonesa, desenvolveu a técnica nos anos 1930. Ele era um industrial, inventor e
fundador da Toyota Industries. Sua
técnica se tornou popular na década de 1970 e a Toyota hoje ainda a usa para resolver
problemas.
Toyota tem uma filosofia de "ir
e ver". Isto significa que a
sua tomada de decisão é baseada em uma compreensão profunda dos processos e
condições no chão de fábrica, em vez de refletir o que alguém pensa em uma sala
de reuniões que pode estar acontecendo.
A Técnica de 5 Porquês é fiel a
esta tradição, e é mais eficaz quando as respostas vêm de pessoas que têm
experiência prática do processo que está sendo examinado. É extremamente simples: quando um
problema ocorre, você deve identificar a sua natureza e origem, perguntando
"por que" nada menos do que cinco vezes.
Entender a técnica com um
exemplo é mais fácil:
Problema:
O cliente está se recusando a
pagar os folhetos que você imprimiu para ele.
1.
Por quê? A entrega foi tarde, os
folhetos não poderiam ser usados.
2.
Por quê? O trabalho levou mais tempo do
que o previsto.
3.
Por quê? O preço de tinta da impressora.
4.
Por quê? A tinta foi usada toda em um
grande pedido de última hora.
5.
Por quê? Nós não temos tinta suficiente em estoque, e nós não temos um
fornecedor que entregue com rapidez suficiente.
Contra medida:
Nós
precisamos encontrar um fornecedor que entregue tinta a muito curto prazo.
Ao
usar a ferramenta
Você pode usar os cinco porquês
na solução de problemas, melhoria da qualidade e resolução de problemas, mas é
melhor para problemas simples ou moderadamente difíceis.
Para problemas mais complexos
ou críticos, pode levá-lo a seguir uma única faixa de inquérito quando pode
haver várias causas. Aqui, um
método mais abrangente, tal como Análise de Causa e Efeito pode
ser mais eficaz.
Esta técnica simples, no entanto, muitas vezes pode rapidamente direcioná-lo para a raiz do problema. Assim, sempre que um sistema ou processo não está funcionando corretamente, experimentá-lo antes de embarcar em uma abordagem mais aprofundada.
A simplicidade desta ferramenta
lhe dá uma grande flexibilidade, também, e ele combina bem com outros métodos e
técnicas. Ela é frequentemente
associada com Manufatura Enxuta (também
parte do Toyota Production System), onde é usado para identificar e eliminar as
práticas de desperdício. Ele
também é usado na fase de análise do Six
Sigma metodologia de melhoria
de qualidade.
Como
usar a ferramenta
A 5 Porquês é uma ferramenta
simples e prática que é muito fácil de usar. Quando
surge um problema, simplesmente manter fazendo a pergunta "por que"
até chegar a fonte subjacente do problema, e até uma contramedida robusta
torna-se aparente.
Cada vez que você perguntar "por quê", procure uma resposta que está fundamentada na verdade: deve ser uma conta de coisas que têm de fato aconteceu - não eventos que poderiam ter acontecido. Isso impede que os cinco porquês tornando-se apenas um processo de raciocínio dedutivo, que pode gerar uma série de possíveis causas e, às vezes, criar mais confusão.
Continuo a perguntar "por
que" até se sentir confiante de que você tenha identificado a causa raiz e
pode ir mais longe. Neste ponto,
uma contramedida adequada deve tornar-se evidente. Se você não tem certeza se você
descobriu a causa raiz real, considere o uso de uma forma mais aprofundada técnica
de resolução de problemas como Root
Cause Analysis.
Pontos Chave
A estratégia 5 Porquês é um fácil
de usar, ferramenta eficaz para descobrir a raiz de um problema. Você pode usá-lo na solução de
problemas, resolução de problemas e iniciativas de melhoria da qualidade.
Tenha em mente que este
processo de questionamento é mais adequado para problemas simples para
moderadamente difícil. Problemas
complexos podem se beneficiar de uma abordagem mais detalhada.
Pense nisto e tenha uma ótima
semana!
Autor desconhecido
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