A PIRÂMIDE DE PROPÓSITO

Todos sabem que o Planejamento Estratégico é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Baseado nele é que os executivos projetam como a empresa irá crescer em direção do futuro. Sem ele, a organização normalmente é fadada ao fracasso.

Mas, sua estratégia irá falhar se as pessoas não entendem isso. Eles não irão saber para onde a organização estará indo, ou como ajudá-lo a chegar lá. Eles provavelmente irão ficar frustrados e confusos, os clientes podem se sentir insatisfeito e os stakewsholders podem perder interesse pela sua empresa.

Assim, sua empresa precisa de tanto Planejamento Estratégico como de boa comunicação da estratégia. Assim como um mapa é geralmente mais eficaz do que uma lista de direções, a apresentação gráfica de sua estratégia pode comunicá-la de forma mais eficaz do que um documento muito elaborado.

Uma ferramenta prática para comunicar a estratégia graficamente é chamado de "Pirâmide de Propósito".

Entendendo a ferramenta:

Há muitas maneiras de descrever a estratégia, uma delas responde as seguintes perguntas:

1. Por que estamos fazendo o que estamos fazendo?
2. O que precisamos fazer para cumprir nossa finalidade?
3. Como exatamente vamos fazer o que precisa ser feito?
4. Quem (ou o que) vai certificar-se de que é feito?

Responder a estas perguntas podem ajudá-lo a articular sua estratégia mais abrangente, cobrindo os principais ingredientes que geralmente são necessárias em um plano estratégico:

• Pergunta 1 - "porquê" - refere-se a valores de sua organização, missão e visão.
• Pergunta 2 - "o que" - abrange objetivos e metas.
• Pergunta 3 - "como" - refere-se as ações necessárias para realizar esses objetivos.
• Pergunta 4 - "quem" - refere-se às pessoas, sistemas e ferramentas que proporcionam estes.

A hierarquia de responder as perguntas é a seguinte: Para responder a questão 4, você precisa responder a pergunta 3, para responder à pergunta 3, você precisa responder a pergunta 2, e para responder à pergunta 2, você precisa responder à pergunta 1.

Os elementos de alto nível dos valores organizacionais, a missão e a visão (o "porquê"), orientam todo fluxo.

Da mesma forma, os objetivos e metas ("o quê") descem para determinar as ações e abordagens que são necessárias (o "como").

E esses elementos de planejamento precisam de certos recursos (pessoas, sistemas e assim por diante) para fazê-las (o "quem").

Isto pode ser representado em forma de pirâmide como aquele na figura 1:

 Usando a ferramenta: Construindo sua Pirâmide de Propósito

O ponto de partida para a sua Pirâmide de objetivo é explicar o "porquê", que contará com valores, declaração de missão e visão da organização.

A maneira de fazer isso depende de sua audiência: O que exatamente você precisa para se comunicar e para quem? E por isso você deve explicar cada elemento de sua estratégia de uma forma que se adapte esse público e as mensagens que deseja transmitir.

Se o objetivo é comunicar a estratégia para os clientes e partes interessadas da organização (público externo), um bom lugar para começar sua pirâmide é com uma declaração de visão. Para um público interno, o "porquê" nível pode concentrar-se na declaração de missão, ou mesmo incluir visão e da missão em sua pirâmide.

Depois de ter descrito o "porquê", os próximos passos da construção de sua pirâmide deve definir o "quê", o "como" e, finalmente, o "quem". E você precisa fazer isso de uma forma que explica claramente a sua estratégia para o seu público específico.

Lições aprendidas

A Pirâmide de Propósito é uma representação gráfica do plano estratégico de uma organização. Ao colocar os vários elementos de um plano estratégico em uma forma de pirâmide os tornará mais fácil de ser visto e entendido, assim como as relações entre os diferentes elementos do plano.

Não há regras rígidas e rápidas para a construção de uma Pirâmide de Propósito: Use para transmitir o seu plano na forma que seu público-alvo provavelmente irá entender.

Até o nosso próximo encontro!

OS LADRÕES DO TEMPO

Certa vez Benjamin Franklin disse: O tempo perdido não se encontrará nunca mais. No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções: significam que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las: 

·      Aprenda a dizer NÃO e seja firme;

·      Atenda às pessoas em pé;

·      Mantenha a porta da sala fechada;

·      Continue escrevendo enquanto atende alguém;

·      Filtre telefonemas e e-mails;

·      Evite ser receptivo a visitantes inesperados;

·    Retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;

·      Use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor, e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em: 

·      Defina com clareza metas e objetivos;

·      Determine responsabilidades e atribuições;

·      Utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;

·      Na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;

·  Forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;

·      Lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas: 

·      Agende as reuniões com antecedência;

·      Convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;

·      Defina a pauta e comunique a todos com antecedência;

·      Determine horário de início e término;

·      Mantenha a pauta e busque a objetividade;

·      Não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;

·      Promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;

·      Faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;

·      Faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas: 

·      Reserve horários para fazer e receber ligações;

·   Relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;

·   Prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;

·      Identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;

·      Deixe recados claros e concisos;

·      Concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;

·      Nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;

·      Nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;

·      Encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso: 

·      Desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;

·      Mantenha-o em vibracall para atender urgências;

·      Utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;

·      Recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;

·      Grave uma mensagem personalizada no correio de voz;

·      Considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;

·      Evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo: 

·      Instale um serviço anti-spam;

·      Baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;

·      Responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;

·      Utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;

·      Organize pastas diversas para arquivamento;

·      Crie regras de mensagens;

·      Tenha uma assinatura eletrônica;

·      Utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso: 

·      Avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;

·      Tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;

·      Atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);

·      Solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;

·      Deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará. 

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.

Até o nosso próximo encontro!

Autor: Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp - www.tomcoelho.com.br.

COMO AGREGAR VALOR NA PRÁTICA

Desculpe-me voltar ao assunto, mas diversos leitores entraram em contato pedindo que eu desse um exemplo de como agregar valor na empresa. Em poucas linhas neste artigo procurarei dirimir suas dúvidas sobre o assunto.

Como profissional você ouve o tempo todo: “Você precisa agregar valor a seu trabalho!”, “Tem que ser mais competitivos agregando valor para o cliente!”, entre outras frases similares. Por outro lado você foi contratado para alcançar resultados. Esses resultados devem contribuir para o seu crescimento profissional e da empresa. Se você não atender estes dois requisitos - direta ou indiretamente - como sua empresa poderá justificar o que paga a você?

O conceito de agregação de valor é bastante simples, mas implementá-lo na prática costuma ser mais complexo, mas também não chega a ser um “bicho de sete cabeças”.

Na AVANTTS encontrei uma tabela simples e prática sobre como agregar valor, que vale a pena reproduzir aqui. O que mais gostei é sua aplicabilidade a quase qualquer tipo de atividade. Um empreendedor ou gestor pode usar a lista para determinar se os esforços investidos estão agregando valor ao negócio… da mesma forma, um profissional pode usá-la para perceber se suas atividades são burocráticas ou se realmente trazem benefícios para a organização.

Vamos aos pontos.  Para agregar valor você precisa:

Aumentar	Reduzir	Melhorar	Criar
Receitas Lucros Crescimento Mercado Participação Retenção Retorno sobre Investimento Retorno sobre Ativo Eficiência Fluxo de Caixa Visibilidade	Custo Tempo Esforço Reclamações Risco Conflito Papelada	Produtividade Processos Serviço Informação Moral Imagem Reputação Habilidades Qualidade Lealdade	Estratégias Sistemas Processos Negócios Produtos Serviços Marcas

E aí, consegui encaixar suas atividades em um ou mais destas categorias? Sempre avalie como pode reforçar ainda mais o valor que você agrega, além de expandir suas atividades para outras categorias.

Até o nosso próximo encontro!

Autor: AVANTTS - http://www.dihitt.com/