FAÇA REUNIÕES PRODUTIVAS COM APENAS 5 DICAS

As reuniões corporativas são muito importantes para alinhamentos de estratégias dos líderes com a sua equipe e o melhor acompanhamento dos processos. Através dessa prática, é possível perceber o que está sendo feito errado e o que não está certo nas decisões. Porém, é muito comum esse ser um momento jogado fora por falta de saber como conduzir de maneira eficaz.

Um grande erro é deixar com que sua equipe sinta que o que é discutido em reunião não é colocado em prática e nem gera nenhum tipo de resultado. Isso é bastante prejudicial, pois, além de ser um desperdício de recursos, desmotiva o seu time diariamente. Esteja atento ao que você não deve fazer no momento de montar e gerenciar sua equipe.

As regras de governança corporativa devem ser claras e implicar cada um para o cumprimento de suas respectivas funções. Para isso, é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar desse encontro. Existem algumas formas de fazer desse momento algo bom, por isso separamos, a seguir, 5 dicas para conseguir realizar reuniões produtivas:

 

Saiba como ser um bom líder

 

O condutor de uma reunião é o grande responsável pelo rumo que ela toma e também pelo seu sucesso ou não. Algumas técnicas rápidas podem ser levadas em consideração para diminuir o gelo entre você e o seu time.

São elas: opte sempre por um tom de voz amigável, esteja sentado à altura de todos e evite dizer expressões e opiniões do senso comum.

 

Tenha apenas um objetivo alinhado com sua equipe

 

No momento do agendamento da reunião, o líder deve distribuir uma proposta de pauta, que acabará por contribuir na organização de todo processo. Todo encontro deve ter um objetivo único e suscitar ações concretas, que serão acordadas por todos no final. Nenhum encontro deve parecer em vão.

No roteiro, devem ser listados todos os assuntos que serão abordados. Também é muito importante que ele seja aberto para que a equipe possa adicionar pontos de discussão a respeito daquele objetivo.

 

Se o ponto da reunião for criar novas soluções ou produtos, ela deve ser conduzida, preferencialmente, por meio de um brainstorm, em que o líder será o responsável por retirar ideias proveitosas que possam ser aplicadas a partir de então.

 

Todas reuniões produtivas devem ter previamente hora para acabar

 

Reuniões longas se tornam improdutivas e geralmente refletem a incapacidade de otimização do tempo dos dirigentes. Esse é um diferencial dos encontros, pois podem ditar o investimento errado dos recursos que a empresa possui.

 

O ideal é que ela dure 1 hora e não mais do que isso. Se a equipe for bem direcionada, é possível fazer, inclusive, em 30 minutos, basta que não se perca o foco com assuntos paralelos. Basicamente, tem-se uma introdução, a discussão do assunto daquela reunião por todos e por fim, as conclusões.

O líder deve mediar as discussões, saber quando pontuar alguns assuntos e ficar bem atento para certificar-se que as pautas estão sendo cumpridas e o tempo está sendo bem distribuído.

Uma dica prática para reuniões produtivas é pedir a todos que, porventura, queiram relatar um problema, se preparem antes respondendo a si mesmos as seguintes questões: Qual é o tipo de problema? Por que ele acontece? Quais as soluções possíveis? Qual solução você daria para ele?

Faça reuniões de máximo 6 pessoas

 

Muitos dirigentes chegam a pensar que quanto mais cabeças pensantes, maiores as possibilidades de atingir soluções, mas é exatamente o contrário. Isso pode colocar em cheque a produtividade do seu encontro, além de inibir comentários e opiniões que realmente importam.

Colocar muitas pessoas em uma sala normalmente acaba por gerar conversas paralelas, muitos desencontros de pontos-de-vista e quase nenhuma resolução. Por isso, opte sempre por reunir no máximo 6 pessoas, pois assim será mais fácil atingir os objetivos.

 

Evite colocar suas opiniões na discussão, só faça depois que todos tenham dado seus posicionamentos. O intuito maior do líder é mediar e ponderar, visando sempre o melhor direcionamento da reunião. Caso contrário, isso pode inibir os participantes de darem uma solução e inclusive, influenciá-los em seus pensamentos.

 

Defina o papel de cada um dos participantes

 

A governança corporativa só faz sentido se houver os responsáveis em manter a viabilidade de determinado negócio. Portanto, é essencial que se crie um papel para cada um dos participantes. Isso contribui para que o colaborador se sinta parte daquela estratégia e entenda realmente o que esperam que ele execute para isso.

Tenha certeza que todos os presentes são ouvidos. É muito comum que as pessoas mais desenvoltas ou com melhor fluência se expressem mais nos momentos em grupo, mas procure saber o que os tímidos acham. Administrar os perfis existentes e dar voz a todos é uma ótima maneira de otimizar recursos. 

 

De modo geral, o líder deve determinar, então:

 

·         As ações a serem tomadas e o tempo para realização;

·         Os responsáveis pela execução destas;

·         Os resultados esperados.

 

Uma boa dica é marcar os encontros na segunda ou na terça-feira à tarde, pois no início da semana o colaborador teve tempo de se preparar para a reunião e poderá planejar o que deve realizar para atingir os objetivos alinhados.

 

Faça um resumo das decisões tomadas e dos próximos passos

 

Para que se afaste dos funcionários a sensação de desperdício de tempo e energia desprendidos para as reuniões, o líder deve, antes de passar para os próximos passos, apresentar regularmente os resultados obtidos com os encontros anteriores, parabenizando e incentivando todos os que fizeram um bom trabalho.

Ao final, ele deve listar todos os pontos acordados e redigir um resumo de tudo o que foi discutido, para preenchimento da ata. Nesse momento, todos os participantes devem consentir com os próximos passos e se conscientizar de suas responsabilidades para o prosseguimento das metas.

 

Um bom recurso é utilizar um sistema online em comum que possa centralizar todas essas informações e que também seja facilmente acessado pela equipe, quando necessário. Pode ser o OneNote, o Evernote, um documento no Google Drive e até mesmo um grupo no Slack ou Whatsapp!

 

Após essas 5 dicas, certamente você deve ter entendido melhor como realizar reuniões produtivas e evitar o desperdício de recursos!

 

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

 

Autor: Ivan de Souza – Editor-chefe internacional da Rock Content e consultor de marketing digital

5 MOTIVOS PARA CONTRATAR UMA CONSULTORIA EMPRESARIAL HOJE MESMO

O setor industrial é um dos que mais demanda serviços de consultoria atualmente. Segundo pesquisa da Associação Brasileira de Consultoria  (ABCO), 67,5% das empresas deste segmento demandam serviços de profissionais externos para melhorar questões como planejamento, estratégia e gestão de negócios.

Ficou fora desta estatística? Então saiba por que você deve contratar uma consultoria empresarial agora mesmo!

Acesso a conhecimento especializado

Por mais que sua empresa tenha um time altamente qualificado, nem sempre tem aquele profissional com o know-how que você precisa para melhorar a performance do negócio e obter um rendimento maior.

A contratação de uma consultoria empresarial pode resolver esta questão facilmente, pois você tem acesso a profissionais altamente especializados, com o preparo adequado e a isenção necessária para chegar na sua empresa, realizar um diagnóstico sério e propor as mudanças certas para que você alcance seus objetivos.

Contratação temporária

O serviço de consultoria empresarial é temporário, independentemente da empresa e de suas necessidades. Quando a empresa passa a depender sistematicamente da presença de consultores, significa que não conseguiu aprender com as dicas da consultoria ou que a prestação do serviço foi falha.

Como se trata de um projeto, que tem início, meio e fim, você pode se planejar financeiramente para contratar os serviços de um consultor e dispensar os custos tradicionais com a contratação de um profissional em tempo integral.

Experiência de mercado

Muitos empreendedores dispensam a contratação de uma consultoria empresarial pensando que apenas lendo e estudando sobre o mercado e os desafios que enfrenta será fácil superar as barreiras. O resultado é um grande tempo investido e muita frustração, pois a teoria nem sempre se aplica na prática.

O consultor é capaz de aliar teoria e prática de forma eficaz porque possui experiência de mercado, já atuou em diversas empresas, conhece os erros e problemas mais comuns e já testou várias soluções. Ele é um verdadeiro livro de lições aprendidas, o que ajuda a otimizar seu tempo e investimento.

Ferramentas certas

Melhorar o desempenho organizacional por si próprio depende da capacidade que a sua empresa tem de analisar o contexto em que está inserida e identificar criticamente onde estão os gaps de competência. Entretanto, nem sempre é tão fácil quanto parece.

Sua equipe pode ter resistência em admitir que algumas coisas poderiam ser diferentes, as ferramentas de coleta e análise de dados podem não ser as ideais e o tempo das pessoas para dedicar a esse tipo de atividade é escasso.

Esses obstáculos não acontecem quando você contrata uma consultoria, pois os consultores são contratados para dedicar o tempo necessário ao seu negócio com exclusividade e já vêm munidos com as ferramentas certas para analisar a situação e oferecer soluções com muito mais agilidade.

Foco em resultados

A contratação de uma consultoria empresarial tem um objetivo único: trazer resultados para a sua empresa. Esses resultados podem ser expressos em melhoria de processos, aumento da competitividade, desenvolvimento de novos produtos, entre outros. Mas uma consultoria jamais vai sair da sua empresa sem cumprir com os objetivos que foram acordados.

E melhor: esses resultados vêm em um período de tempo pré-determinado. Por exemplo, se o consultor promete que você vai ter uma verdadeira reestruturação de processos em seis meses de consultoria, ele entregará a reestruturação em seis meses e você poderá seguir em frente com o seu empreendimento mais veloz, produtivo e rentável.

Já pensou em contratar uma consultoria empresarial, mas está postergando a decisão? Converse com o Prof.A.Marins sem compromisso – antomar.marins@gmail.com – e conte e discute seus motivos!

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Isotec  - http://isotecconsultoria.com.br/

5S PARA OS PEQUENOS NEGÓCIOS

Você já ouviu falar do método 5S de qualidade? Ele é um método de qualidade baseado em mudanças de hábitos, desenvolvimento das pessoas e melhoria do ambiente de trabalho. É uma filosofia de organização corporativa que veio do Japão e a sigla se refere à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (disciplina) e Seiketsu (higiene). 

Implementando alguns passos simples, é possível potencializar resultados e eliminar desperdícios nos negócios. Selecionamos algumas dicas para colocar em prática cada um dos cinco elementos do método, adaptados para a sua realidade. Vamos lá?

Descarte: uma mesa de trabalho cheia de papéis e outros objetos que muitas vezes nem fazem parte do dia a dia das suas atividades pode atrapalhar – e muito – o desempenho da sua função. E isso vale para todos os setores: a cozinha de um restaurante com utensílios que não são mais utilizados ou que estão velhos demais; o local onde são armazenados os produtos com caixas vazias, itens que não serão mais vendidos ou maquinário antigo que não é mais usado; sala da administração com material de campanha publicitária antiga e outros papéis que não serão mais utilizados, e por aí vai. Por isso, para implementar o 5S, o primeiro passo é jogar fora, doar ou reciclar tudo o que não tem mais função na empresa e que só está lá atravancando espaço ou deixando o local desorganizado. A ideia aqui é separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil.

Organização: depois de descartar tudo o que não tem mais função, é hora de organizar. Setorizar os itens é a melhor maneira de saber onde está cada coisa. A papelada de contratação de funcionários, contas e todos os itens relacionados à administração devem ficar em local seguro, em pastas, gavetas e arquivos, de preferência por ordem alfabética. Os produtos perecíveis devem ser organizados por data de validade e em local apropriado, com atenção especial para a temperatura e umidade; panfletos, folders, cardápios e itens promocionais precisam ficar no escritório. Manter todos os setores da empresa organizados é imprescindível para o bom funcionamento do seu negócio. Coloque em prática o comando: um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar.

Limpeza: ter uma rotina de limpeza em cada setor deixa o ambiente mais agradável para trabalhar, além de ser imprescindível em setores como comércio e alimentação. O ideal é ter pelo menos uma pessoa responsável pela limpeza e fazer com que os funcionários tenham a consciência de não sujar o ambiente de trabalho e, se sujar, limpar imediatamente. O conceito aqui é: limpar e evitar sujar.

Higiene: manter o local de trabalho sempre favorável à higiene e saúde. Nesse caso, o conceito de saúde é muito mais amplo, englobando a saúde mental também. Cuidar da aparência e da higiene pessoal, manter hábitos de vida saudáveis, evitando comer e beber no local de trabalho, por exemplo, além de não fumar – o que já é proibido em inúmeras empresas.

Ordem mantida: depois de colocar tudo em prática, é hora de se comprometer a manter a ordem e todos os conceitos mencionados acima. Com isso, haverá redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização. Assim, é possível aumentar a produtividade e a eficácia dos serviços prestados.

 Leia on line o livro “5S Housekeeping: Eliminando o desperdício com 5S”, do Prof.A.Marins ou solicite em E-book pelo e-mail antomar.marins@gmail.com. Se desejar o Prof.A.Marins terá imenso prazer em assessorar a sua empresa.

Pense nisto e tenha uma ótima semana! 

Fonte: Assai - https://www.assai.com.br/