Um diagrama SIPOC é um tipo de
mapa de processos que costuma ser usado em projetos Lean Seis Sigma para identificar os elementos principais de um
processo. Ele fornece uma visão geral que reúne Fornecedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Processos
(Process), Saídas (Outputs) e Clientes (Customers). Este artigo fornece um
método simples e eficiente para construir um diagrama SIPOC com sua equipe.
O que você precisará para fazer isto?
Muito simples. Para realizar o seu SIPOC
você precisará de um bloco de post-it
(eu gosto de trabalhar com cores diferentes); canetas marca-texto (tipo Pilot);
rolo de papel Kraft; fita crepe e uma
grande mesa ou espaço suficiente na parede.
Preparação
Reúna
todos os materiais e verifique se você tem um espaço grande o suficiente para
sua equipe trabalhar. Pendure o papel na parede e escreva as palavras
"Fornecedores", "Entradas", "Processos",
"Saídas" e "Clientes" na parte de cima, deixando bastante espaço
para anotações. Dê para cada membro da equipe um bloco de post-it e canetas
marca-textos.
Processo. Resista à tentação
de começar pela placa da esquerda, com seus fornecedores. Ao invés disso,
comece pelos processos. Use anotações em post-it
para criar um mapa de processos de alto nível, não descrevendo mais do que
entre 5 e 7 passos. Certifique-se de que sua equipe concorda que a
representação criada é adequada ao processo. Quando você estiver satisfeito, vá
às Saídas.
Saídas. Discuta idéias a
respeito das saídas dos processos. Cada saída deve ser escrita e colocada no
mural. As saídas dos processos não incluem apenas o produto ou o serviço que
você vai entregar e não são todas desejáveis. Elas podem incluir papelada
burocrática, autorizações, esboços e tudo mais que você puder pensar que
resulta do processo.
Clientes. Neste passo, você
deve olhar para os resultados dos processos e determinar quais são os clientes.
Na maioria dos casos, o cliente não é a pessoa que vai comprar seu produto ou
serviço, mas o destinatário de cada saída de um processo.
Entradas. Para as entradas,
reveja cada passo no mapa de processos e determine o que é necessário para
completá-lo. Entradas podem incluir materiais, pessoas, máquinas, sistema de
informática, informações ou o que for necessário para que o processo ocorra.
Leve um tempo a mais com as entradas e escreva tudo o que você conseguir
pensar.
Fornecedores. Desta vez, você
vai listar todos os fornecedores que fornecem suas entradas. Isso pode incluir
a empresa que fornece suas ferramentas, a equipe que faz os passos anteriores
ou o departamento de informática. Não se esqueça dos seus clientes, muitas
vezes eles também são fornecedores de um processo.
Dicas & Advertências
A ferramenta
SIPOC costuma ser usada nas fases de Definição e Medidas de um projeto Seis
Sigma, mas é útil também em materiais de treinamento, qualidade, documentação
de processos ou ao criar um processo do zero.
Depois de
pronto, o SIPOC deve caber sem problemas em uma folha de papel.
Tire fotos com
uma câmera digital do trabalho da equipe. É mais fácil de trabalhar com as fotos
em um computador e não tem perigo de os post-it
se misturarem.
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