7 DICAS PARA ELIMINAR DESPERDÍCIOS NA EMPRESA

Obter resultados financeiros positivos é o que toda empresa busca, ainda mais em época de crise. A equação “lucro = faturamento – gastos” precisa ser positiva e a maneira mais comum para isso é fazer com que o faturamento seja maior que os gastos da empresa. Mas muitos empresários não sabem que é possível trabalhar um terceiro elemento da equação: os gastos, ou seja, os custos e as despesas (matérias-primas, insumos, energia elétrica, salários e encargos e materiais de escritório, por exemplo).

Se os gastos diminuírem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará. Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.

Pensando nisso, o Sebrae preparou uma cartilha para apoiar as micro e pequenas empresas a identificar e eliminar gastos desnecessários, para diminuir os custos, tornar a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, e entregar mais valor ao cliente. “Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente. Portanto, devem ser eliminados”. “Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso identificá-los, mensurá-los, determinar Planos de Ação para sua redução ou eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos parece complicado, mas há como facilitar esse processo”.

A publicação, baseada na filosofia de gestão empresarial lean, que nasceu do Sistema Toyota de Produção, identifica sete desperdícios da produção e dá dicas para o empresário eliminar cada um deles. Embora esses desperdícios tenham sido identificados na produção de automóveis, eles valem para outros tipos de negócios de todos os setores da economia: comércio, serviços, indústria e agronegócios. A mesma publicação está disponível com casos direcionados para os segmentos de saúde, alimentação fora do lar e serviços automotivos. Confira as sete dicas do Sebrae:

1. Elimine defeitos na produção

Produtos, serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo, trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso, defina procedimentos para operação de cada equipamento, padronize algumas atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.

2. Produza só o necessário, quando for preciso, sem exagero

A superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais, insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não para o estoque.

Mantenha o estoque no menor nível possível

Quando se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais (além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenagem inadequada ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o estoque demasiado exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão. Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e conforme a demanda e tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de estoque, a fim de ajustá-las.

Evite a espera desnecessária

O tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício. Essa improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada. O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para acontecerem em um fluxo contínuo.

Faça o transporte adequado de insumos

Se equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos, materiais ou informações para o local errado ou no momento equivocado. Isso pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos ou processos ineficientes.

Organize o ambiente de trabalho

O desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos corporais desnecessários, como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar insumos ou ferramentas causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos alimentos, quando os ingredientes, os equipamentos e os utensílios estão afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o processo.

Acabe com desperdícios de processamento

Os procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente; caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que não agregam valor. Como o  caso de serviços prestados além do solicitado e aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e eliminar o impacto dessas atividades.

Se você desejar saber como eliminar o desperdício na sua empresa, converse com o Prof.A.Marins – antomar.marins@gmail.com – sem compromisso.

Leia o E-book do Prof.A.Marins “Housekeeping – Eliminando o Desperdício com 5’S” – Editora Saraiva. Klic no livro neste blog, adquire o livro e o receba em sua casa ou empresa.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: https://revistapegn.globo.com

LÍDER, VOCÊ SABE DELEGAR TAREFAS OU ABRAÇA TUDO?

Delegar tarefas é uma tarefa complicada?

Como seus funcionários estão aceitando as tarefas impostas a eles por você? Você está se desdobrando para atender à demanda de todas as atividades?

Se delegar tarefas é uma tarefa complicada para você, reserve um pouco do seu tempo para aprender mais a respeito com o post de hoje.

Qual o problema com a delegação de tarefas?

Há diferentes necessidades, atividades e momentos na vida de uma empresa, seja esta de larga ou pequena escala. Estes momentos e aspectos dentro da organização possuem diversas formas de liderança, e podem ser realizadas por diferentes pessoas.

O papel do líder não é, de forma alguma, assumir todas as atividades do setor para si. Ele possui uma equipe que está ao seu lado justamente para receber demandas e contribuir para o crescimento sustentável do negócio.

No entanto, muitos líderes acabam abraçando tudo sozinhos. A dificuldade na delegação de tarefas pode se dar por diversos motivos, como:

·         Falta de confiança na equipe;

·         Dificuldade em administrar as tarefas e prazos;

·         Desejo de perfeição nas entregas;

·         Vontade de que tudo saia exatamente do jeito que o líder quer;

·         Dificuldade de cobrar entregas.

Delegar tarefas não é uma tarefa fácil, sabemos. No entanto, isso é vital para qualquer líder de excelência. Se você tem essa dificuldade, confira o que fazer para aprender a delegar melhor as tarefas!

O que preciso melhorar em mim mesmo para aprender a delegar tarefas?

Se o fato de delegar uma tarefa a alguém o incomoda, então o primeiro passo é o autoconhecimento.

Mesmo que seja difícil fazer uma autocrítica, mais difícil ainda será ver resultados negativos na produção, quedas no rendimento e na integração das equipes que constituem a empresa e saber que isso poderia ter sido solucionado anteriormente.

Os problemas que surgem da falta de confiança do líder em seus subordinados são vários e acumulados só trarão prejuízos à empresa. Não tenha medo de planejar esse passo tão importante no crescimento de seu empreendimento. Confie em si próprio e não fique receoso de buscar ajuda se necessário.

Todos os indivíduos trazem consigo um imenso potencial, e isso não se limita a fazer planilhas ou enviar e-mails. Mesmo que seu negócio possua poucas pessoas, e estas ainda sejam limitadas de alguma forma, elas podem ajudar sua empresa a crescer.

Basta conhecer seu potencial e investir nele. Vista a camisa da sua empresa, pois transformar essa potencialidade em força é sua tarefa.

Mas afinal, qual a melhor forma de delegar tarefas?

Depois de realizar um exercício de autoconhecimento, confira como você poderá delegar melhor as tarefas no seu dia a dia:

Comece classificando as tarefas

Quais as mais importantes, quais as menos importantes e quais necessitam de especialização na execução? Agora, dentro da equipe que você possui, a quem você confiaria as tarefas? Conhecer as suas limitações e as do grupo lhe permitirão formular uma proposta.

Se ainda há um receio em confiar algo para alguém, analise o histórico profissional de seu funcionário. Seu desempenho ao longo de sua trajetória profissional lhe dará um norte em relação a que atividade ele deverá executar.

Além do que, não é obrigatório este ficar permanentemente em tal função: você pode realizar um rodízio de pessoas (job rotation) até que haja um consentimento conjunto de quem realiza melhor cada uma delas.

Inicialmente acontecerão erros que o farão querer retornar ao antigo modo de liderar. Mas não o faça. A única forma de suavizar ou acabar totalmente com os erros serão a experiência e o tempo.

Estimule o aprendizado

Não encare essa etapa como desperdício de tempo, mas como investimento na expansão do seu negócio. Os funcionários poderão ampliar muito mais seu network e expertise com o aprendizado de uma nova língua, por exemplo. Clientes potenciais poderão surgir de novas interações.

Mas atenção: o líder também deve buscar aprendizado contínuo. Não fique estagnado, cresça com a equipe!

Não perca o foco

A empolgação do líder em ter mais tempo e dos funcionários em realizar tarefas que antes não lhe eram confiadas pode trazer um excesso de confiança que poderá prejudicar o resultado de algumas atividades. Antes de delegar tarefas importantes, pense em aprimorar a execução das já existentes.

Realize um planejamento

Como dito, erros poderão acontecer, e algumas metas e prazos poderão não ser atingidos. Tendo um planejamento em mãos você saberá de quem ou de qual setor cobrar pela atividade não exercida corretamente e como aperfeiçoá-la. O importante é não desacreditar no potencial do desenvolvimento em equipe.

Para isso, envolva-se nas execuções. Mesmo que você não esteja totalmente no controle da atividade em questão, esteja apto a perceber e corrigir as falhas. Acompanhe os prazos, ao menos no início, para garantir a entrega do trabalho sem atrasos.

Ouça seus funcionários

Lembra-se da potencialidade que cada um tem dentro de si? Não é fantasia. Delegar tarefas é um processo a ser desenvolvido e requer paciência da parte do líder, mas uma das gratificações desse processo será perceber outras pessoas também estão dispostas a dar seu melhor pelo crescimento da empresa.

Comece pelas sugestões pequenas, como trocar o bebedouro de água do lugar. Caso seja possível e não for prejudicar em nada o desenvolvimento do trabalho, acate à sugestão. Estas pequenas demonstrações de interesse no que o outro tem a dizer lhe farão mais preparado para ouvir futuras propostas de maior peso e mostrarão à equipe que você está aberto às propostas.

Como adequar a divisão de tarefas quando houver alterações na equipe ou trabalho?

A equipe está formada e houve um crescimento significativo na produção. Novas contratações serão um empecilho a esse crescimento? Depende do seu planejamento. Especificar e traçar perfis que se aplicam melhor à sua empresa o farão perpetuar sua trajetória de sucesso.

Caso a forma como você conseguiu delegar tarefas tenha sido satisfatório, a própria equipe se encarregará de moldar esse novo funcionário às peculiaridades da empresa.

Até que ponto você pode crescer?

Depende do seu investimento. Delegar tarefas requer recursos humanos, trabalho em cima da inteligência emocional e principalmente tempo; com certeza a maior parte virá do líder, mas também demandará dos funcionários. Não se trata de um processo linear, em que você implantará cada passo e não precisará retornar e fazer um feedback dos resultados, mas sim um processo multilinear.

Será necessário retornar várias e várias vezes ao mesmo ponto a fim de harmonizá-lo com os objetivos da empresa. Se possível converse com outros líderes que atuam em setores parecidos com o seu, e se não houver, faça de si um pioneiro.

Leia o E-book do Prof.A.Marins “Liderando o seu Time sem Stress” – Editora Saraiva. Klic no livro neste blog, adquire o livro e o receba em sua casa ou empresa.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: FEBRACIS - https://www.febracis.com.br

WAR ROOM: TORNE SEU TIME MAIS ESTRATÉGICO COM UMA SALA DE GUERRA!

O conceito de War Room (Sala de Guerra) foi introduzido pelo então primeiro ministro britânico Winston Churchill para conter os avanços militares do nazismo, na Segunda Guerra. No ambiente corporativo, a sala pode ser determinante para o planejamento de estratégias!

War Room, a princípio, pode gerar um estranhamento aos profissionais das empresas. Afinal de contas, a palavra significa, literalmente, Sala de Guerra.

Acontece que a sua aplicação não está diretamente associada, hoje em dia, a um planejamento bélico, mas em um ambiente onde os seus profissionais traçam estratégias.

Isso agrega uma série de benefícios, para as empresas, que adquirem um espaço preparado para a construção de ideias e ações eficazes — tanto internas quanto externas.

E é por isso que, ao longo deste post, vamos apresentar para você esses diferenciais. Assim, o principal executivo da empresa e a sua equipe conseguem compor uma War Room capaz de gerar resultados únicos para ela. Confira!

Qual é a origem do termo War Room?

Há um consenso de que o conceito de War Room data de meados da Segunda Guerra Mundial (1939-1945), e cunhado pelo então primeiro ministro britânico Winston Churchil.

À época, a sala especialmente planejada para o debate e elaboração de estratégias para frear os avanços do exército de Hitler, surtiram efeito. Mais de 100 reuniões foram conduzidas, definido metas e objetivos a cada encontro realizado.

Como isso se aplica no mundo corporativo?

Uma sala pensada para a reunião de profissionais capazes de planejar e discutir ideias — seja para antecipar uma demanda ou remediar eventuais problemas — é um atrativo e tanto.

Primeiramente, porque o local fortalece a motivação, concentração e o estabelecimento de metas de maneira objetiva. Diferente, por exemplo, de se reunir em um local repleto de distrações. Isso gera, inclusive, uma excelente administração do tempo.

Sem falar na possibilidade de facilitar a construção de estratégias imediatas. Um exemplo disso se deu durante o Super Bowl (grande evento esportivo dos EUA) de 2013, onde um apagão impediu a partida de futebol americano de ser continuada.

Na ocasião, a Oreo – que tinha uma War Room no local — logo desenvolveu um tweet em que destacava, com bom humor, que mesmo no escuro as pessoas poderiam desfrutar do produto da empresa. A ação rendeu resultados positivos e gerou mais valor à empresa.

Como preparar uma War Room dentro da empresa?

A sua empresa está se adaptando aos adventos da transformação digital que vivemos atualmente? Caso positivo, pode-se notar que houve uma diminuição do uso de toda a infraestrutura da organização.

Como resultado, deve haver um espaço livre para a organização de qualquer ambiente para compor a sua War Room.

E, a seguir, vamos explorar o que deve ser pensado para construí-la. Confira:

Reúna as pessoas certas.

Pense, primeiramente, no objetivo de sua War Room: reunir aqueles que, juntos, podem traçar novos planos e ações para atingir a um objetivo específico.

Portanto, tenha sempre em consideração quais pessoas são necessárias dentro da sala. Não banalize a sua utilização, mas potencialize os resultados.

Para isso, comece por reunir-se com a liderança que pode contribuir com ideias e opiniões e, em seguida, compartilhá-las com as suas respectivas equipes.

Em seguida, considere que cada pessoa deve ter um papel e responsabilidade ali dentro. Faça com que cada participante desempenhe uma função específica, para que o trabalho flua objetivamente, e não de maneira dispersa e desorganizada.

Reúna elementos motivacionais na War Room

Um local pensado para aumentar a concentração e a motivação dos presentes deve conter elementos que impulsionem esses estímulos.

Alguns exemplos do que pode contribuir com isso:

• Música (instrumental e baixo volume, que aumentem a concentração, e não dispersem os presentes);
• Outros instrumentos visuais (como pranchetas, vídeos, apresentações e monitores);Ferramentas que ajudem na organização de um cronograma e planos de ações. Na época da guerra, os militares usavam mapas. Para o seu negócio, pense no que pode facilitar a visualização do objetivo como um todo — gráficos, quadros, tabelas, etc. Pense nisso;
• Conforto é indispensável, em uma War Room. Deixe-a climatizada, com água e leve break coffe à disposição, já que a duração das reuniões pode se estender.

Agora que você já sabe o que não pode faltar na sua futura Sala de Guerra, vamos entender como conduzir as reuniões nesse ambiente produtivo?

Como fazer bom uso de uma War Room?

Abaixo, vamos destacar algumas etapas essenciais que principal executivo deve planejar para a realização de encontros produtivos, focados e pensados em resultados para a empresa:

Tenha objetivos definidos.

Nenhuma boa ideia vai surgir de concepções indefinidas. Por isso, antes mesmo de ter as pessoas reunidas em sua War Room é essencial ter objetivos esclarecidos.

Comece pensando:

• Quais vão ser os pontos abordados (necessidades, objetivos e expectativas);Qual é o objetivo da estratégia em questão;
• Quem deve comparecer ao encontro;
• Quais são os desafios em alcançar e o resultado desejado;
• Quais ações podem ser desenvolvidas;
• Quais são os meios para mensurar e acompanhar o desenvolvimento da estratégia.

Por meio desse planejamento inicial, as reuniões ocorrem com mais harmonia, objetividade e transparência.

Crie um controle do que foi debatido

Cada encontro deve ser registrado, bem como os pontos estabelecidos, para que os envolvidos consigam acompanhar a evolução do planejamento.

Isso facilita, inclusive, na delegação de ações para outros membros que não participaram das reuniões na War Room.

Dessa maneira, evita-se o retrabalho e sentimentos negativos de um planejamento pouco efetivo, como o burnout dos colaboradores.

Mantenha a motivação elevada

Cabe líder do processo a busca pela motivação contínua de todos. Independentemente do resultado de cada encontro, é importante traçar ações que facilitem esse engajamento.

Uma boa dica é a consolidação de reconhecimento e recompensa por metas atingidas. Afinal, estratégias que necessitam do uso de uma War Room costumam ser complexas.

Assim, o estresse no trabalho, decorrente da pressão de um objetivo grande, pode ser minimizado enquanto o ímpeto e a disposição de todos permanecem em alta.

Tenha bons instrumentos de tecnologia

Vale também contar com tecnologia de informação (TI) para facilitar o tracejado de ações, bem como o monitoramento de resultados.

isso pode ser definido por um bom software de gestão, que facilita o acompanhamento de dados registrados e oferece insights valiosos para garantir o engajamento das equipes.

E, por fim, um lembrete: as conquistas devem ser celebradas — das menores às maiores.

Atenção: os reconhecimentos e as recompensas apenas ajudam a fortalecer os méritos e a garantir o mesmo afinco para o planejamento e execução de estratégias, posteriormente.

Se sua empresa pensa em montar uma War Room, fale com Prof.A.Marins – antomar.marins@gmail.com - sem compromisso. Ele terá muito prazer em conversar com você e ajudar a sua empresa.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Xerpa – http://www.xerpa.com.br