Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode
fazer o relógio voltar atrás. A arte de gerenciar o tempo é uma habilidade
essencial para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que
requerem uma prolongada concentração mental, como a geração de ideias criativas
e inovadoras. Conheça uma ferramenta simples e prática para gerenciar melhor
seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo.
O que é a administração do tempo?
A administração do tempo é mais do que controlar as
horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do
tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito
de se tornar mais eficaz e produtivo. Esta arte é especialmente essencial para
quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno
empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.
Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca
temos tempo suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar do
tempo, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos envolvidos em
crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos
numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas,
gerando atrasos e novas crises.
Como sair desta roda viva e assumir o controle de
como usamos nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado software
para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se você gosta destes tipos
de aplicativos mas, na verdade, isto não é o essencial. Basta uma simples folha
de papel, pois o essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso
valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em
mente que tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio
voltar atrás. Você pode repor o leite derramado; quanto ao tempo perdido, só
lhe resta chorar.
O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em
primeiro lugar
Mas como adotar esta atitude sem se tornar um
afobadinho estressado? A resposta está na priorização de suas tarefas e no tempo
aplicado a elas. Você não precisa trabalhar mais rápido para fazer melhor uso
de seu tempo. Você necessita de trabalhar com mais inteligência e aplicar mais
tempo nas coisas certas.
Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e
o que não é importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de
reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre o urgente e o
importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritárias, são aquelas que
nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter outras
consequências significativas no longo prazo. São tarefas com impactos
relevantes sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratégias.
À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia
parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa
revela que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num enfoque de
longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito importantes, como melhoria de
métodos, criação de novos produtos, melhoria de nossas competências, mais tempo
com a família, ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente não são
urgentes. Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na
Segunda Guerra Mundial: “O importante é raramente urgente e o urgente é
raramente importante”.
A Matriz de Gerenciamento do Tempo
O General Eisenhower foi o criador de uma matriz
muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o
uso de nosso tempo com inteligência e eficácia. Pegue uma folha de papel e desenhe
um grande quadrado. Divida o quadrado em quatro partes iguais, formando quatro
quadrantes. Complete sua matriz, indicando na vertical a importância e na
horizontal a urgência, conforme mostrado na figura.
Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro
quadrantes, conforme a importância e a urgência.
Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde nós gerenciamos, executamos
ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem
sido resolvidas a tempo. Pode estar sobrecarregado por falta de planejamento ou
falha em prever obstáculos. Em resumo:
- Tarefas importantes e
urgentes.
- Aqui estão as crises, os
projetos próximos da data final, os acidentes ou imprevistos com consequências
sérias.
- Precisam ser feitas
rapidamente.
- Estratégia: resolva agora.
Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos, antecipamos
e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. Gastando mais tempo
neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais
qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento
do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa
transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress). Em resumo:
- Tarefas importantes, mas não
urgentes.
- Incluem atividades de
planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação,
ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.
- Necessitam ser feitas; reserve
um tempo para elas antes que se tornem urgentes.
- Estratégia: prepare uma
agenda para estas atividades.
Quadrante 3: Quadrante da Ilusão, a agitação e os gritos de
urgência criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes
para outras pessoas, mas não para você. Em resumo:
- Tarefas urgentes, mas não
importantes.
- Aqui estão as interrupções,
algumas reuniões, alguns telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de
outras pessoas, etc.
- São atividades que
necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?
- Estratégia: em alguns caso
diga não com diplomacia, em outros delegue.
Quadrante 4: Quadrante do Desperdício, perdas de tempo com
assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:
- Tarefas sem importância e
não urgentes.
- Telefonemas e e-mails
irrelevantes.
- Relatórios e reuniões
inúteis.
- Excesso de tempo dedicado à
internet e à televisão.
- Estratégia: eliminar ou
reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.
A classificação de nossas atividades nos quatro
quadrantes ressalta o que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de
nosso tempo em atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades
importantes.
Três observações sobre o uso da Matriz de
Gerenciamento do Tempo (Matriz de Eisenhower)
- Muitos profissionais gastam
seu tempo trabalhando nas atividades do Quadrante 1 (importantes e
urgentes) debelando crises e apagando incêndios. Apesar do stress, muitas
pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se veem e são vistas
como heróis e salvadores. No entanto, as crises são resultantes de falta
de planejamento, deficiências na organização e ausência de uma visão de
longo prazo.
- Quanto mais você se dedicar
às atividades do Quadrante 2 (importantes e não urgentes) menos tempo você
terá de dedicar ao Quadrante 1. Isto significa menos stress, mais qualidade,
mais produtividade e menos desperdícios.
- Você obterá o tempo
necessário para o Quadrante 2 pela redução de tempo dedicado ao Quadrante
3 (urgentes, mas sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem
urgência) pela delegação de tarefas, recusando diplomaticamente ou mesmo
eliminando tarefas irrelevantes ou inúteis.
Para encerrar a leitura deste artigo: que tal fazer
um teste administrando seu tempo esta semana?
Pense nisto e tenha uma ótima semana!
Autor:
Jairo Siqueira – Criatividade, Inovação, Produtividade – www.criatividadeaplicada.com
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