Toda organização, para ser bem sucedida, precisa
fazer uma boa gestão de seus recursos (financeiros, pessoais, materiais,
informacionais, etc.). Esses recursos se inter-relacionam dentro da organização
e são também interdependentes, o que requer que todas as atividades sejam
compreendidas e gerenciadas segundo uma visão de processos. Entende-se por
processos um conjunto de atividades que executados em uma sequência
pré-determinada conduzem o negócio a um resultado esperado.
A gestão por processos permite criar uma
compreensão de como as coisas são feitas na companhia e ao mesmo tempo, revela
gargalos, estrangulamentos e ineficiências que podem ser corrigidas em tempo hábil.
Existem três tipos de processos que regem uma organização:
Os processos finalísticos ou principais –
são aqueles que impactam diretamente o cliente externo e compõem a cadeia
principal de valor; os processos de apoio –
aqueles que sustentam os processos finalísticos e impactam indiretamente o
cliente externo; e os processos de gestão
ou governança, utilizados para o planejamento, monitoramento e proposição
de ajustes ou melhorias. Um bom funcionamento de todos esses processos garante
um bom desempenho da empresa.
Conheça cinco benefícios da gestão com foco em
processos:
1 Melhor aproveitamento do tempo
A gestão com foco em processos permite que os colaboradores
mantenham seu foco na essência de suas atividades, eliminando retrabalhos e ou
dispêndio de tempo em atividades operacionais que podem ser automatizadas. Essa
metodologia de gestão permite que se organize melhor qual é o papel de cada
colaborador na empresa, qual o tempo gasto em cada atividade, quais as
necessidades para a realização de cada tarefa ou projeto e organização das
informações para que tudo seja feito com eficácia e eficiência.
2 Integração entre áreas
A gestão por processos trabalha na integração entre
áreas, melhora a comunicação organizacional e identifica questões que precisam
ser trabalhadas entre diversos setores ao mesmo tempo, criando uma sensação de
unidade na empresa. O foco em processos é eficaz porque as pessoas trabalham
visualizando o todo, não apenas a sua tarefa. Se cada processo individualmente
cumprir fielmente o seu papel, o todo tem sintonia. É importante que se tenha
uma consciência coletiva na empresa de que o trabalho é feito em prol do
cliente e não da sua área específica.
3 Rapidez na tomada de decisão
A mensuração dos resultados através da gestão por
processos traz para a empresa informações úteis e rápidas para a tomada de
decisão assertiva, o que contribui para a definição de prioridades e direciona
os processos em todos os níveis, desde a alta gerência até o nível operacional.
Com essa metodologia, o gestor adquire a capacidade de antecipar e responder às
alterações do mercado em tempo hábil, maximizando
suas oportunidades de negócios.
4 Mais qualidade no produto ou serviço
Empregando processos eficientes e eficazes, as
organizações passam a oferecer produtos e serviços com alto grau de qualidade.
Isso porque, com as mudanças na rotina do trabalho e incentivando o
envolvimento de todos os colaboradores, conquistando o engajamento, a vontade e
a participação de todos, os processos passam a ser realizados em conformidade,
sendo eficazes, e provocando a redução
de custos, sendo também eficientes. Com isto aumentamos a satisfação
do cliente e melhoramos os resultados da empresa, visto que as suas
necessidades e expectativas estão sendo atendidas. Quando isso acontece, o
produto ou serviço passa a ter valor agregado.
5 Melhoria contínua e integração com a estratégia da empresa
A gestão com foco em processos tem como objetivo a
melhoria continua para se atingir a excelência operacional. Isso cria então,
uma dinâmica de evolução continuada que permite ganhos
expressivos às empresas. Outra vantagem é que essa abordagem é considerada
parte integrante da Gestão Estratégica,
na medida em que ajuda os gestores a conseguir visualizar com mais clareza
quais são os indicadores de maior efeito e onde os processos representam a
execução da estratégia.
Vale ressaltar que o mapeamento
dos processos também permite o entendimento das relações de causas e efeitos
entre os problemas ao longo da cadeia e a visão que a empresa constrói perante
seus clientes.
Pense nisto e tenha uma ótima
semana!
Fonte: Fatos & Dados - http://www.fatosedados.com.br
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