SAIBA QUANDO É HORA DE TREINAR A SUA EQUIPE!

O treinamento é uma ferramenta de capacitação dos colaboradores que afeta de forma direta o rendimento, a rotatividade e a motivação da equipe. Todo o processo deve passar por um planejamento e análise das necessidades da empresa antes de ser colocado em prática.

Quando bem realizado, o treinamento reduz os gastos da organização e resulta em um diferencial competitivo muito importante. Mas qual é o melhor momento de treinar a sua equipe? Quais são os pontos que você deve observar?

 

Para esclarecer suas dúvidas, separamos algumas situações que podem acontecer em todas as empresas e podem ser resolvidas com o treinamento. Confira!

 

Aumento de reclamações dos clientes

 

Se o desempenho dos seus colaboradores está afetando a satisfação dos clientes e, para piorar, está resultando em reclamações, você deve treinar sua equipe imediatamente. Quando o gestor é omisso às manifestações dos consumidores, a empresa acaba perdendo vendas de maneira considerável, e, quanto mais demora para reagir, mais difícil se torna o trabalho de recuperação de clientes da empresa ou da marca.

Para conseguir acertar no treinamento realizado, é fundamental que o gestor faça um levantamento das reclamações e identifique em quais pontos sua equipe precisa melhorar.

 

Produtividade em queda

 

A produtividade representa a capacidade e o empenho dos colaboradores ao executar suas atividades dentro dos padrões da qualidade da organização. Quanto menor o tempo gasto, melhor para a produção e para a lucratividade da empresa.

Dessa maneira, para impedir que sua empresa sofra perdas significativas, o gestor deve agir diante das oportunidades encontradas. A queda da produtividade está, na maioria das vezes, ligada à motivação e habilidades dos colaboradores. Quanto mais treinada sua equipe, maior a capacitação para executar as funções de maneira eficiente.

 

Rotatividade alta

 

O alto turnover demonstra a insatisfação dos colaboradores em relação à empresa e também o descontentamento dos gestores em relação à sua equipe. Nesses momentos, é importante treinar o time para tornar os colaboradores mais capacitados na visão dos gestores e para melhorar os resultados da empresa.

A capacitação também melhora a motivação dos colaboradores, pois eles se sentem valorizados pela organização e conseguem desempenhar o trabalho de maneira mais fácil.

 

Entrada de novos equipamentos e processos

 

Você já passou pela experiência de investir em novos equipamentos e criar novos processos para sua empresa, mas não conseguiu gerar o crescimento e os resultados esperados? Esse fracasso está atrelado à falta de preparo da sua equipe para lidar com as novas tecnologias e também sua. Afinal quem treina e desenvolve a equipe é o seu líder!

Além dos resultados, o treinamento é fundamental para garantir o bom uso dos equipamentos, pois o uso incorreto pode causar o estrago dos aparelhos, mais despesas para a empresa e atraso na produção.

 

Reforço das normas de segurança

 

Toda vez que houver mudanças na empresa, dedique um tempo para atualizar sua equipe. Os acidentes causados pela falta de treinamento geram diversos problemas para a empresa e, por isso, os gestores devem agir de maneira preventiva.

 

Entendeu qual a importância de saber o momento certo para treinar a sua equipe?

 

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

 

Fonte: Verup - https://www.verup.com.br/ 

QUANTO CUSTA FAZER DUAS VEZES?

Alguma vez você já se preocupou em calcular o custo do retrabalho para corrigir, refazer etc. uma atividade qualquer que deveria ter sido feita certa da primeira vez? Se houve algum movimento de sua parte neste sentido, parabéns, pois esse reprocessamento implica em custo que pode ser previsto mediante algumas estimativas e previsões. Este custo é o que se convencionou chamar de Custos da Não-Conformidade ou Custos da Não-Qualidade. 

Neste nosso trabalho procuraremos, de forma simples e objetiva, demonstrar "como" se pode determinar e valorizar não-conformidade. 

Entendendo o Processo 

Os custos da não conformidade podem ter diferentes origens, dentre elas: o tempo que se gasta para refazer o trabalho ou reparar; produtos que necessitam ser reprocessados ou refugados; excesso de burocracia, etc.. Todos eles gerando despesas gerais e financeiras, entre outras. 

Vamos dar um exemplo prático. O que acontece quando a área de distribuição de sua empresa remete um produto qualquer para um endereço errado? Probabilisticamente, ele pode ser extraviado ou devolvido. Vamos supor que ele tenha sido devolvido. A área de distribuição deverá solicitar o cancelamento da nota fiscal, a emissão de uma nova com o endereço correto e providenciar novamente sua remessa.

Nem necessitamos comentar que isso tudo custa tempo, retrabalho, material, despesas de envio e, o que muita gente esquece, a percepção da não-qualidade da empresa, por parte do cliente que não recebeu o produto no prazo previsto. Como tudo isso representa custos e despesas logicamente pode ser expresso em dólar, real ou outra qualquer unidade monetária. 

Vamos agora raciocinar inversamente. O que aconteceria se a área de distribuição contasse em seu processo com um dispositivo ou sistema que assegurasse que os endereços para remessa estivessem conformes? O produto teria sido enviado para o endereço certo, logo o erro teria sido evitado e o cliente estaria satisfeito.  Entretanto, conformidade também implica em custo, que é menos elevado que o da correção de erros - da não conformidade. 

A relação entre custo da conformidade e custos da não-conformidade - segundo os especialistas - é de 1/4, isto é, para cada unidade monetária investida em custos da conformidade, é gerado um ganho de quatro em custos da não-conformidade. 

Mais afinal, o que são custo da conformidade e da não conformidade? É fácil. O custo da conformidade é aquele que se investe antes, ou seja, na prevenção e na avaliação para que a conformidade dos requisitos seja assegurada. Consequentemente, o custo da não conformidade é o pago após; em outras palavras, é o ônus que se paga se a prevenção e a avaliação não forem corretamente executadas. 

A soma destes dois custos chama-se Custo Total da Qualidade, representado pela fórmula da Figura 1.

 Pesquisas realizadas afirmam que esta soma pode representar, em média, 30% dos investimentos de uma empresa. Obviamente, os esforços têm que ser concentrados na redução dos custos da não conformidade. 

Como Valorizar a Não-Conformidade 

“Achismo” não é o melhor “método” para se “medir” a não conformidade. Em qualidade, assim como em qualquer atividade empresarial, o que deve ser demonstrado são as evidências objetivas, isto é, os fatos. Logo, as não conformidade devem ser evidenciadas através de medidas valorizadas em unidades monetárias que transmitam uma ideia precisa do seu grau de importância. Isso funciona como um sinal de alerta para o executivo, indicando quais os processos que precisam ser aprimorados, reformulados e, às vezes, suprimidos. 

Exemplificando, podemos dizer que os erros de medida de envasamento de um produto durante determinado período - suponhamos, de dois meses - custa para a empresa 500 unidades monetárias. É claro que isso é mais fácil de mensurar e visualizar do que este produto deve ser reenvasado. 

Como tudo, para isso também existe um procedimento - Figura 2. A partir daí, vamos analisar as não conformidades em três etapas: determinação, valorização e visualização das não conformidades.

Etapa 1 – Determinação das Não-Conformidades 

O processo - conforme apresentado na Figura 3 – usualmente empregado, compreende:

• Examinar as saídas do processo, identificando as não-conformidades por ventura existentes.
• Examinar as ações internas e os procedimentos, identificando as não-conformidades.
• Examinar as entradas do processo, para identificar as não-conformidades que o alimentam ou que chegam no processo.

Etapa 2 – Valorização da Não-Conformidade 

Em íntimo intercâmbio com a área financeira da empresa - afinal ninguém é de ferro - valorizar em unidades monetária cada uma das não-conformidades, gerando, assim uma estimativa, levando em consideração quatro variáveis - Figura 4 - a seguir: 

• Tempo Perdido – Compreendendo salários e encargos e outros custos (férias, ausências, benefícios etc.).
• Materiais/Equipamentos – Compreendendo materiais utilizados, refugos, estoques, estoques “acionais” existentes etc.
• Despesas Gerais – Compreendendo os custos administrativos e de pessoas, amortizações, locais, energia elétrica etc.
• Gastos Financeiros – Compreendendo os atrasos de faturamento, embalagens, excesso de estoques etc. 

A título de exemplo, podemos dizer que normalmente quando a não conformidade é imputável à perda de tempo, a valorização é estimada pelo salário médio pago acrescidos dos encargos sociais e benefícios das pessoas envolvidas. 

Quando se trata, contudo, a uma não conformidade atribuída a material, componentes ou equipamentos, a valorização é estimada pelo custo do material do próprio componente ou equipamento refugado ou substituído. 

Etapa 3 - A Visualização da Não-Conformidade 

Após haverem sido valorizadas, em unidades monetárias, todas as não conformidades, recomenda-se que sejam classificadas por ordem decrescente de custos, através da montagem do Diagrama de Pareto. Com isso será possível se ter com maior clareza uma visualização de onde será necessário agir e em que prioridade para melhor o processo. 

Conclusão 

A título de conclusão podemos dizer que no mundo atual, onde os recursos se tornam cada vez mais escassos, identificar de forma rápida e segura as não conformidades dos diversos processos da empresa, deve ser prioridade de seus dirigentes/gerentes, que devem estar imbuídos de vontade política para aprimorar os processos e eliminar não conformidades, como forma de permanência ou não da empresa no mercado. Como já diz a sabedoria popular: Com as mãos nos bolsos, ninguém sobe as escadas do sucesso. 

Pense nisto e tenha uma ótima semana! 

Fonte: Antomar Marins e Silva (Prof.A.Marins) – Livro do Autor intitulado: “Gestão Estratégica de Negócios: Pensamentos e Reflexões” – antomar.marins@gmail.com 

O CLIENTE QUE NÃO RECLAMA

Toda empresa enfrenta isso. Algumas mais, outras menos, mas as reclamações dos clientes são uma realidade inevitável. Ainda bem, não é mesmo?! Se você é daqueles que estranhou essa comemoração relativa às reclamações, contenha sua ansiedade e curiosidade. Fique conosco até o fim e descubra o porquê da importância das reclamações e porque um cliente que não reclama, é péssimo para os negócios! 

O que é uma reclamação?

 

Pode-se dizer que uma reclamação é em linhas gerais, toda demonstração de descontentamento que alguém dá diante de uma situação qualquer. Geralmente a reclamação é verbal, seja por meio oral ou por escrito.

O grande problema associado às reclamações, principalmente nas relações de consumo, é quando as empresas as encaram apenas como um problema a ser resolvido. Pior ainda, quando as empresas apenas associam a reclamação como algo chato ou que elas não gostam de tratar.

 

Exceto por meia dúzia de casos, em que as pessoas usam de má-fé, objetivando tirar vantagens indevidas de algumas situações, tudo o que o cliente não quer, é reclamar. Quando ele adquire um produto ou serviço, as expectativas costumam ser as mais altas e melhores possíveis. Afinal, ele está dando um dinheiro que muitas vezes é difícil de obter e quer ter em troca a maior satisfação possível.

Mas e se as expectativas que se tinha não se comprovam? E se aquilo que se precisa que o produto ou serviço comprado atenda, não atende? Vem a insatisfação e a necessidade de ter seus direitos atendidos. A manifestação dessa insatisfação e da decepção ou frustração com as expectativas, materializa-se na forma de uma reclamação.

Mas há também reclamações menos eloquentes, quando cliente não se manifesta diretamente a um representante da empresa e que podemos classificar como as reclamações indiretas. Ele o faz ao amigo, ao vizinho, ao parente e aos órgãos que defendem os direitos de consumidores.

 

Essa é sem dúvida a menos desejável situação e o maior problema que uma empresa pode enfrentar, porque quando o cliente não reclama para a empresa, cria-se a ilusão de que está tudo bem. Tudo bem só até o momento em que a bomba explode.

 

Qual o problema de um cliente que não reclama?

 

Lamentavelmente em muitas empresas, as áreas encarregadas em tratar das reclamações, são vistas apenas como as áreas pelas quais escoam os recursos da empresa, resolvendo problemas e sem qualquer lucro associado.

 

A questão não seria tão grave, se de fato as reclamações levassem a resolução dos problemas. Uma prova de que não é, quando uma mesma reclamação acontece por um longo período e é manifestada por diferentes clientes. Certamente as empresas que estão diante de um cenário como esse, costumam adotar medidas paliativas e tratam apenas as causas e não a origem dos problemas.

Já para as empresas que preocupam-se verdadeiramente com a satisfação dos clientes, um cliente insatisfeito e que não reclama, é no mínimo um cliente potencialmente perdido. Isso sem contar a propaganda negativa que ele fará da sua empresa, do seu produto / serviço para outros consumidores. Lembra-se das reclamações indiretas?

 

Para todos aqueles que tem a melhoria contínua e elevados padrões de satisfação, um cliente que não reclama, é mais do que a perda de um cliente. É a perda de uma oportunidade de melhoria. É também a certeza de que algo não vai tão bem na empresa, mas que não se sabe o que é, pois ninguém reclamou.

 

O que fazer para mudar?

Quando se compreende que as reclamações são importantes e que ajudam a empresa a crescer, na medida em que ela aprimora o que faz, deve-se estimular que o cliente fale. Para tanto, é preciso adotar algumas ações e estabelecer princípios que devem ser de conhecimento de todos os colaboradores da empresa:

• O primeiro passo nessa direção, é criar tantos canais de comunicação, quantos forem possíveis. Deve ser fácil para o cliente comunicar-se se ele precisar ou desejar;
• É preciso compreender que há diferentes níveis de satisfação. Não há apenas satisfeitos e insatisfeitos. Sempre que possível, institua mecanismos que possam mensurar o quão satisfeito ou insatisfeito alguém está em relação à sua empresa. Uma escala de 1 a 10, representa um espectro mais amplo e que permite uma gradação mais realista e esclarecedora da situação;
• Premie a reclamação, ao invés de contrapô-la. Faça o cliente saber que é importante sua opinião e que a empresa está grata por ele comunicar um problema. Mais que isso, que há empenho em resolvê-lo e tão logo a solução seja adotada, ele será comunicado sobre o que será feito, para que isso não volte a ocorrer com ele ou com outros consumidores;
• Tenha ciência de que o que pode ser ótimo para uns, pode ser apenas bom ou razoável para outros. Ou seja, não assuma que porque muitos revelam elevados níveis de satisfação, isso é o reflexo do todo, Tampouco o inverso é verdade;
• O que é bom para você como cliente, não necessariamente será para seus clientes. As expectativas, desejos e necessidades variam de pessoa para pessoa;
• Nada é pessoal. São apenas negócios. Portanto, a linha de frente, composta por aqueles que têm o contato direto com os clientes, precisa saber que o cliente que esbraveja, não tem o atendente como seu alvo. Ele é apenas o representante, o porta-voz da empresa. O cliente quer ser ouvido pela empresa e o atendente é o caminho para isso ocorrer;
• A empresa deve estar disposta a mudar e corrigir os problemas. Mais que isso, as reclamações devem ser o reflexo de que há problemas que precisam ser identificados e solucionados;
• Não fuja às responsabilidades. Todo problema que ocorre com o cliente, precisa ser reparado, mas o cliente também deve ser ressarcido. Agrados, recompensas e medidas extraordinárias são quase obrigatórias como desculpas concretas. Muitas vezes o custo de um cliente insatisfeito, é muito maior e as vezes incalculável comparado à reparações em produtos e serviços extras;
• Dê autonomia àqueles que são os responsáveis por criar e implantar as soluções. Não há nada mais fadado ao fracasso, do que “solucionadores de problemas” sem autonomia ou presos a processos extremamente burocráticos.

As ações e princípios acima, não constituem o todo até onde uma organização pode chegar para satisfazer seus clientes, mas são o ponto de partida para a construção de uma filosofia orientada ao cliente. Também não é necessário que tudo seja feito ao mesmo tempo. Se nada disso é feito hoje, comece e gradativamente implante cada ponto, com a certeza de que bons resultados virão!

 

Conclusão

 

Reclamações não são problemas, mas oportunidades de identificar o que não vai bem, descobrir as causas de insatisfações e melhorar o que é necessário. Sendo assim, deve-se estimular que os clientes reclamem sempre que sentirem que é necessário, valorizando suas opiniões e premiando suas posturas por meio de ações que visam implantar uma política de melhorias sucessivas, em caráter permanente.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

 

Fonte: Hostmidia - https://www.hostmidia.com.br/

5 SOLUÇÕES QUE OTIMIZAM A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO NO TRABALHO

A administração do tempo no trabalho é importante em vários sentidos. Além de proporcionar uma maior produtividade, o que influencia nos resultados do negócio, ela também favorece uma maior qualidade de vida. Isso, pois, quanto mais produtivo for o seu tempo dedicado à atividade laboral, mais será possível investir na vida pessoal.

Contudo, em qualquer aspecto da vida, organizar o tempo exige atitudes planejadas e que deverão ser realizadas com disciplina. A seguir vamos te oferecer algumas soluções possíveis para administrar melhor o seu tempo dedicado ao trabalho. Confira!

 

1.  Planeje o seu dia projetando um tempo para os imprevistos

 

Para melhorar a administração do tempo no trabalho, é preciso investir alguns minutos do dia para retomar quais atividades precisam ser realizadas e estabelecer prioridades para cada uma delas. Esse planejamento deverá levar em consideração a quantidade de horas que você pretende dedicar à atividade.

Contudo, jamais cometa o erro de preencher todos os seus horários. Como você já sabe, imprevistos sempre aparecem, portanto, deixar uma folga na agenda para lidar com possíveis transtornos deixa o seu planejamento mais efetivo.

 

2.  Para melhor administração do tempo no trabalho permita-se ser indisponível

 

Por mais que você queira prezar pela imagem de um profissional atencioso e dedicado, é preciso estabelecer limites para isso. Preveja um horário específico para o atendimento, responder e-mails e outras questões. Procure deixar essa definição clara para clientes e outros interessados.

Fora isso, enquanto estiver executando outras funções, simplesmente ignore outros chamados. Dessa maneira, você conseguirá manter o foco e evitará perder o ritmo na execução de suas tarefas. Tenha certeza que isso fará toda a diferença para a sua produtividade.

 

3.  Na administração do tempo no trabalho prazo é tudo!

 

Estabelecer prazos é importante para que você realmente consiga organizar o seu tempo, além de ser fundamental para evitar que você fique estagnado em certas tarefas. Essa é uma maneira de exercer pressão sob si mesmo. Paralelamente, é um modo de definir o “fim” do tempo dedicado a determinadas atividades que, de outra maneira, poderiam tomar consideravelmente seu tempo para outras finalidades.

 

4.  Execute tarefas do mesmo tipo

 

Quando você realiza tarefas de natureza semelhante, a tendência é que o seu ritmo de produtividade se mantenha. É claro que isso não quer dizer fazer algo repetitivo, mas aproveitar ao máximo o engate dos trabalhos iniciados.

Sendo assim, procure colocar na sua agenda as tarefas da mesma natureza para serem realizadas seguidamente. Todavia, cuidado para que o excesso desse recurso não cause um efeito oposto ao esperado, te deixando desgastado e estagnado. Busque o equilíbrio!

 

5.  Tenha um espaço de trabalho adequado!

 

Evitar distrações, imprevistos e problemas que não dizem respeito diretamente às suas atividades laborais é outro ponto importante para otimizar a administração do tempo no trabalho. Pessoas que trabalham em home office, por exemplo, poderão ser surpreendidas pela necessidade de resolver algum problema doméstico, interrompendo suas tarefas.

Para lidar com isso, tenha um local de trabalho próprio. O coworking, por exemplo, além de oferecer outros benefícios, te permite essa dedicação com um ótimo custo-benefício!

 

Seguindo essas dicas você terá dado passos relevantes para qualificar a sua administração do tempo no trabalho.

 

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Hábil Coworking – https://habilcoworking.com.br/