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sábado, 28 de janeiro de 2017

POR QUE ACABAMOS FAZENDO TUDO NA ÚLTIMA HORA?

Prof.A.Marins
Cyril Northcote Parkinson foi um historiador inglês que trabalhou durante muitos anos no Serviço Civil Britânico. A experiência que acumulou em seu trabalho lhe permitiu publicar em 1957 um livro cujo título é “A Lei de Parkinson e outras pesquisas de administração”. Neste trabalho ele formulou sua famosa lei, que na verdade não é apenas uma, mas várias.

Parkinson observou com cuidado a forma como o trabalho é desenvolvido nas dependências do Estado. Com base na sua experiência cotidiana, conseguiu descobrir padrões que lhe permitiram definir seus princípios básicos. A Lei de Parkinson pode se resumir a três postulados fundamentais:

C.N.Parkinson
  • O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.
  • As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.
  • O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.
  • Desde a sua criação, os conhecedores do tema comprovaram diversas vezes a validade da Lei de Parkinson. Ela também tem servido como guia para propor novos métodos de trabalho e de administração do tempo nas áreas da produtividade.

A lei de Parkinson e a administração do tempo

A principal aplicação da Lei de Parkinson se dá na administração do tempo. O seu primeiro enunciado aponta: O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização. Isto significa que se você tem uma hora para realizar uma tarefa, você irá usar uma hora para fazê-la. Mas se você tiver um mês, demorará um mês.


A verdade é que todos os dias somos testemunhas da vigência desta lei: Por exemplo, quando os estudantes dispõem de dois ou três meses para entregar um trabalho, acabam fazendo-o 24 horas antes da data de entrega. Ou quando é preciso finalizar uma tarefa profissional à tarde e você divaga até algumas horas antes do encerramento preestabelecido, e durante esse lapso faz tudo o que não havia feito anteriormente.

Este princípio está relacionado a outro enunciado que Parkinson denominou de A Lei do Adiamento. Ela estabelece que quando dispomos de tempo, sempre haverá a tendência de adiar tudo aquilo que precisa ser feito. Mas, por que isto acontece? Simplesmente porque o tempo é um conceito altamente subjetivo. Depende muito mais da nossa percepção interior do que do verdadeiro transcorrer das horas.


Parkinson também notou que quanto mais tempo dedicamos a uma tarefa, mais complexa ela se torna e mais difícil é terminá-la. Se temos a sensação de que há muito tempo pela frente, olhamos mais os detalhes e costumamos ir pelas beiradas, tentando cobrir até os aspectos mínimos da tarefa. No entanto, se dispomos de pouco tempo, “metemos a mão na massa” sem dar tantas voltas no assunto.

Um mal burocrático que todos copiamos

Parkinson observou também que os assuntos menos importantes são os que acabam ocupando a maior parte do tempo. Por isso o seu terceiro grande enunciado O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.


Aparentemente, os assuntos relevantes demandam uma atitude séria e exigem enfoques precisos. Por isso precisam ser despachados com mais eficiência. Por outro lado, os assuntos triviais fazem com que todo mundo queira participar e diga qualquer coisa que lhe venha à cabeça. Portanto, lhes dedicamos mais tempo.

Embora a Lei de Parkinson tenha sido definida depois de observar a burocracia, a verdade é que ela se aplica a praticamente todas as pessoas. E não apenas implica aspectos relacionados à administração do tempo, mas também se estende a outros âmbitos da vida, como as despesas ou a organização dos espaços físicos.

Parkinson aponta que as despesas aumentam até cobrir todos os ganhos. Isto quer dizer que não importa quanto você ganha, você sempre encontrará um jeito de “estar no limite” e inclusive com dívidas. Uma pessoa pode viver com uma certa renda sem nenhum problema. Se sua renda aumenta, isto não significa que ela irá contar com um excedente daqui para a frente, mas que organizará as suas finanças de forma que não sobre nada.

O resultado de todos estes padrões de conduta é uma grande ineficiência. O tempo e o dinheiro nunca são suficientes. Contudo, se analisarmos com atenção, isto se deve à forma equivocada como os administramos. De fato, este artigo que você está lendo foi escrito seguindo a recomendação de Parkinson: dividir o trabalho em subaéreas e definir um tempo limite para completá-las. O resultado: terminei na metade do tempo habitual. Que tal você experimentar também?

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

domingo, 22 de janeiro de 2017

O POEMA DA QUALIDADE

A pedido de alguns clientes, hoje amigos, conto novamente a história do “O Poema da Qualidade”, um fato real que publiquei há sete décadas.

Foi na época como professor de pós-graduação da Escola Superior de Propaganda e Marketing que tive uma da mais grata e bela oportunidade de ouvir alguém falar sobre Qualidade. Um empresário – Engº. Fernando C. Mota – que muito mais de estar sensibilizado, tinha sido inoculado pelo “vírus da qualidade” (a única doença que depois de contaminado não se quer ficar bom).

Tudo começou com um convite que recebi para transmitir para sua equipe os primeiros conhecimentos da Qualidade. Desse primeiro encontro surgiram outros.


Em um desses encontros, estávamos conversando sobre a importância da definição da Visão de Futuro pelo principal executivo da organização. Ele, como ocupava aquela posição, estava encarregado de apresentar sua visão no encontro seguinte, para consensá-la com a sua equipe.

No dia da jornada, Fernando levantou-se e disse: – Para mim, Qualidade, por suas normas, ferramentas, procedimentos, processos e outras ações e providências, não tem emoção. Para mim, Qualidade é muito mais do que tudo isso!... Colocando ação as suas palavras, tirou da camisa um papel e lendo-o nos deu uma das mais belas lições de qualidade que tive na minha vida. Dizia o papel, que tomo a liberdade de ajustá-lo “um pouco” aos nossos tempos:


No Brasil, assim como em todo mundo, fala-se muito a respeito da Qualidade. Isto é muito bom, pois indica uma tendência de mudança cultural de um povo. Mas o que é Qualidade?

Qualidade é conformidade com as especificações, diz um dos “gurus” da Qualidade. É adequação ao uso, afirma outro. É a satisfação das necessidades dos consumidores, menciona ainda outro...

Mas tudo isso é muito árido? Vamos colocar um pouco de emoção, sensibilidade e calor nessa definição, através do Poema da Qualidade. Diz ele:

Qualidade é toda obra de Dolores Duran; é a emoção incontrolável de cada nota das composições de Puccini; é a Terra Tombada exalando cheiro do campo, interpretada por Chitãozinho e Xororó; é a sensibilidade agitada de Tchaiskovski recolhendo melodias do mundo; é todo o conjunto de músicas do movimento da bossa-nova, feita através das mãos de Deus, especialmente Manhã de Carnaval e Minha Namorada.

Qualidade é o time feminino de basquete arremessando as nossas emoções à cesta; é aquela esquadra de camisas verde e branca formada por Oberdan, Djalma Santos, Luis Pereira, W. Fiume, G. Scoto, Dudu, Ademir da Guia, Julinho, Mazola, Jair Rosa Pinto e Rodrigues; é a seleção masculina de vôlei cortando as nossas tristezas e frustrações.

Qualidade é o rádio receptor Zenith Trans Oceanic das décadas de 40 e 50 espalhando músicas pelo mundo e o Cadillac 1954 projetado pelos deuses.

Qualidade é o carinho maternal do atendimento do Laboratório Fleury; é a certeza centenária que sai da farmácia Veado de Ouro e os ensinamentos do Colégio Militar do Rio de Janeiro, do Pedro II e do Estadual de São Paulo nas décadas de 50, 60 e 70.

Qualidade é a Floresta Amazônica exalando oxigênio para o resto do mundo; é o Pantanal protegendo a Juma; é a Mata Atlântica chamando de volta Pedro Álvares Cabral e a virgindade da ilha de Fernando de Noronha.

Qualidade é a formosura irradiada pela Luisa Brunet; é o enfeite jambo da Sônia Braga; é a beleza espacial de Cynthia Benini e a pérola dourada da Marilyn Monroe.

Qualidade é Brahma gelada curtida no calor da Califórnia; é o vinho branco alemão retirado do barril do céu; é a água cristalina do poço de uma chácara de Piedade.

Qualidade é o “blend” perfeito das vozes de Os Cariocas; é a riqueza de tons da interpretação de Agostinho dos Santos; é o vôo rasante ao longo da voz de Pavarotti; é a suavidade da garganta do Tito Madi; é a firmeza do Roberto Goulet; é a melodia de Nat King Cole; é o balanço murmurado de João Gilberto; é a potência da Sandra de Sá e da Ivete Sangalo e a transformação facial do Mario Lanza.

Qualidade é a interpretação temperada e forte de Fernanda Montenegro; a alucinação extrema em cada gesto de James Dean; a caipirice autêntica de Lima Duarte; a nobreza de Paulo Autran; a pureza de Chaplin e a ingenuidade do Gordo e o Magro.

Qualidade é o amor à pátria e a dignidade que os nossos atletas dos Jogos Pan Americanos e Olímpicos possuem; é a infância despreocupada vivida atrás de figurinhas e bolas de futebol; é o reduto familiar onde a gente encontra força e estímulo para tocar a vida.

Qualidade é tudo isso e muito, mas ela só tem razão se iniciar dentro de você.

Todas às vezes que busco algum texto para usar nas minhas aulas, faço questão, que além de seu ensinamento transmita emoção!

A você Fernando, muito obrigado pela lição e por ser meu amigo!


Fonte: SILVA, Antomar Marins e – Qualidade: O Desafio da Secretária, Rio de Janeiro, RJ – antomar.marins@gmail.com

segunda-feira, 16 de janeiro de 2017

GERENTE: SAIBA DELEGAR TAREFAS

Alguns autores afirmam que gerenciar é realizar um trabalho através de outros e que delegar seria autorizar outros a desempenhar tarefas específicas sob sua supervisão, liberando-o para ser mais produtivo e criativo.

A delegação é uma versátil ferramenta da área gerencial, mas infelizmente muitos Gerentes a evitam, têm medo ou a usam incorretamente: 

  • Porque se preocupam com o fato de que seus funcionários possam errar;
  • Porque não compartilham o crédito pelo sucesso;
  • Porque não têm tempo para ensiná-los o trabalho delegado;
  • Porque não confiam nas técnicas que os funcionários utilizariam;
  • Porque preferem manter o controle total sobre seu trabalho, fazendo tudo eles mesmos.

Mas, aqueles que delegam mal são frequentemente denominados de “gerentes ineficazes”, porque negam a si mesmos os principais benefícios da delegação:

  • Ter mais tempo para desenvolver soluções específicas e trabalhar em tarefas rotineiras;
  • Colocar a autoridade da decisão nas mãos dos que estão mais próximos dos problemas e das oportunidades em questão;
  • Desenvolver funcionários conflitantes e competentes, que pensem por si mesmos e requerem mínima supervisão;
  • Aumentar sua própria possibilidade de progresso ao preparar subordinados para assumirem posições elevadas.



Na visão de Peter Drucker, para se tornar eficaz um Gerente verdadeiramente, deve saber estruturar projetos, atribuir responsabilidades, estabelecer prazos e acompanhar o progresso do seu grupo.

Dessa forma, delegar não exime a responsabilidade gerencial, pois com o tempo o Gerente saberá treinar seus subordinados a realizarem mais e melhor, de forma a liberar-lhe maior parcela de tempo. Sendo assim, seguem abaixo algumas dicas para delegar melhor:

  • Permita que os outros se desenvolvam e não tome o crédito para si. Dê aos subordinados um senso de importância maior, sendo rápido ao elogiar e lento ao criticar.
  • Esteja (ou pareça) fascinado pelos resultados, pois a adequada apreciação lhe garante a cooperação da próxima vez. Delegue às pessoas que entendam (naturalmente, ou através de treinamento) sua filosofia, seus objetivos e sua estratégia; se não, você estará apenas abdicando e não delegando.
  • Avalie o risco da delegação perguntando-se qual a pior coisa que poderia acontecer de errado. E, se for realmente muito ruim, acompanhe de perto. Estabeleça pontos de acompanhamento no projeto que permitam aos subordinados falharem sem perder tudo, incluindo tempo para corrigir erros. Após a delegação insista em ser informado a cada ponto de acompanhamento, mas não interfira sem necessidade. 
Pense nisto e tenha uma ótima semana.


Autor: Prof. Julio

sexta-feira, 13 de janeiro de 2017

POR QUE SEXTA-FEIRA 13 É AZARADA?

A crença de que o dia 13, quando cai em uma sexta-feira, é dia de azar, é a mais popular superstição entre os cristãos. Há muitas explicações para isso. A mais forte delas, seria o fato de Jesus Cristo ter sido crucificado em uma sexta-feira e, na sua última ceia, haver 13 pessoas à mesa: ele e os 12 apóstolos.

Mais antigo que isso, porém, são as duas versões que provêm de duas lendas da mitologia nórdica. Na primeira delas, conta-se que houve um banquete e 12 deuses foram convidados. Loki, espírito do mal e da discórdia, apareceu sem ser chamado e armou uma briga que terminou com a morte de Balder, o favorito dos deuses. Daí veio a crendice de que convidar 13 pessoas para um jantar era desgraça na certa.


Segundo lenda, a deusa do amor e da beleza era Friga (que deu origem à palavra friadagr = sexta-feira). Quando as tribos nórdicas e alemãs se converteram ao cristianismo, a lenda transformou Friga em bruxa. Como vingança, ela passou a se reunir todas as sextas com outras 11 bruxas e o demônio. Os 13 ficavam rogando pragas aos humanos.

O número 13

A crença na má sorte do número 13 parece ter tido sua origem na Sagrada Escritura. Esse testemunho, porém, é tão arbitrariamente entendido que o mesmo algarismo, em vastas regiões do planeta - até em países cristãos - é estimado como símbolo de boa sorte. O argumento dos otimistas se baseia no fato de que o 13 é um número afim ao 4 (1 + 3 = 4), sendo este símbolo de próspera sorte. Assim, na Índia, o 13 é um número religioso muito apreciado; os pagodes hindus apresentam normalmente 13 estátuas de Buda. Na China, não raro os dísticos místicos dos templos são encabeçados pelo número 13. Também os mexicanos primitivos consideravam o número 13 como algo santo; adoravam, por exemplo, 13 cabras sagradas.


Reportando-nos agora à civilização cristã, lembramos que nos Estados Unidos o número 13 goza de estima, pois 13 eram os Estados que inicialmente constituíam a Federação norte-americana. Além disso, o lema latino da Federação, "E pluribus unum" (de muitos se faz um só), consta de 13 letras; a águia norte-americana está revestida de 13 penas em cada asa.

Sexta-feira 13: Sorte, ou azar... é você quem decide ou constrói o seu dia!


Fonte: Universia

domingo, 8 de janeiro de 2017

ESTRATÉGIA DESDE SEMPRE

Analisando mais profundamente as estratégias de fusões e aquisições de várias empresas percebemos que essas organizações raramente vão mal devido ao marketing praticado por ela ou à sua maneira de produzir – ou até mesmo às suas finanças. De modo geral, seus líderes não conseguem enxergar o quanto as empresas adquiridas – ou fundidas – são completamente distintas de suas organizações e, muitas vezes, obrigam-nas a se “alinhar” aos seus padrões.

Dessa forma, temos observado que muitas aquisições e incorporações não funcionam como o planejado e algumas empresas até acabam quebrando completamente, pois uma organização pode ser dirigida pela pesquisa e a outra pelo marketing. Ou uma pode ser inflexível e burocrática, ao passo que a outra se mostra informal e espontânea. Porém, mesmo que haja uma combinação quase perfeita os efeitos psíquicos desses casamentos arranjados podem ser brutais.

Alexandre - O Grande

Observando a história da humanidade constatamos que Alexandre “O Grande” foi um dos melhor assimilou as incorporações, pois em 334 AC ele iniciou sua expedição contra a rica Pérsia e, bom planejador que era, Alexandre deixou a Macedônia – sua cidade natal – não apenas com um grande exército, mas também topógrafos, engenheiros, arquitetos, cientistas e com oficiais da corte e historiadores.

Conquistou a Ásia Menor, assaltou Tiro, foi recepcionado no Egito como o libertador e ali fundou Alexandria. Tomou a Babilônia e foi considerado o “Senhor da Ásia”. Em menos de 10 anos, Alexandre tornou-se soberano da metade do mundo conhecido, conseguindo conservar unido o império, menos pelo uso da força do que por meio de uma astuta política de assimilação. Os territórios persas “recém-adquiridos” não foram obrigados a se “alinhar”; ao contrário, viram-se encorajados a conservar sua estrutura administrativa e cultural.

Aristóteles

Aristóteles ensinou a Alexandre que somente os gregos eram homens livres e os demais poderiam ser escravizados. Mas, Alexandre discordou porque ele admirava a habilidade organizacional dos persas. E em vez de exercer seu poder sobre eles preferiu governar com eles, insistindo para que seus líderes adotassem os costumes locais. E deu maior exemplo ao vestir-se com as roupas típicas nativas, pois, isso era apenas parte de sua tática.

A esclarecida estratégia de Alexandre para aquisições e fusões significava que esses novos territórios poderiam manter aquilo que lhes era mais caro: – sua cultura e sua identidade separadas. As fusões de culturas organizacionais tão diferentes é tão importante hoje em dia quanto era há 2000 anos. Sendo assim, harmonizá-las numa fusão é muito mais importante que consolidar balanços financeiros e combinar instalações industriais.

Plutarco

A biografia de Plutarco sobre Alexandre, o Grande, lembra que é preciso tomar cuidado ao se provocar a assimilação de diferentes culturas numa fusão. Se a combinação não ocorre, as tensões resultantes impedem as sinergias (economias de escala, transferência de tecnologia, pesquisas mais eficientes, etc.)

O senso comum diz que uma das coisas que separa os bons administradores dos simples competidores é a habilidade de tomar decisões rápidas e agir com presteza. É a mitologia da liderança que celebra o caminho mais rápido em tudo, implorando que os líderes pensem, decidam e ajam rapidamente.


Pense nisto e tenha uma ótima semana.

terça-feira, 3 de janeiro de 2017

2017: UM PLANEJAMENTO COMERCIAL PARA A SUA EMPRESA

A pergunta é uma só: por que empresas de um mesmo segmento têm sucesso nas vendas e outras não? Se o mercado, de forma geral, é comprador e consumista, as dificuldades deveriam sobressair na cadeia produtiva e não na área de vendas.

Partindo do princípio de que o que é ofertado (produto para a venda) está de acordo com as exigências do mercado, ou seja, atende plenamente ao seu propósito, mas as vendas não estão de acordo, pode ser necessária uma adequação comercial, ou, um planejamento.


Planejar é associar dois pontos básicos: primeiro, onde se pretende chegar e o segundo: qual o prazo para que isto aconteça. Atendidas essas premissas, a etapa seguinte é a formulação do plano de trabalho. É importante compreender que não existe um projeto pronto, onde se aplica uma fórmula e os resultados aparecem. O que há é uma linha mestra, uma metodologia, que deverá ser adequada à realidade de cada empresa.

Um planejamento comercial envolve vários processos e pode ser feito em partes, como módulos, ou atuando em um todo, no conjunto. Podemos citar alguns pontos importantes olhando sob dois aspectos. O primeiro, para dentro da empresa: diagnóstico, formação de equipe, adequação de praças, critérios de desempenho, monitoramento e reuniões de venda.


O segundo, olhando para fora da empresa: potencial de mercado, concorrentes e PDVs (Pontos de venda). Cada um desses itens abre um leque de pontos a serem analisados e, principalmente, questões a serem respondidas.

Seguindo a linha de raciocínio, também não há uma padronização, mas o melhor é começar com uma análise completa da atual situação comercial da empresa fazendo um levantamento de dados para que se possa realizar um diagnóstico.


Ele é fundamental para medir a distância entre a realidade em que a empresa se encontra e o seu objetivo final. Quanto maior a distância, maior é a necessidade de investimentos, de prazos e de planejamento.

Ao fazer um planejamento comercial a empresa toma conta da sua realidade e evidencia os pontos a serem melhorados, tornando-se mais eficiente e competitiva. A necessidade de aumentar a receita é vital para todas as empresas e ela precisa vir com qualidade, o planejamento pode auxiliar neste aspecto. O planejar é como se a empresa preparasse o terreno, adequando-o às suas necessidades antes de utilizá-lo.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!


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