O PASSO A PASSO PARA UM BOM FEEDBACK

Prof.A.Marins

Receber uma crítica não fácil, mas fazer a crítica nem sempre é tarefa das mais simples. Basta fazer um levantamento mental: quantos chefes você já teve que eram mestres na arte de dar o famoso feedback? E você, sabe dizer o que realmente significa a expressão?

Feedback, segundo o especialista em gestão comportamental aplicada ao mundo dos negócios Luiz Fernando Garcia, não é queixa, bronca, conselho ou mesmo lição de moral. Ele é, na verdade, (ou deveria ser) uma ferramenta para que comportamentos impróprios sejam alterados e as relações entre pessoas se tornem mais fáceis.

“Muitas vezes a conversa que tinha como intenção ajeitar as coisas, tem o efeito contrário e apenas coloca mais lenha na fogueira”, diz Garcia.

Luiz F. Garcia

A psicóloga Fela Moscovici, autora de livros sobre o tema, aponta dois caminhos essenciais para que o “tiro não saia pela culatra”: ser descritivo, em vez de.

Fela Moscovici

Ser descritivo significa ir direto aos fatos, sem julgamentos à atitude dos envolvidos. Dizer “aquele equipamento que custou 20 mil reais” é melhor que dizer “aquele equipamento que custou uma fortuna”. Para ser a específico, descreva situações em que a outra pessoa tenha agido de maneira inadequada, sem a utilização de expressões generalistas como “você foi grosseiro” ou “você não sabe guardar dinheiro”. O mesmo vale para as situações em que o funcionário agiu da maneira correta.

Outra dica importante para um “feedback bem dado” é a montagem de um pequeno roteiro. “É necessário que haja respeito entre os envolvidos, com o desejo real de que o outro apenas melhore. Por isso, jamais entre em uma conversa de feedback achando que é o dono da verdade. Sempre há os dois lados”, avalia Garcia.

Etapa	Como fazer	Por quê?
Preparação	Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar. Faça um balanço de aspectos positivos e negativos.	Preparar-se com antecedência faz com que os fatos mais importantes sejam privilegiados na conversa e listar os pontos positivos ajuda a quebrar a resistência.
Escolha do ambiente	A conversa deve ser em um ambiente neutro, de preferência na sala de quem vai receber o feedback, sem interrupções.	O local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias, por exemplo, não interrompam.
Definição das regras	Enquanto um se pronuncia, o ideal é que outro anote todas as observações e fale somente depois. Em seguida, os papéis se invertem.	Respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito. Quem propôs o feedback deve deixar o outro à vontade para começar, caso prefira.
Início da conversa	Destaque as qualidade de quem ouve, antes de cobrar algo.	Isso ajuda a quebrar a resistência de quem escuta.
Cuidado com o tom	Use exemplos específicos e não adjetivos genéricos como "egoísta" ou "preguiçoso". Também é melhor dizer “eu me sinto desconfortável com essa situação” em vez de “você é isso ou aquilo”.	É uma maneira de manter a objetividade da conversa e de desarmar as defesas do outro, sem causar irritação.
Momento de ouvir	Não interfira enquanto o outro se posiciona. Ouça, anote e espere sua vez de falar.	Aguardar o momento certo para se pronunciar demonstra maturidade e interesse verdadeiro de melhorar.
Finalização	Depois de tudo dito, é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback – tanto dos negativos quanto dos positivos.	Isso ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa (que dura cerca de 40 minutos).

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Época Negócios - http://epocanegocios.globo.com/

KAIZEN – CONHEÇA A FILOSOFIA DA MELHORIA CONTÍNUA

Prof.A.Marins

O termo Kaizen origina-se da cultura japonesa e possui o significado de melhoria gradual, contínua, ou popularmente falando, mudar para a melhor. Não é a toa que a frase mais comum da filosofia é, “hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”.

A metodologia do Kaizen é baseada nos princípios socioculturais do oriente, que exige um grande comprometimento de todos os indivíduos que fazem parte da empresa, consistindo numa forma de gestão orientada para a maximização da produtividade e da rentabilidade, e consequente redução de custos.

Após a segunda guerra mundial, na altura dos anos 50, muitas empresas japonesas tiveram de recomeçar do zero e assim retomaram um pouco das ideias de Fayol, da administração clássica, e das críticas decorrentes de sua teoria, o que deu início ao desenvolvimento da metodologia de melhoria contínua e ao processo de aplicação da filosofia Kaizen nas empresas japonesas.

A prática dessa metodologia, exprime uma forte ligação com o estilo de vida oriental, por isso, também é considerada por muitos uma filosofia ou cultura, principalmente, por que ela visa o bem não somente da organização em si, mas também do indivíduo que dela faz parte.

Mas para que serve, exatamente?

Prof. Imai
 Criador do Kaizen

No contexto de uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade.

De acordo com os ensinamentos do professor Masaaki Imai, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.

Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais.

No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

Mandamentos para a aplicação da filosofia em uma empresa:

1. O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.
2. Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até os níveis intermediários e de base.
3. O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.
4. Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.
5. Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos.
6. A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).
7. O Kaizen é orientado para os processos.
8. Dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
9. O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.

Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?

De acordo com os preceitos do Prof. Imai, existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:

1. Kaizen para administração – Envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Segundo Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.
2. Kaizen para o grupo – No ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos. Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do Ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como o Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito) e a Metodologia 5W2H.
3. Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção. 

Kaizen e a filosofia da melhoria contínua

Para que a organização consiga extrair os melhores resultados da metodologia, é preciso manter a continuidade do processo de melhoria e mudança cultural, melhorando dia após dia, visando uma maior lucratividade do negócio no futuro.

O Kaizen pode ser usado tanto no ambiente de trabalho quanto na vida pessoal, assim como em qualquer processo, seja ele de manufatura, engenharia, negócios, ou outro qualquer.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: http://www.agarreseusucesso.com.br/