LÍDER, VOCÊ SABE DELEGAR TAREFAS OU ABRAÇA TUDO?

Delegar tarefas é uma tarefa complicada?

Como seus funcionários estão aceitando as tarefas impostas a eles por você? Você está se desdobrando para atender à demanda de todas as atividades?

Se delegar tarefas é uma tarefa complicada para você, reserve um pouco do seu tempo para aprender mais a respeito com o post de hoje.

Qual o problema com a delegação de tarefas?

Há diferentes necessidades, atividades e momentos na vida de uma empresa, seja esta de larga ou pequena escala. Estes momentos e aspectos dentro da organização possuem diversas formas de liderança, e podem ser realizadas por diferentes pessoas.

O papel do líder não é, de forma alguma, assumir todas as atividades do setor para si. Ele possui uma equipe que está ao seu lado justamente para receber demandas e contribuir para o crescimento sustentável do negócio.

No entanto, muitos líderes acabam abraçando tudo sozinhos. A dificuldade na delegação de tarefas pode se dar por diversos motivos, como:

·         Falta de confiança na equipe;

·         Dificuldade em administrar as tarefas e prazos;

·         Desejo de perfeição nas entregas;

·         Vontade de que tudo saia exatamente do jeito que o líder quer;

·         Dificuldade de cobrar entregas.

Delegar tarefas não é uma tarefa fácil, sabemos. No entanto, isso é vital para qualquer líder de excelência. Se você tem essa dificuldade, confira o que fazer para aprender a delegar melhor as tarefas!

O que preciso melhorar em mim mesmo para aprender a delegar tarefas?

Se o fato de delegar uma tarefa a alguém o incomoda, então o primeiro passo é o autoconhecimento.

Mesmo que seja difícil fazer uma autocrítica, mais difícil ainda será ver resultados negativos na produção, quedas no rendimento e na integração das equipes que constituem a empresa e saber que isso poderia ter sido solucionado anteriormente.

Os problemas que surgem da falta de confiança do líder em seus subordinados são vários e acumulados só trarão prejuízos à empresa. Não tenha medo de planejar esse passo tão importante no crescimento de seu empreendimento. Confie em si próprio e não fique receoso de buscar ajuda se necessário.

Todos os indivíduos trazem consigo um imenso potencial, e isso não se limita a fazer planilhas ou enviar e-mails. Mesmo que seu negócio possua poucas pessoas, e estas ainda sejam limitadas de alguma forma, elas podem ajudar sua empresa a crescer.

Basta conhecer seu potencial e investir nele. Vista a camisa da sua empresa, pois transformar essa potencialidade em força é sua tarefa.

Mas afinal, qual a melhor forma de delegar tarefas?

Depois de realizar um exercício de autoconhecimento, confira como você poderá delegar melhor as tarefas no seu dia a dia:

Comece classificando as tarefas

Quais as mais importantes, quais as menos importantes e quais necessitam de especialização na execução? Agora, dentro da equipe que você possui, a quem você confiaria as tarefas? Conhecer as suas limitações e as do grupo lhe permitirão formular uma proposta.

Se ainda há um receio em confiar algo para alguém, analise o histórico profissional de seu funcionário. Seu desempenho ao longo de sua trajetória profissional lhe dará um norte em relação a que atividade ele deverá executar.

Além do que, não é obrigatório este ficar permanentemente em tal função: você pode realizar um rodízio de pessoas (job rotation) até que haja um consentimento conjunto de quem realiza melhor cada uma delas.

Inicialmente acontecerão erros que o farão querer retornar ao antigo modo de liderar. Mas não o faça. A única forma de suavizar ou acabar totalmente com os erros serão a experiência e o tempo.

Estimule o aprendizado

Não encare essa etapa como desperdício de tempo, mas como investimento na expansão do seu negócio. Os funcionários poderão ampliar muito mais seu network e expertise com o aprendizado de uma nova língua, por exemplo. Clientes potenciais poderão surgir de novas interações.

Mas atenção: o líder também deve buscar aprendizado contínuo. Não fique estagnado, cresça com a equipe!

Não perca o foco

A empolgação do líder em ter mais tempo e dos funcionários em realizar tarefas que antes não lhe eram confiadas pode trazer um excesso de confiança que poderá prejudicar o resultado de algumas atividades. Antes de delegar tarefas importantes, pense em aprimorar a execução das já existentes.

Realize um planejamento

Como dito, erros poderão acontecer, e algumas metas e prazos poderão não ser atingidos. Tendo um planejamento em mãos você saberá de quem ou de qual setor cobrar pela atividade não exercida corretamente e como aperfeiçoá-la. O importante é não desacreditar no potencial do desenvolvimento em equipe.

Para isso, envolva-se nas execuções. Mesmo que você não esteja totalmente no controle da atividade em questão, esteja apto a perceber e corrigir as falhas. Acompanhe os prazos, ao menos no início, para garantir a entrega do trabalho sem atrasos.

Ouça seus funcionários

Lembra-se da potencialidade que cada um tem dentro de si? Não é fantasia. Delegar tarefas é um processo a ser desenvolvido e requer paciência da parte do líder, mas uma das gratificações desse processo será perceber outras pessoas também estão dispostas a dar seu melhor pelo crescimento da empresa.

Comece pelas sugestões pequenas, como trocar o bebedouro de água do lugar. Caso seja possível e não for prejudicar em nada o desenvolvimento do trabalho, acate à sugestão. Estas pequenas demonstrações de interesse no que o outro tem a dizer lhe farão mais preparado para ouvir futuras propostas de maior peso e mostrarão à equipe que você está aberto às propostas.

Como adequar a divisão de tarefas quando houver alterações na equipe ou trabalho?

A equipe está formada e houve um crescimento significativo na produção. Novas contratações serão um empecilho a esse crescimento? Depende do seu planejamento. Especificar e traçar perfis que se aplicam melhor à sua empresa o farão perpetuar sua trajetória de sucesso.

Caso a forma como você conseguiu delegar tarefas tenha sido satisfatório, a própria equipe se encarregará de moldar esse novo funcionário às peculiaridades da empresa.

Até que ponto você pode crescer?

Depende do seu investimento. Delegar tarefas requer recursos humanos, trabalho em cima da inteligência emocional e principalmente tempo; com certeza a maior parte virá do líder, mas também demandará dos funcionários. Não se trata de um processo linear, em que você implantará cada passo e não precisará retornar e fazer um feedback dos resultados, mas sim um processo multilinear.

Será necessário retornar várias e várias vezes ao mesmo ponto a fim de harmonizá-lo com os objetivos da empresa. Se possível converse com outros líderes que atuam em setores parecidos com o seu, e se não houver, faça de si um pioneiro.

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Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: FEBRACIS - https://www.febracis.com.br

WAR ROOM: TORNE SEU TIME MAIS ESTRATÉGICO COM UMA SALA DE GUERRA!

O conceito de War Room (Sala de Guerra) foi introduzido pelo então primeiro ministro britânico Winston Churchill para conter os avanços militares do nazismo, na Segunda Guerra. No ambiente corporativo, a sala pode ser determinante para o planejamento de estratégias!

War Room, a princípio, pode gerar um estranhamento aos profissionais das empresas. Afinal de contas, a palavra significa, literalmente, Sala de Guerra.

Acontece que a sua aplicação não está diretamente associada, hoje em dia, a um planejamento bélico, mas em um ambiente onde os seus profissionais traçam estratégias.

Isso agrega uma série de benefícios, para as empresas, que adquirem um espaço preparado para a construção de ideias e ações eficazes — tanto internas quanto externas.

E é por isso que, ao longo deste post, vamos apresentar para você esses diferenciais. Assim, o principal executivo da empresa e a sua equipe conseguem compor uma War Room capaz de gerar resultados únicos para ela. Confira!

Qual é a origem do termo War Room?

Há um consenso de que o conceito de War Room data de meados da Segunda Guerra Mundial (1939-1945), e cunhado pelo então primeiro ministro britânico Winston Churchil.

À época, a sala especialmente planejada para o debate e elaboração de estratégias para frear os avanços do exército de Hitler, surtiram efeito. Mais de 100 reuniões foram conduzidas, definido metas e objetivos a cada encontro realizado.

Como isso se aplica no mundo corporativo?

Uma sala pensada para a reunião de profissionais capazes de planejar e discutir ideias — seja para antecipar uma demanda ou remediar eventuais problemas — é um atrativo e tanto.

Primeiramente, porque o local fortalece a motivação, concentração e o estabelecimento de metas de maneira objetiva. Diferente, por exemplo, de se reunir em um local repleto de distrações. Isso gera, inclusive, uma excelente administração do tempo.

Sem falar na possibilidade de facilitar a construção de estratégias imediatas. Um exemplo disso se deu durante o Super Bowl (grande evento esportivo dos EUA) de 2013, onde um apagão impediu a partida de futebol americano de ser continuada.

Na ocasião, a Oreo – que tinha uma War Room no local — logo desenvolveu um tweet em que destacava, com bom humor, que mesmo no escuro as pessoas poderiam desfrutar do produto da empresa. A ação rendeu resultados positivos e gerou mais valor à empresa.

Como preparar uma War Room dentro da empresa?

A sua empresa está se adaptando aos adventos da transformação digital que vivemos atualmente? Caso positivo, pode-se notar que houve uma diminuição do uso de toda a infraestrutura da organização.

Como resultado, deve haver um espaço livre para a organização de qualquer ambiente para compor a sua War Room.

E, a seguir, vamos explorar o que deve ser pensado para construí-la. Confira:

Reúna as pessoas certas.

Pense, primeiramente, no objetivo de sua War Room: reunir aqueles que, juntos, podem traçar novos planos e ações para atingir a um objetivo específico.

Portanto, tenha sempre em consideração quais pessoas são necessárias dentro da sala. Não banalize a sua utilização, mas potencialize os resultados.

Para isso, comece por reunir-se com a liderança que pode contribuir com ideias e opiniões e, em seguida, compartilhá-las com as suas respectivas equipes.

Em seguida, considere que cada pessoa deve ter um papel e responsabilidade ali dentro. Faça com que cada participante desempenhe uma função específica, para que o trabalho flua objetivamente, e não de maneira dispersa e desorganizada.

Reúna elementos motivacionais na War Room

Um local pensado para aumentar a concentração e a motivação dos presentes deve conter elementos que impulsionem esses estímulos.

Alguns exemplos do que pode contribuir com isso:

• Música (instrumental e baixo volume, que aumentem a concentração, e não dispersem os presentes);
• Outros instrumentos visuais (como pranchetas, vídeos, apresentações e monitores);Ferramentas que ajudem na organização de um cronograma e planos de ações. Na época da guerra, os militares usavam mapas. Para o seu negócio, pense no que pode facilitar a visualização do objetivo como um todo — gráficos, quadros, tabelas, etc. Pense nisso;
• Conforto é indispensável, em uma War Room. Deixe-a climatizada, com água e leve break coffe à disposição, já que a duração das reuniões pode se estender.

Agora que você já sabe o que não pode faltar na sua futura Sala de Guerra, vamos entender como conduzir as reuniões nesse ambiente produtivo?

Como fazer bom uso de uma War Room?

Abaixo, vamos destacar algumas etapas essenciais que principal executivo deve planejar para a realização de encontros produtivos, focados e pensados em resultados para a empresa:

Tenha objetivos definidos.

Nenhuma boa ideia vai surgir de concepções indefinidas. Por isso, antes mesmo de ter as pessoas reunidas em sua War Room é essencial ter objetivos esclarecidos.

Comece pensando:

• Quais vão ser os pontos abordados (necessidades, objetivos e expectativas);Qual é o objetivo da estratégia em questão;
• Quem deve comparecer ao encontro;
• Quais são os desafios em alcançar e o resultado desejado;
• Quais ações podem ser desenvolvidas;
• Quais são os meios para mensurar e acompanhar o desenvolvimento da estratégia.

Por meio desse planejamento inicial, as reuniões ocorrem com mais harmonia, objetividade e transparência.

Crie um controle do que foi debatido

Cada encontro deve ser registrado, bem como os pontos estabelecidos, para que os envolvidos consigam acompanhar a evolução do planejamento.

Isso facilita, inclusive, na delegação de ações para outros membros que não participaram das reuniões na War Room.

Dessa maneira, evita-se o retrabalho e sentimentos negativos de um planejamento pouco efetivo, como o burnout dos colaboradores.

Mantenha a motivação elevada

Cabe líder do processo a busca pela motivação contínua de todos. Independentemente do resultado de cada encontro, é importante traçar ações que facilitem esse engajamento.

Uma boa dica é a consolidação de reconhecimento e recompensa por metas atingidas. Afinal, estratégias que necessitam do uso de uma War Room costumam ser complexas.

Assim, o estresse no trabalho, decorrente da pressão de um objetivo grande, pode ser minimizado enquanto o ímpeto e a disposição de todos permanecem em alta.

Tenha bons instrumentos de tecnologia

Vale também contar com tecnologia de informação (TI) para facilitar o tracejado de ações, bem como o monitoramento de resultados.

isso pode ser definido por um bom software de gestão, que facilita o acompanhamento de dados registrados e oferece insights valiosos para garantir o engajamento das equipes.

E, por fim, um lembrete: as conquistas devem ser celebradas — das menores às maiores.

Atenção: os reconhecimentos e as recompensas apenas ajudam a fortalecer os méritos e a garantir o mesmo afinco para o planejamento e execução de estratégias, posteriormente.

Se sua empresa pensa em montar uma War Room, fale com Prof.A.Marins – antomar.marins@gmail.com - sem compromisso. Ele terá muito prazer em conversar com você e ajudar a sua empresa.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Xerpa – http://www.xerpa.com.br

O QUE É GESTÃO POR RESULTADOS?

O conceito de gestão por resultados vem do inglês Management by Objectives (MBO) ou Management by Results (MBR). Nos últimos anos, vem sendo muito discutido no setor público no Brasil, mas também se aplica à iniciativa privada. Ele é em suma, uma forma de administrar o negócio que visa priorizar os resultados em todas as ações de todos profissionais que nele atuam, objetivando a elevação do desempenho organizacional.

O termo “gestão por resultados” foi apresentado pela primeira vez por Peter Drucker, um dos mais importantes teóricos da administração moderna, em seu livro The Practice of Management, de 1954.

Quando uma empresa aplica a gestão por resultados, ela decide que:

• Os resultados são a referência-chave para todo o processo de sua gestão;
• Todos são responsáveis pelos resultados obtidos e não obtidos (oportunidades perdidas);
• Todas as unidades de negócio devem ser integradas a caminharem juntas para os mesmos resultados, cada uma contribuindo com as suas atribuições;
• A ênfase não está nos processos e procedimentos, e sim nos resultados obtidos.

‘O que se obteve’ acima de ‘como se obteve’

A essência da gestão por resultados é a definição dos objetivos, a escolha das ações e a tomada de decisão de forma participativa, ou seja, as lideranças e seus liderados, dentro do planejamento estratégico, definem em conjunto. Assim, a medição e a comparação do desempenho real de cada empregado são feita de acordo com os padrões estabelecidos. De acordo com Drucker, quando os próprios empregados participam do estabelecimento de metas e escolhem as ações a serem seguidas, eles são mais propensos a cumprir suas responsabilidades.

Neste “acordo de cavalheiros”, a empresa não impõe processos muito rígidos, pois o foco total está nos resultados. Obviamente, há diretrizes a serem cumpridas, mas não há imposições do modo de fazer, o foco é realizar os objetivos.

5 etapas da gestão por resultados

De acordo com Peter Drucker, a gestão por resultados consiste nas seguintes etapas:

1. Revisão dos objetivos organizacionais – Os gestores devem ter uma visão clara dos objetivos macros, conhecer o planejamento estratégico e as ambições da empresa.
2. Definição dos objetivos dos colaboradores – Gestores e seus liderados devem se reunir para firmar acordos sobre os objetivos e os resultados esperados com seu trabalho. Eles também estabelecem um prazo para a apresentação destes resultados e avaliação do desempenho.
3. Monitoramento do processo – De tempos em tempos, antes da finalização do prazo acordado, gestores e liderados se reúnem para verificar se os objetivos estão sendo alcançados.
4. Avaliação de desempenho – No final do período de funcionamento normal, o desempenho do trabalhador é julgado de acordo com o atingimento ou não dos objetivos.
5. Recompensa - Na última etapa do ciclo, os colaboradores recebem recompensas pelos resultados obtidos.

Vantagens que a empresa obtém ao implantar a gestão por resultados

A seguir, veja as principais vantagens que a gestão por resultados oferece aos negócios:

• Motivação dos colaboradores: ao se envolverem em todo o processo de definição de objetivos, eles reconhecem o valor de seu trabalho e se engajam mais;
• Melhorias na comunicação e coordenação: há uma aproximação natural dos líderes e seus liderados, com troca de informações, feedbacks e colaboração, o que contribui com a harmonia organizacional.
• Mais clareza de objetivos: os colaboradores tendem a ter um compromisso maior com os objetivos que estabeleceram para si próprios do que aqueles que lhes são impostos por outra pessoa. Além disso, a clareza de objetivos contribui com a sensação de pertencimento e, consequentemente, com a autoestima dos profissionais;
• Melhorias na produtividade: funcionários mais engajados, com mais informações e com os objetivos bem claros, produzem mais e melhor.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Leandro Borges – Ministério da Infraestrutura – http://portaldaestrategia.infraestrutura.gov.br/