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domingo, 30 de outubro de 2016

GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES - GPD

Prof.A.Marins
O gerenciamento pelas diretrizes é uma tradução do Hoshin Kanri, foi desenvolvida pelo Dr. Yoji Akao. Surgiu como resposta à necessidade de um sistema administrativo mais flexível, com tempo de resposta mais curto em relação às mudanças do ambiente.

Dr. Yoji Akao
A palavra Hoshin é composta de dois caracteres chineses: ho e shin; ho significa método ou estrutura, e shin, agulha brilhante ou bússola. Considerados juntamente, formam a palavra hoshin, que significa uma metodologia para estabelecer a direção estratégica.

O Hoshin Kanri, também conhecido como Planejamento Hoshin ou Gerenciamento pelas Diretrizes, ou Desdobramento das Diretrizes, tem suas origens no Statistical Quality Control, sendo um dos fundamentos do Total Quality Management - TQM. É um sistema administrativo que determina os objetivos da organização através do planejamento estratégico e permite o seu desdobramento em todos os níveis hierárquicos, sem se desviar deste rumo estratégico. É um sistema para o controle da qualidade e para as atividades de melhoria contínua.


O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) é constituído por dois sistemas de gerenciamento que são conduzidas simultaneamente:
  1. Gerenciamento Interfuncional. Cuida da solução de problemas prioritários da alta administração através do desdobramento das diretrizes e seu controle entre departamentos. Tem como função olhar para o futuro da organização. É o gerenciamento em nível do planejamento estratégico e de responsabilidade da alta administração.
  2. Gerenciamento Funcional. Cuida da manutenção e melhoria contínuas das operações do dia-a-dia de uma organização. Representa a administração da rotina do trabalho diário com a prática da gestão da qualidade. Trata dos aspectos mais básicos ou rotineiros da operação do negócio.

"O Hoshin Kanri proporciona um processo passo a passo para o planejamento, a execução e a revisão das mudanças". Através do trabalho participativo durante a determinação dos objetivos e estratégias, o gerenciamento pelas diretrizes promove uma melhor comunicação entre os indivíduos. É um meio de colocar as forças em forma de cooperação dentro de uma organização e unir as opiniões internamente, a fim de aperfeiçoar continuamente seu desempenho através do ajuste rápido às mudanças.

O gerenciamento pelas diretrizes utiliza o método PDCA na identificação das medidas necessárias para a mudança ou melhoria. São os passos:

P - Estabelecimento e desdobramento das diretrizes para todos os níveis gerenciais.
D - Execução das medidas prioritárias e suficientes.
C - Verificação dos resultados e do progresso em relação às metas.
A - Análise da diferença entre as metas e os resultados alcançados, determinação das causas deste desvio e recomendações de medidas corretivas. 

Este sistema garante a implantação e o funcionamento do planejamento estratégico, ao contrário de outros métodos, na medida em que existe um contínuo processo de controle para verificar se o que está sendo realizado reflete os objetivos e o rumo que a organização deseja seguir.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

quarta-feira, 26 de outubro de 2016

VOCÊ SABE O QUE É PLANO DE CONTINUIDADE DE NEGÓCIOS?

Toda atividade de negócio, não importa qual seja o ramo de atuação ou o porte da empresa, está eventualmente sujeita a interrupções ou situações adversas que dificultem ou impeçam suas operações.

Essas paralisações podem acontecer a qualquer momento e quando menos se esperam, causadas por diversos tipos de ameaças, como desastres naturais, incêndios, fraudes financeiras, epidemias, falhas nos sistemas, etc.

Plano de Continuidade de Negócios, mais conhecido como PCN, refere-se a um conjunto de estratégias e planos de ação preventivos que garantem o pleno funcionamento dos serviços essenciais de uma empresa durante quaisquer tipos de falhas, até que a situação seja normalizada.


As organizações com visão de futuro, que possuem um Plano de Continuidade de Negócios bem elaborado e estruturado, garantem sua perenidade e sobrevivência diante de circunstâncias inesperadas, além de terem uma visão integral e abrangente de seus processos de negócio.
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Um PCN eficiente e eficaz exige três condições essenciais

Apesar de em sua essência ele possuir os mesmos conceitos e diretrizes, o Plano de Continuidade de Negócios sofre alterações de empresa para empresa, conforme a natureza do empreendimento varia.


Por este motivo, os dirigentes responsáveis precisam ter em mente três condições essenciais ao elaborar o Plano de Continuidade de Negócios de suas empresas. São respostas para as três perguntas a seguir:

  1. Análise de Risco: O que de ruim pode vir a acontecer? (principais ameaças).
  2. Análise de Impacto: De que forma eventuais ameaças podem impactar o negócio?
  3. Planejamento Estratégico: Se uma ameaça se apresentar, quais atitudes e ações se fariam necessárias para a retomada das operações? 

A estrutura do Plano de Continuidade de Negócios

Via de regra, um Plano de Continuidade de Negócios é estruturado em quatro subplanos menores, ligados entre si e cada qual para um estágio diferente. São eles:

  • Plano de Contingência (Emergência): deve ser utilizado em último caso, quando todas as prevenções tiverem falhado. Define as necessidades e ações mais imediatas.
  • Plano de Administração ou Gerenciamento de Crises (PAC): define funções e responsabilidades das equipes envolvidas com o acionamento das ações de contingência, antes durante e após a ocorrência.
  • Plano de Recuperação de Desastres (PRD): determina o planejamento para que, uma vez controlada a contingência e passada a crise, a empresa retome seus níveis originais de operação.
  • Plano de Continuidade Operacional (PCO): seu objetivo é restabelecer o funcionamento dos principais ativos que suportam as operações de uma empresa, reduzindo o tempo de queda e os impactos provocados por um eventual incidente. Um exemplo simples é a queda de conexão à internet. 
Em suma, o Plano de Continuidade de Negócios tem como finalidade central criar normas e padrões para que, em situações adversas, as empresas possam recuperar, retomar e dar prosseguimento aos seus mais cruciais processos de negócio, evitando que eles sofram danos mais profundos que provoquem perdas financeiras.

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Fonte: www.venki.com.br/
             

sexta-feira, 21 de outubro de 2016

QUANDO VOCÊ PERDE O BRILHO

Esta semana recebi o telefonema de um antigo e competente aluno. Ele me procurou para pedir o meu conselho, pois pretendia pedir demissão da empresa onde trabalhava na alta gerência por julgar não ser reconhecido. Iria aventurar numa outra atividade!

Passou mais de uma hora me dando argumentos para que “eu o apoiasse” na sua decisão.

Eu disse que ao invés de pedir demissão deveria procurar aprimorar os seus processos; estudasse e aprendesse novos métodos, etc. Que não ficasse aborrecido quando ninguém percebesse ou comentasse aquilo que ele que havia feito. Afinal, o sol faz um enorme espetáculo ao nascer, e mesmo assim a maioria das pessoas continua dormindo... Foi aí que eu me lembrei de um dos capítulos, do livro de Fábulas e Lendas, de Leonardo Da Vinci, intitulado “A Navalha” e resolvi relatá-lo para ele. Conta o livro:


Era uma vez, (todas as boas histórias começam assim), uma navalha de excelente qualidade, que morava numa barbearia.

Certo dia em que a loja estava vazia, ela resolveu dar uma voltinha. Soltou-se do cabo e saiu para apreciar o lindo dia de primavera.

Quando a navalha viu o reflexo do sol em si mesma, ficou surpresa e encantada. A lâmina de aço lançava uma luz tão brilhante que, subitamente, com excessivo orgulho, ela decidiu: – Eu não vou voltar para aquela loja de onde acabei de fugir. É claro que não! Deus não pode querer que uma beleza tal como a minha seja desonrada dessa maneira.


Seria loucura ficar aqui cortando as barbas ensaboadas daqueles camponeses, repetindo sem cessar a mesma tarefa mecânica!

Será que minha beleza foi realmente feita para um trabalho desses? Certamente não! Vou me esconder num local secreto e passar o resto da vida em paz.

Em seguida foi procurar um esconderijo onde ninguém a visse.

Passaram-se meses. Um dia, a navalha teve vontade de respirar ar fresco. Saiu cautelosamente de seu refúgio e olhou para si mesma.

Deu-se conta de que algo terrível lhe acontecera. A lâmina estava horrorosa, parecendo uma serra enferrujada, e não refletia mais a luz do sol.


Ficou muito arrependida pelo que havia feito, e lamentou amargamente a irreparável perda.


Como teria sido melhor se eu tivesse conservado em forma a minha linda lâmina, cortando barbas ensaboadas! Minha superfície teria permanecido brilhante e minha borda afiada!
Agora, aqui estou eu, toda corroída e coberta de uma horrível ferrugem! E não há nada a fazer!


O triste fim da navalha é o mesmo que nos pode suceder quando nos permitimos a preguiça, quando deixamos de utilizar nossos talentos.

Talento não utilizado se embrutece, se perde.


Admiramos os bailarinos, em suas performances impecáveis. No entanto, não podem se permitir o abandono dos treinos diários, dos exercícios continuados.

De igual forma, os acrobatas, os ginastas.

Se relaxarem, logo perderão a elasticidade dos músculos, a plasticidade dos movimentos.

Assim também quem escreve, se deixa de fazê-lo, perde a leveza da forma, a possibilidade mágica de juntar letras e criar poesia, compor romances.


Se desatendermos do estudo, nossa capacidade de raciocínio declina.


Isso quer dizer que quanto mais lemos, pesquisamos, mais aprimoramos nossa mente, agilizamos nossos pensamentos.

O sábio homem de Nazaré lecionou, na parábola dos talentos essa profunda lição, narrando a diferença entre aqueles que utilizaram seus talentos e os multiplicaram e o que optou por enterrar o seu, vindo a perdê-lo.

Por isso é que, por vezes, desacostumados a ler, a estudar, vamos registrando deficiência gradual da memória, como se nossa capacidade fosse enferrujando.


É assim que o trabalho, essa ocupação útil, faz tanto bem ao corpo e à alma.

Na forja da atividade física ou intelectual, aprimoramos corpo e mente, ampliamos possibilidades, crescemos em capacidades.

Dessa forma, o convite se faz para a leitura, o estudo, a pesquisa, a atividade física, como meios de nos mantermos saudáveis, de corpo e alma.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonta: Redação do Momento Espírita, com base no cap. A Navalha, do livro Fábulas e lendas, de Leonardo Da Vinci, ed. Salamandra

segunda-feira, 17 de outubro de 2016

COMO UTILIZAR UM MAPA MENTAL PARA EMPREENDEDORES

Você está cheio de ideias para sua empresa, mas não está conseguindo colocá-las em prática ou até mesmo visualizá-las a médio e longo prazo para saber se vai valer a pena? Então os Mapas Mentais podem te ajudar a ver mais claramente o que deve ser feito.

O Movimento Empreenda, da revista Pequenas Empresas Grandes Negócios, disponibilizou esta ferramenta especialmente para empreendedores e seus colaboradores. Ela serve para organizar pensamentos e ideias de forma ordenada, relacionada, argumentada e, principalmente, visual.


O que é o Mapa Mental

O termo Mapa Mental foi proposto inicialmente por Tony Buzan, um matemático e psicólogo inglês, no início da década de 1970, apesar da ideia já ter aparecido em outras ocasiões antes disso.

O conceito básico de mapa mental sugere que, em torno de uma questão central, relacionem-se questões secundárias, terciárias e assim por diante por meio de recursos de conexões visuais. Esses recursos mais usados são palavras, quadros e linhas, mas é possível usar figuras, cores e números para representar as conexões. O desafio consiste em gerar conteúdo relevante para ser organizado no mapa a partir de uma reflexão prévia.


Por exemplo: você pode ter como tema central “atividades de hoje” (escreve isso no centro de uma página). A partir daí, você irradia subtópicos relacionados como “atividades na empresa” e “atividades pessoais”. Em seguida, desses dois saem subtópicos terciários como reuniões, relatórios e agendamentos para a empresa e compras, academia e banco para atividades pessoais. E assim por diante.

Onde usar

O empreendedor pode usar esta ferramenta em diversos contextos, como rotina diária, identificação de oportunidades e planejamento de áreas. Afinal, um mapa mental nada mais é que um exercício que exige uma lógica para mapear, organizar e interligar o pensamento com aspectos internos e externos do negócio.

Outros usos para o Mapa Mental

Organização de uma viagem;
Anotação de informações em uma palestra;
Organização do resumo de um relatório;
Mapeamento do mercado, análise de tendências, demandas do consumidor, análise da evolução tecnológica, competição, definição de perfis (personas) de clientes;
Elaboração de um plano de negócio ou de um projeto;
Planejamento de evento;
Criação de conteúdo para um site ou uma embalagem;
Elaboração de questões para entrevista de emprego;
Avaliação de desempenho dos colaboradores, entre outros.

Se você for ver bem, um Mapa Mental não é algo muito difícil de colocar em prática. O maior desafio é gerar o conteúdo relevante a ser relacionado e organizado no mapa, e principalmente manter uma disciplina para colocar essas ideias no papel para um melhor aproveitamento da ferramenta.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Revista Pequenas Empresas Grandes Negócios – http://revistapegn.globo.com/

quinta-feira, 13 de outubro de 2016

A PLANILHA 5W2H

Planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

  • What (o que)
  • Who (quem)
  • When (quando)
  • Where (onde)
  • Why (por que)
  • How (como)
  • How Much (quanto)

Existem também duas variações da Planilha 5W2H: uma sem o How Much (quanto custará) formando uma Planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many” (quantos).


Importância da Planilha 5W2H

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a Planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a Planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Como fazer a Planilha 5W2H

Para fazer a Planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o término de sua Planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da Planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):


What?
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

Why?
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

Where?
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Muitos “pulam” esta parte da Planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.

Who?
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?
Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).

When?
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Hummm… chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua Planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa. Para isto é indispensável contar com ferramentas de gestão que facilitem o controle gerencial da sua empresa.  

Pense nisto e tenha uma ótima semana.



domingo, 9 de outubro de 2016

10 FRASES DE PETER DRUCKER QUE PODEM MUDAR A SUA PERCEPÇÃO DE MUNDO

Prof.A.Marins
Peter Drucker é não apenas o pai da administração moderna, mas um provocador da cultura empreendedora. Muitos empreendedores e profissionais de marketing sérios são profundos admiradores de Peter Drucker.

Os jovens empreendedores que não estão familiarizados com Drucker fariam bem em estudar seus comentários perspicazes sobre o mundo da gestão.

Prof. Peter Drucker

Mesmo depois de tantos anos, as citações de Peter Drucker abaixo fazem todo o sentido e, deverão fazer para você também.

  1. “Fazer as coisas certas é mais importante do que fazer as coisas direito”
  2. “Se você quer algo novo, você precisa parar de fazer algo velho”
  3. “Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito”
  4. “O que pode ser medido, pode ser melhorado”
  5. “Os resultados são obtidos através da exploração de oportunidades, não pela solução de problemas”
  6. “Muito do que chamamos de gerenciamento consiste em fazer com que seja difícil para as pessoas trabalharem”
  7. “As pessoas que não correm riscos geralmente cometem cerca de 2 erros por ano. Pessoas que assumem riscos geralmente cometem cerca de 2 grandes erros por ano”
  8. “As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as 2 coisas ao mesmo tempo”
  9. “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”
  10. “Administração é fazer as coisas direito. Liderança é fazer as coisas certas”
Essas citações realmente inflamam a imaginação empreendedora, e por isso, você deve prestar atenção nelas. Qual dessas citações toca você mais profundamente? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Fonte: Este artigo foi adaptado do original pelo Jornal do Empreendedor - “These 10 Peter Drucker Quotes May Change Your World”, da Entrepreneur - http://www.jornaldoempreendedor.com.br/

segunda-feira, 3 de outubro de 2016

ADMINISTRAR O TEMPO É DEFINIR AQUILO QUE É IMPORTANTE

No começo do dia cada pessoa recebe um crédito de 86.400 segundos. Todas as noites o saldo é debitado, como perda. Lembre-se: todo o dia é tudo novo, de novo. Pela manhã, a sua conta começa de novo, com crédito... À noite, as sobras do dia se evaporam. Não há volta. Você precisa gastar, vivendo no presente, o seu depósito diário. Invista, então, no que for melhor. Portanto, reflita por um momento, antes de responder:

  • O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que você faz?
  • E o que merece ser visto como “urgente”?
  • O que é “importante” deve ser “urgente”?
  • E o que é “urgente”, também é “importante”?
  • Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é “importante”?

A administração do tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, aquilo que é urgente, aquilo que é ambos ou aquilo que é coisa nenhuma.


Mas não é tão fácil quanto parece, eu sei disso.

Comece tentando separar aquilo que não é importante nem urgente: isso não merece ser feito – merece ser descartado (dou um exemplo: aquele e-mail lindo que você recebeu, com um powerpoint, que cai na sua caixa postal bem no meio da tarde, quando o atendimento está a mil…).

Só que não lidamos muito bem com perdas e, quase sempre, não deixamos de fazer o que não precisava ser feito (e aquele e-mail, depois de lido, segue adiante, para outros endereços do seu correio eletrônico…).


Pois bem, a confusão que se instala e o resultado você e eu sabemos: pouco tempo para resolver tudo.

Vou indicar um caminho:

  • O que é “importante” e “urgente” ao mesmo tempo é crítico: deve ser resolvido já.
  • O que é unicamente “importante” e gera “valor”, pode (melhor, deve) ser resolvido em segundo lugar.
  • O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é trivial e, quase sempre, o melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.
  • O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue no lixo. 
Pense nisto e tenha uma ótima semana!


Fonte: Adaptado de Liderança & Carreira
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