Ebooks Grátis

quinta-feira, 26 de abril de 2018

ISTO É URGENTE OU IMPORTANTE?


Imagine que seu chefe tenha lhe pedido para preparar uma apresentação importante para a próxima reunião do conselho. Você tem apenas alguns dias para colocá-lo em conjunto, sua carga de trabalho já é alta e você tem muitas outras tarefas urgentes em sua Lista de Tarefas Pendentes. Por causa disso, você está ansioso, não consegue se concentrar e tudo parece distrair você.

Estressores de tempo são algumas das fontes mais difundidas de pressão no local de trabalho, e acontecem como resultado de ter muito a fazer, em pouco tempo. Então, como você pode vencer esse estresse e entregar as coisas que são essenciais para fazer um bom trabalho?


O Princípio Urgente X Importante ajuda você a pensar em suas prioridades e a determinar quais de suas atividades são importantes e quais são, essencialmente, distrações.

O que são atividades "urgentes" e "importantes"?

Em um discurso de 1954 na Segunda Assembleia do Conselho Mundial de Igrejas, o ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower, que citava o Dr. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, disse: "Eu tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes". Diz-se que com este "Princípio" Eisenhower organizou sua carga de trabalho e prioridades.


Ele reconheceu que o ótimo gerenciamento do tempo significa ser eficiente e eficiente. Em outras palavras, devemos gastar nosso tempo em coisas que são importantes e não apenas aquelas que são urgentes. Para fazer isso e minimizar o estresse de ter muitos prazos apertados, precisamos entender essa distinção:

  • Atividades importantes têm um resultado que nos leva a alcançar nossos objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
  • Atividades urgentes exigem atenção imediata e geralmente estão associadas ao alcance das metas de outra pessoa. Eles são frequentemente aqueles em que nos concentramos e exigem atenção porque as consequências de não lidar com eles são imediatas.
  • Quando sabemos quais atividades são importantes e quais são urgentes, podemos superar a tendência natural de nos concentrarmos em atividades urgentes e sem importância, para que possamos ter tempo suficiente para fazer o que é essencial para o nosso sucesso. É assim que passamos do "combate ao fogo" para uma posição em que podemos expandir nossos negócios e nossas carreiras. 
Como usar o princípio

Para usar esse princípio, liste todas as atividades e projetos que você acha que precisa fazer. Tente incluir tudo o que ocupa seu tempo no trabalho, mesmo que não seja importante. Se você gerencia seu tempo usando uma Lista de Tarefas ou Programa de Ação você já terá feito isso.


Em seguida, pense em cada atividade e coloque-a em uma das quatro categorias, conforme mostrado na figura acima.

Em seguida, use as estratégias descritas abaixo para agendar suas atividades.

1.  Importante e Urgente

Existem dois tipos distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não poderia ter previsto e outras que você deixou até o último minuto.

Você pode eliminar atividades de última hora planejando com antecedência e evitando a procrastinação.

No entanto, nem sempre é possível prever ou evitar alguns problemas e crises. Aqui, a melhor abordagem é deixar algum tempo na sua agenda para lidar com problemas inesperados e atividades importantes não planejadas. Se surgir uma crise importante, você precisará reprogramar outras tarefas.

Se você tiver muitas atividades urgentes e importantes, identifique quais delas você poderia ter previsto e pense em como agendar atividades semelhantes com antecedência, para que elas não se tornem urgentes.


 2. Importante, mas não urgente

Estas são as atividades que o ajudam a alcançar seus objetivos pessoais e profissionais e completam o trabalho importante.

Certifique-se de que você tenha bastante tempo para fazer essas coisas corretamente, para que elas não se tornem urgentes. Além disso, lembre-se de deixar tempo suficiente na sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isso maximizará suas chances de manter o controle e o ajudará a evitar que o estresse do trabalho se torne mais urgente do que o necessário.

3. Não Importante, mas urgente

Tarefas urgentes, mas não importantes, são coisas que impedem que você atinja seus objetivos. Pergunte a si mesmo se você pode reprogramar ou delegar  eles.

Uma fonte comum de tais atividades é outras pessoas. Às vezes é apropriado dizer "não" às pessoas educadamente, ou encorajá-las a resolver o problema elas mesmas. 



Como alternativa, tente ter intervalos de tempo quando estiver disponível, para que as pessoas saibam que podem falar com você. Uma boa maneira de fazer isso é organizar reuniões regulares com aqueles que o interrompem com frequência, para que você possa lidar com todos os problemas ao mesmo tempo. Você será capaz de se concentrar em suas atividades importantes por mais tempo.

4. Não Importante e Não Urgente

Essas atividades são apenas uma distração - evite-as se possível.

Você pode simplesmente ignorar ou cancelar muitos deles. No entanto, algumas podem ser atividades que outras pessoas querem que você faça, mesmo que elas não contribuam para seus próprios resultados desejados. Mais uma vez, diga "não" educadamente, se puder, e explique por que você não pode fazê-lo.

Se as pessoas perceberem que você é claro sobre seus objetivos e limites, eles muitas vezes evitam pedir que você faça atividades "não importantes" no futuro.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: https://www.mindtools.com

quarta-feira, 18 de abril de 2018

SUA EMPRESA PRECISA DA ISO PARA TER QUALIDADE?


Minha resposta seria sim e não.

Conheço inúmeras empresas que investiram mais de um ano para implantarem as normas ISO e conseguirem a certificação. Tudo isto para pendurarem o Documento emitido pelo organismo de certificação.

A ISO servirá, apenas, para mostrar para outras empresas certificadas que ela também tem ou atender a exigência de um cliente ou organização para qual fornece. Qualidade de fato passa longe, Só se preocupam com o assunto na época das revisões e visitas da certificadora.

Essas empresas sequer entendem ou querem entender que a ISO, desconhecendo que ela ajudaria a sua gestão e levariam inúmeras melhorias para todo o processo.

Em contra partida, também conheço outras empresa que não implantaram a ISO e nem desejam e têm uma qualidade de padrão mundial. Como isto é possível?

Elas planejam o que deverá ser feito. Identificam falhas e usam ferramentas de gestão para corrigir e evitar que os erros não tornem a ocorrer.

O líder da empresa sabe que a empresa para “decolar”, como diz McKinsey, “entenda a importância do trabalho coletivo. Toda a empresa deve trabalhar como fosse um só time, um grande time, para executar essas disciplinas como trabalho padrão de liderança.

Como exemplo o líder da organização pode adotar como ferramenta o Kaizen. Foi ele que ajudou o Japão a reconstruir o país, quase do zero, e transformá-lo em uma das maiores potências mundiais de hoje.


Aplicando o Kaizen, o líder poderá obter redução de custos e aumento na produtividade. O “segredo” ou “foco” está em promover pequenas mudanças na rotina diária do seu negócio. Ações que quando somadas vão trazer grandes resultados a médio e longo prazo. Para que a metodologia tenha resultados o objetivo principal é que nenhum dia passe sem que uma melhoria seja realizada, por menor que ela seja.

O foco principal do conceito está nas pessoas. São elas as grandes promotoras dessas pequenas mudanças e, para que isso efetive, elas precisam estar bem, trabalhando em um ambiente agradável. Confiantes do seu valor, os colaboradores irão, consequentemente, agir com mais responsabilidade.


Para que isso aconteça, o líder deve seguir aos mandamentos básicos do Kaizen:

  • Elimine o desperdício: sem nenhum radicalismo, mas, gradualmente, identifique o que pode ser cortado, todos os dias, em todos os setores;
  • Envolva toda a equipe: gestores e base devem trabalhar juntos, com o mesmo foco na melhoria contínua;
  • Busque soluções baratas: aumento da produtividade não precisa estar ligado a grandes investimentos;
  • Gestão transparente: as mudanças devem ser divulgadas para que todos fiquem sabendo dos problemas solucionados pela equipe;
  • Priorize o que é mais relevante: defina prioridades, no caso do comércio, por exemplo, a venda, na indústria, o chão de fábrica, pois é dali que sai o principal objeto de sustentação da empresa, o produto;
  • Foque nos processos: o principal objetivo do Kaizen é melhorar os processos da empresa;
  • Valorize as pessoas: envolva seus colaboradores nas mudanças, para que identifiquem e promovam as melhorias que irão impulsionar os seus negócios;
  • Aprenda na prática: o melhor método de ensino é aprender fazendo;
O Kaizen não tem nenhum segredo, é o jeitinho oriental de promover grandes melhorias, com pequenas ações.

Ai eu pergunto: Por que não ter ISO e Kaizen?


As práticas ISO 9001: 2015 e KAIZEN são construídas e baseadas no modelo PDCA. Ambos são baseados em práticas comerciais sólidas e comprovadas que foram desenvolvidas ao longo dos anos, mas infelizmente, raramente foram integradas.

Com o lançamento da norma ISO 9001:2015 revisada, sua organização agora tem a oportunidade de revisar seu sistema de gerenciamento de qualidade excessivamente documentado, sem valor agregado e desperdício e criar um sistema que suporte todas as práticas KAIZEN e agrega valor à sua organização!

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte:
Prof.A.Marins – Sonhar é para Estrategistas – Editora Ciência Moderna – antomar.marins@gmail.com
Certus Software ­– www.certus.inf.br
Kaizen Institute Brasilhttps://br.kaizen.com/
McKinsey - McKinsey & Company – https://www.mckinsey.com

sábado, 14 de abril de 2018

MUITO ALÉM DA TAL EFICIÊNCIA OPERACIONAL

Prof.A.Marins

Muito se tem debatido sobre eficiência operacional, principalmente se ela é apenas um posicionamento ou uma estratégia da empresa para se destacar no mercado. Michael Porter, professor da Harvard Business School e uma das principais referências no assunto, deixa claro em seus textos que eficiência operacional não é estratégia.

Michael Porter
Na verdade ela é necessária, mas não suficiente para se destacar. Outros autores têm usado o termo excelência operacional para distinguir entre a obrigação da empresa em ser eficiente e um posicionamento de mercado que combinam qualidade, funcionalidade e preço.

Mas, mais importante que as discussões e as teorias é a prática… O que você e sua empresa estão fazendo para serem eficientes e irem além, buscando a excelência?


O uso da tecnologia de informação tem sido um importante aliado para a melhoria da eficiência e, em alguns casos, do atingimento da excelência operacional. Entre os benefícios, ela pode auxiliar as empresas reduzindo custos, tornando processos mais ágeis, facilitando a colaboração entre os times e o acesso às informações para a tomada de decisões. Mas, há casos em que a tecnologia é o negócio.

Podemos usar como exemplo o setor varejista. No passado, uma empresa que se destacava nesse ramo era a que sabia comprar bem, com o próximo passo sendo girar o estoque rapidamente. O que era simples se complicou quando se juntaram as dificuldades de logística e distribuição em diversas unidades de vendas.


Hoje, além das lojas físicas, existem as virtuais, que auxiliam no atingimento de um número cada vez maior de clientes, com perfis cada vez mais diversificados. Um público que é uma caixinha de surpresas: é preciso estar preparado para surpresas como, por exemplo, o site sair do ar quando se fizer uma grande promoção.

Assim, se faz cada vez mais importante conhecer profundamente o cliente. Importante também saber o que este cliente pensa da empresa. O que ele anda falando nas redes sociais. E lá vem um novo conceito, o social listening


É preciso gerenciar todas estas informações vindas de múltiplos pontos de coletas, isso significa usar ferramentas de inteligência de negócios. Com elas é possível conhecer o cliente em todos os canais, onde ele se relaciona com a sua empresa: loja física, online, televendas, sites de terceiros, mídias sociais. Ao cruzar todas essas informações é possível saber o que ele busca e prever suas necessidades, fazendo ofertas dirigidas. Mas não adianta conhecer o cliente apenas nos canais digitais e quando ele entra numa loja física ele passa a ser um ilustre desconhecido. Isso irrita o cliente!

Como vencer estes desafios e ainda coordenar custos e flexibilidade operacional em busca da eficiência e da excelência? Como ter um ambiente preparado e disponível sem a necessidade de altos investimentos?


Hoje, soluções em nuvem podem ajudar a responder essas e outras questões. Por exemplo, quem quer atuar com e-commerce não necessita investir em muitos data centers físicos. Ao contratar um serviço na nuvem, a empresa paga apenas pelo consumo, sendo possível prever picos de demanda – o que contribui muito com a eficiência operacional.

Deu para perceber que a eficiência e a tecnologia estão em tudo. Não importa o segmento da empresa é preciso integrar as informações e usá-las em favor do negócio. Só assim, elas terão valor.

Por isso, a cada dia que passa torna-se cada vez mais importante a escolha do seu parceiro de tecnologia. Este parceiro não pode ser um simples vendedor de software mas ele tem que auxiliar a empresa a pensar estrategicamente a sua área de tecnologia, para que esta auxilie e alavanque os negócios.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Decision Report, por Roger Melo – Diretor Softline,  http://www.decisionreport.com.br/