Utilizar o FCA pode facilitar a resolução dos
problemas do cotidiano de empresas e negócios. Essa metodologia fornece o
caminho para obtenção de soluções viáveis, direcionando a inteligência do
gestor para análise e consideração de postos-chaves.
Nós entendemos a importância dessa metodologia
e já publicamos um artigo com mais informações sobre o FCA. Neste post, nosso
objetivo é instruir você por meio de um passo a passo para utilizar esse método
de forma correta e bem-sucedida em sua gestão.
Quer saber mais sobre o FCA? Confira a seguir!
O que é FCA?
A metodologia de FCA (Fato, Causa e Ação) é um
procedimento para tomada de decisão, o qual consiste na consideração de três
aspectos:
- A situação-problema e suas circunstâncias (Fato);
- A condição que gera a situação-problema (Causa);
- O comportamento apto a modificar a
situação-problema (Ação).
Tal análise é realizada de forma sucessiva. Ou
seja, primeiro determina-se o fato, depois a causa e, por fim, a ação. É como
se o gerente fosse um bombeiro que acaba de chegar em uma casa em chamas (Fato)
e verifica um grande foco de incêndio na cozinha (Causa), decidindo iniciar o
uso dos extintores naquele local (Ação).
Como
descrever um fato?
A primeira etapa da metodologia FCA consiste
na descrição da situação-problema ou, como a própria sigla indica, do fato.
Nessa tarefa, o gerente deve atuar de maneira
imparcial. A inclusão de opiniões ou juízos de valor pode distorcer a imagem do
problema. Por exemplo, seria um erro minimizar a queda de produtividade de um
setor, em virtude do histórico de seus responsáveis, ignorando o que acontece
atualmente.
Por outro lado, certas perguntas devem ser
evitadas, como aquelas elaboradas com o uso de “por que” e “por qual motivo”,
uma vez que este não é o momento de tentar rastrear causas e culpados.
Nesse sentido, boas opções são as questões que
fazem uso de “o que”, “quando”, “quanto”, “como” e “onde”. Por exemplo:
O que está acontecendo? R: as vendas caíram.
- Quando as vendas caíram? R: no último semestre.
- Quanto as vendas caíram? R: em 30%.
- Como as vendas caíram? R: gradualmente, cerca
de 5% ao mês.
- Onde as vendas caíram? R: em todas as filiais.
Por fim, o gerente deve sempre checar as
informações que descrevem o problema, por meio de elementos objetivos aptos a
atestarem a veracidade ou a falsidade dos fatos, bem como sua certeza e
convicção a respeito deles.
Como
encontrar a causa?
Nessa próxima etapa, o gestor deve incorporar
a personagem de um detetive e procurar pistas que levem às causas dos
problemas. O que pode ser feito empregando dois diferentes procedimentos:
O
método 5 Why
O método 5Why, ou cinco porquês, consiste em
realizar uma sucessão de questões, utilizando a expressão “por que”. Seu
objetivo é chegar às causas-raiz do problema de forma mais esquematizada. Veja
um exemplo:
- Por que os relatórios não foram entregues no
prazo? R: porque o setor responsável atrasou a entrega.
- Por que ele atrasou a entrega? R: porque seus
processos internos são lentos.
- Por que os processos internos são lentos? R:
porque os colaboradores gastam muito tempo coletando as informações.
- Por que essa demora? R: porque o sistema não é
automatizado.
- Por que não é automatizado? R: porque os
softwares utilizados não oferecem essa solução.
Lembre-se: o número de questões é uma
sugestão. Ele é baseado na quantidade média de perguntas necessárias para
esclarecer as causas de um problema.
A
eliminação mental
Comumente, muitas causas são identificadas
para um mesmo fato, inclusive há o risco de nem todas serem verdadeiras. Por
isso, a lista de razões para existência de um problema deve ser submetida a um
experimento mental de eliminação: supõe-se que aquela causa descrita não existe
mais e verifica-se quanto à permanência do problema.
Por exemplo, se a falta de tempo foi atribuída
como causa para a não execução de uma tarefa, o gerente precisa elaborar uma
pergunta simples. Ele precisa se perguntar se, com mais tempo disponível, a
tarefa realmente seria entregue?
Se a resposta a essa pergunta for negativa,
provavelmente algo mais contribuiu para a ineficiência alegada. Pode ser que o
profissional simplesmente não tenha a qualificação necessária e, portanto, não
cumpriria o prometido nem mesmo com todo tempo do mundo.
De todo modo, é preciso tomar um cuidado
especial com causas concorrentes, aquelas que, em conjunto, geram o problema.
Em um exemplo similar ao apresentado, pode ocorrer que tanto a escassez de
tempo como a falta de habilidade do colaborador tenham contribuído para o
desfecho negativo.
Pois bem, uma vez delimitadas as causas, é
hora de partir em busca das soluções. Continue!
Quais
são os tipos de solução?
Antes de buscar uma conduta que solucione o
problema, é preciso entender muito bem o que se entende por “solução”, para que
seja possível identificar as ações como certas ou erradas. Veja três grupos
importantes:
A
remoção da causa
As soluções desse tipo são adequadas às
situações em que o problema e suas causas são atuais, de modo que a extinção
daquele exige a remoção desta. É como um antibiótico, que mata as bactérias e,
assim, restaura a saúde do corpo.
Um exemplo prático é a falta de treinamento da equipe de vendas.
Causa que influencia, permanentemente, nas taxas de sucesso ou conversão do
setor e cuja remoção (capacitação adequada) leva à extinção do problema.
Redução
ou eliminação dos efeitos
Uma grave crise econômica no país ou a queda
generalizada dos preços em um setor, por exemplo, é uma causa em que a remoção
não está ao alcance da empresa. Logo, nem sempre é possível chegar ao foco do
incêndio.
Em tais casos, a conduta escolhida pelo gestor
tentará diminuir ou eliminar os efeitos, como busca por inovações no produto,
redução de custos, ferramentas de marketing etc.
A
compensação dos efeitos
Uma terceira e última hipótese é de tanto o
problema como suas causas não poderem ser eliminados ou diminuídos. Isso
ocorre, por exemplo, quando processos judiciais contra a empresa chegam ao fim
sem um desfecho favorável.
Nessa hipótese, não existe nenhuma medida que
reduza ou elimine o prejuízo, apenas outras compensatórias, como aumentar a
produtividade para pagar o débito.
Como
encontrar as ações que solucionam o problema?
O primeiro passo para encontrar soluções é a
reunião das informações disponíveis até o momento, além da identificação do
tipo de solução necessária — a qual será tomada como finalidade ou objetivo da
ação, por exemplo, agir para remover as causas, agir para reduzir os efeitos
etc.
Esses dados devem ser apresentados à equipe,
de modo que seja possível o compartilhamento de ideias e a obtenção de
sugestões.
Ao final, existirá uma lista de opções com as
ações propostas pelos colaboradores, que devem ser submetidas a três critérios:
- Adequação: a medida deve estar apta a solucionar o problema, como a água
que extingue as chamas;
- Necessidade: não deve existir nenhuma medida menos onerosa com igual aptidão,
como a mesma água em comparação ao uso de extintores em grandes áreas;
- Proporcionalidade: os ganhos de implementar a medida devem ser maiores do que o
custo de sua implementação, como o valor de preservar uma vizinhança inteira
das chamas em comparação com o preço dos litros de água consumidos.
Com tal análise, o papel do FCA estará
devidamente cumprido e o gerente poderá decidir, de maneira consciente e
esclarecida, sobre o próximo passo, bem como elaborar um relatório.
Pense
nisto e tenha uma ótima semana!
