Uma das atividades
mais importantes na gestão de qualquer negócio, e que muitas vezes é relegada à
um segundo plano no dia a dia dos gestores, é a rotina de se analisar
periodicamente os resultados corporativos ou, em outras palavras, fazer a
análise crítica do negócio.
Esta atividade
significa principalmente verificar se as ações executadas para implantação dos
objetivos estratégicos e/ou melhoria dos processos de negócio realmente viabilizaram
o alcance das estratégias planejadas e o atingimento das metas dos indicadores
definidos. Esta avaliação engloba duas atividades distintas, porém muito
complementares:
1. ANÁLISE CRITICA
DA ESTRATÉGIA: ao
final do planejamento estratégico deve ser definido um calendário para análise
da execução desta estratégia. A cada ciclo de análise da execução planejado,
normalmente trimestral, a alta direção realiza uma análise mais profunda dos
resultados dos indicadores estratégicos, bem como dos planos de ação dos
projetos definidos. O principal objetivo deve estar em verificar se realmente
as ações executadas estão levando ao alcance das metas estratégicas, e realizar
os ajustes necessários nos planos de ação estratégicos;
2. ANÁLISE CRÍTICA
DOS PROCESSOS: assim
como para a estratégia, anualmente devem ser executados ciclos para análise e
mapeamento dos processos de negócio mais críticos para o período. Esta análise
visa identificar necessidades de revisão das regras de negócio e identificar
oportunidades de melhoria para os mesmos. Durante o ano são realizadas reuniões
periódicas para verificar se estes projetos de análise dos processos foram
executados, se as melhorias planejadas para cada processo estão sendo
implantadas e, mais importante, se as mudanças estão gerando uma melhor
performance dos processos, tanto em termos qualitativos como quantitativos,
através da análise de seus indicadores de desempenho.
Em ambos os casos
as análises críticas periódicas servem para verificar se os resultados estão sendo
atingidos e definir necessidades de acerto de rota. Porém, um dos problemas
mais comuns que encontramos nas empresas é as reuniões de análise crítica não
serem realizadas regularmente, com a “desculpa” de falta de tempo dos gestores
em função das muitas atividades que precisam ser feitas. Os projetos
estratégicos ou de melhoria de processos muitas vezes ficam esquecidos e só
voltam a ser analisados ao final de cada ano de trabalho, quando se inicia o
próximo ciclo de planejamento. Com isto, perde-se uma ótima oportunidade de
corrigir os problemas ao longo do ano e garantir uma maior eficácia da
execução.
Outro erro comum que deve ser evitado é se fazer a análise crítica da
estratégia separada da análise crítica dos processos. Pessoas diferentes
analisam resultados de diferentes projetos e diferentes indicadores de
desempenho em momentos diferentes, sem olhar com profundidade o alinhamento
entre as inciativas estratégicas e operacionais da empresa de forma conjunta. A
cultura do ótimo local se sobrepõe a visão do ótimo global, o que pode levar a
um consumo desnecessário de recursos humanos, físicos e financeiros, sem o
atingimento dos resultados esperados.
Por outro lado,
percebemos claramente que quando as empresas imprimem uma disciplina periódica
de análise crítica do negócio, olhando tanto o lado estratégico como o
operacional, conseguem se antecipar aos problemas que aparecem ao longo do ano
e obtêm muito mais sucesso na execução da estratégia planejada, bem como na tão
desejada melhoria dos processos de negócio.
Esta disciplina se
dá não só na realização nas reuniões presenciais de análise dos resultados
pelos gestores, mas também e principalmente em uma rotina mensal, semanal,
diária de todos os envolvidos tanto para o acompanhamento da execução das ações
planejadas, como para monitoramento dos resultados que estão sendo atingidos. O
que no início pode parecer de difícil implantação, aos poucos se torna um
hábito de gestão facilmente incorporado por todos na organização, e parte
essencial para atingimento dos resultados planejados.
Autor: Mauricio Affonso dos Santos
– https://processmind.com.br/
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