Imagine que seu chefe
tenha lhe pedido para preparar uma apresentação importante para a próxima
reunião do conselho. Você tem apenas alguns dias para colocá-lo em conjunto,
sua carga de trabalho já é alta e você tem muitas outras tarefas urgentes em
sua Lista de Tarefas Pendentes. Por causa disso, você está ansioso, não
consegue se concentrar e tudo parece distrair você.
Estressores de tempo são
algumas das fontes mais difundidas de pressão no local de trabalho, e acontecem
como resultado de ter muito a fazer, em pouco tempo. Então, como você pode
vencer esse estresse e entregar as coisas que são essenciais para fazer um bom
trabalho?
O Princípio Urgente X
Importante ajuda você a pensar em suas prioridades e a determinar quais de suas
atividades são importantes e quais são, essencialmente, distrações.
O que são atividades
"urgentes" e "importantes"?
Em um discurso de 1954
na Segunda Assembleia do Conselho Mundial de Igrejas, o ex-presidente americano
Dwight D. Eisenhower, que citava o Dr. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, disse: "Eu
tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são
importantes, e os importantes nunca são urgentes". Diz-se que com
este "Princípio" Eisenhower organizou sua carga de trabalho e
prioridades.
Ele reconheceu que o
ótimo gerenciamento do tempo significa ser eficiente e eficiente. Em outras
palavras, devemos gastar nosso tempo em coisas que são importantes e não apenas
aquelas que são urgentes. Para fazer isso e minimizar o estresse de ter
muitos prazos apertados, precisamos entender essa distinção:
- Atividades importantes têm um
resultado que nos leva a alcançar nossos objetivos, sejam eles
profissionais ou pessoais.
- Atividades urgentes exigem atenção
imediata e geralmente estão associadas ao alcance das metas de outra
pessoa. Eles são frequentemente aqueles em que nos concentramos e exigem
atenção porque as consequências de não lidar com eles são imediatas.
- Quando sabemos quais atividades são importantes e quais são urgentes, podemos superar a tendência natural de nos concentrarmos em atividades urgentes e sem importância, para que possamos ter tempo suficiente para fazer o que é essencial para o nosso sucesso. É assim que passamos do "combate ao fogo" para uma posição em que podemos expandir nossos negócios e nossas carreiras.
Como usar o princípio
Para usar esse
princípio, liste todas as atividades e projetos que você acha que precisa fazer. Tente
incluir tudo o que ocupa seu tempo no trabalho, mesmo que não seja importante. Se
você gerencia seu tempo usando uma Lista de Tarefas ou Programa de Ação você
já terá feito isso.
Em seguida, pense em
cada atividade e coloque-a em uma das quatro categorias, conforme mostrado na figura acima.
Em seguida, use as
estratégias descritas abaixo para agendar suas atividades.
1. Importante e Urgente
Existem dois tipos
distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não poderia ter
previsto e outras que você deixou até o último minuto.
Você pode eliminar
atividades de última hora planejando com antecedência e evitando a procrastinação.
No entanto, nem sempre é
possível prever ou evitar alguns problemas e crises. Aqui, a melhor abordagem
é deixar algum tempo na sua agenda para lidar com problemas inesperados e atividades
importantes não planejadas. Se surgir uma crise importante, você precisará
reprogramar outras tarefas.
Se você tiver muitas
atividades urgentes e importantes, identifique quais delas você poderia ter
previsto e pense em como agendar atividades semelhantes com antecedência, para
que elas não se tornem urgentes.
Estas são as atividades
que o ajudam a alcançar seus objetivos pessoais e profissionais e completam o
trabalho importante.
Certifique-se de que
você tenha bastante tempo para fazer essas coisas corretamente, para que elas
não se tornem urgentes. Além disso, lembre-se de deixar tempo suficiente
na sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isso maximizará suas
chances de manter o controle e o ajudará a evitar que o estresse do trabalho se
torne mais urgente do que o necessário.
3. Não Importante, mas urgente
Tarefas urgentes, mas
não importantes, são coisas que impedem que você atinja seus objetivos. Pergunte
a si mesmo se você pode reprogramar ou delegar eles.
Uma fonte comum de tais
atividades é outras pessoas. Às vezes é apropriado dizer "não"
às pessoas educadamente, ou encorajá-las a resolver o problema elas
mesmas.
Como alternativa, tente
ter intervalos de tempo quando estiver disponível, para que as pessoas saibam
que podem falar com você. Uma boa maneira de fazer isso é organizar
reuniões regulares com aqueles que o interrompem com frequência, para que você
possa lidar com todos os problemas ao mesmo tempo. Você será capaz de se
concentrar em suas atividades importantes por mais tempo.
4. Não Importante e Não Urgente
Essas
atividades são apenas uma distração - evite-as se possível.
Você pode simplesmente
ignorar ou cancelar muitos deles. No entanto, algumas podem ser atividades
que outras pessoas querem que você faça, mesmo que elas não contribuam para
seus próprios resultados desejados. Mais uma vez, diga "não"
educadamente, se puder, e explique por que você não pode fazê-lo.
Se as pessoas perceberem
que você é claro sobre seus objetivos e limites, eles muitas vezes evitam
pedir que você faça atividades "não importantes" no futuro.
Pense nisto e tenha uma
ótima semana!
Fonte:
https://www.mindtools.com
Nenhum comentário:
Postar um comentário