Você sabe o que é a gestão de tempo? Muita gente pensa que gerir o tempo
se trata de planejar 100% do dia e não sair desse planejamento.
Entretanto, gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe,
mas sim adquirir controle sobre seu tempo disponível. Quem administra o
tempo, aumenta sua produtividade.
Isso porque se você sabe gerir seu tempo, você realiza as atividades que
considera prioritárias. Seja profissional ou pessoalmente.
E a produtividade? Bom, ser produtivo é fazer aquilo que se considera
importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possíveis.
Você sabe a diferença entre uma tarefa importante e urgente? Se você não
sabe, está na hora de pensar a respeito. Quantas tarefas urgentes você têm
durante o dia?
Uma tarefa urgente está relacionada ao prazo para realizá-la, que
geralmente é curto. Ela te faz parar tudo o que está fazendo para ser
prioridade. Já a tarefa importante está relacionada ao valor agregado e,
geralmente, implica em algo positivo para seu dia a dia.
Toda empresa possui esses dois tipos de atividades. Com uma boa gestão
do tempo, é possível reduzir as atividades urgentes e ter mais tarefas que são
importantes para o andamento do trabalho.
E no mundo corporativo, se os colaboradores não conseguem priorizar
tarefas vitais, o desempenho de toda a empresa fica
comprometido.
Além disso, a gestão de tempo pode estar relacionado com sua saúde.
Quantas pessoas hoje em dia sofrem com os sintomas do estresse e acabam
desenvolvendo ansiedade e até mesmo depressão? Aumentar os índices de produtividade sem
precisar dispor de horas extras de trabalho faz bem tanto para sua rotina
quanto para sua saúde.
O que faz você perder seu tempo?
No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que
cada colaborador gera para sua organização.
Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas
atividades. Entretanto, os resultados negativos exigem que as prioridades sejam
revistas para que o colaborador volte a ser produtivo.
Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida
pelo nosso senso crítico de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância
apenas àquilo que queremos? Por isso, é muito importante prestar atenção
naquilo que anda roubando seu tempo.
Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens:
autogerados e gerados pelo ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm
recebido? Este é um desperdício típico da atualidade.
Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta
um pouco de atenção para notá-los:
Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e
permite que você encontre tudo o que precisa facilmente?;
- Procrastinação: O quanto você adia suas
ações? Este é algo comum, porém torna-se um problema quando impede o
funcionamento normal de suas ações;
- Incapacidade de dizer não: Dizer sim para
tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. A sobrecarga
de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade;
- Ladrões de tempo: quanto tempo você passa
olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais? Hoje em dia, é muito
fácil se distrair e passar horas fazendo isso.
Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são
mais difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões, conversas
paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são
alguns exemplos.
Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no
trabalho
Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar
a mão na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua
produtividade.
Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que
há horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas
chamam isso de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha
melhor suas atividades.
Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, a noite e
até mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil
para realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção.
Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas.
Esta também é uma dica que varia para cada pessoa.
Sabe aqueles planos que muita gente faz todo final ou começo de ano?
Então, em que período do ano eles serão colocados em prática?
Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso
descobrir qual funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição
de prioridades como um meio de consulta e referência.
Mas não basta planejar se você não souber como executar.
Existe um método chamado “Sistema
ABC de Prioridades”. Ele é uma forma de definir quais são as prioridades de
seu planejamento.
Este sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra
para cada atividade de seu planejamento, sendo:
- A: aquela tarefa que precisa ser feita
imediatamente, pois é de importância crítica;
- B: aquela tarefa que é importante, mas que não
precisa ser realizada imediatamente;
- C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe
urgência.
Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar
suas tarefas. Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a
visualizar o objetivo final de determinada atividade.
Além disso, crie pausas estratégicas. Toda tarefa possui
características próprias e desgastam o profissional de maneiras diferentes.
Dessa forma, dar uma pausa é fundamental para recuperar a energia e não
atrapalhar a atividade seguinte.
Por fim, a tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão
de tempo e produtividade de uma empresa. Hoje em dia há uma série de sistemas
que ajudam o gestor a controlar todas as suas atividades e as de sua equipe.
Independentemente da técnica, lembre-se de fazer uma coisa de cada vez. O grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e
produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira
vez impede que você tenha que fazer a mesma tarefa novamente.
Pense nisto e tenha uma ótima semana!
Fonte: EOS
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