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sábado, 5 de novembro de 2011

E AGORA: O QUE EU FAÇO PRIMEIRO?

Na busca pela competitividade, pode-se destacar a gestão da qualidade como um fator decisivo na sobrevivência das organizações. Hoje as atividades relacionadas com a qualidade são consideradas essenciais para o sucesso estratégico. A qualidade está associada à percepção de excelência nos serviços, por isso é necessário uma gestão com base em fatos e dados que possam analisar e solucionar os problemas existentes. Dentro do universo da gestão da qualidade, uma das metodologias utilizadas para auxiliar os gestores na identificação dos problemas é o Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) e uma das técnicas de priorização utilizadas em diagnósticos estratégicos é a matriz GUT.

A matriz GUT é uma forma de se tratar problemas com o objetivo de priorizá-los. Leva em conta a Gravidade, a Urgência e a Tendência de cada problema. Esta ferramenta tem aplicabilidade quando se dispõe de uma lista de atividades a realizar e ela já está bastante completa. Caso não se tenha uma visão ampla do que se deve realizar ou dos problemas que se deve enfrentar, esta ferramenta perde muito do seu potencial. Ela deve ser usada, preferencialmente, para estabelecer prioridades de agenda, respondendo à pergunta: Por onde devo começar? Se não houver uma priorização adequada das atividades, as mesmas serão orientadas geralmente pela URGÊNCIA e isso pode se constituir numa grave falha de planejamento. Esta ferramenta possibilita que se forme uma visão ampla do que precisa ser realizado e oriente a sua ação. É difícil fazer tudo aquilo que se quer fazer, portanto deve-se escolher aquilo que se pode fazer e sem o método GUT ou outro semelhante seremos arrebatados pelo turbilhão dos afazeres.

GUT é uma ferramenta usada para definir prioridades às diversas alternativas de ação. Esta ferramenta responde racionalmente às questões:

 O que devemos fazer primeiro?
 Por onde devemos começar?

Para responder a tais questões a ferramenta GUT leva em consideração os seguintes critérios e pontuação:

Gravidade

Ou seja, a intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causar se não atuar sobre ele, o impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizações e efeitos que surgirão em longo prazo, caso o problema não seja resolvido.

1.    Dano mínimo
2.    Dano leve
3.    Dano regular
4.    Dano grande
5.    Dano gravíssimo

Urgência

Relação com o tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não atuar sobre o problema, ou seja, o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.

  1. Longuíssimo prazo (dois ou mais meses)
  2. Longo prazo (um mês)
  3. Prazo médio (uma quinzena)
  4. Curto prazo (uma semana)
  5. Imediatamente (está ocorrendo)
Tendência

O desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação; qual o potencial de crescimento do problema, avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.

  • Desaparece
  • Reduz-se ligeiramente
  • Permanece
  • Aumenta
  • Piora muito
A pontuação de 1 a 5, para cada dimensão da matriz, permite classificar em ordem decrescente de pontos os problemas a serem atacados na melhoria do processo.
Este tipo de análise deve ser feito pelo grupo de melhoria com colaboradores do processo, de forma a estabelecer a melhor priorização dos problemas. Lembrando que deve haver consenso entre os membros do grupo.

Depois de atribuída a pontuação, deve-se multiplicar G x U x T e achar o resultado, priorizando de acordo com os pontos obtidos.

A ferramenta requer o uso de um formulário que consta de 5 colunas:

  • Problema: denominação resumida da atividade, do problema ou desafio a enfrentar.
  • Gravidade: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à gravidade.
  • Urgência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à urgência da atividade.
  • Tendência: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à tendência do problema.
  • GUT: coluna que contém o produto das avaliações G, U e T.
Recomenda-se que nas colunas Gravidade, Urgência e Tendência se faça a pontuação, mas que a mesma seja justificada. Atuando desta forma, a atribuição da nota é mais transparente.

Autor: João de Araújo Prado Neto - Professor de pós-graduação em gestão industrial farmacêutica na Faculdades Oswaldo Cruz - Quality Assurance Specialist na Apsen
Referência: MEIRELES, M. - Ferramentas Administrativas – MASP. Processos Decisórios.

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