Quando se fala em
Administração do tempo a primeira pergunta que nos vem a mente é por que
Administrar o Tempo?
Antes de fazermos
considerações do porque da administração do tempo vamos analisar alguns mitos
acerca do assunto.
O primeiro grande
mito é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio, mas a verdade é
bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor
do tempo e quem não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as
coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria.
O dia a dia do gestor é composto por
inúmeras atividades que têm que ser desenvolvidas de modo que os processos da
organização não sofram solução de continuidade, portanto, para poder administra
bem o tempo tem que ter foco no que é prioritário. Analise as opções abaixo
relacionadas e numere em que ordem o gestor deve ter foco na execução, determinando
o tempo a ser despendido para sua execução diária:
(
) Atividades Urgentes desagradáveis
(
) Atividades Urgentes agradáveis
(
) Atividades Importantes desagradáveis
(
) Atividades Importantes agradáveis
(
) Atividades Não Importantes desagradáveis
(
) Atividades Não Importantes agradáveis.
Provavelmente a ordem sua seguiu a ordem da
apresentada no artigo, o que significa que a administração do tempo não está
sendo executada, pois as atividades urgentes existem quando as atividades
importantes não são executadas no devido tempo aliado ao consumidor de tempo de
tarefas não importantes que deveriam ser delegadas aos seus colaboradores.
Além disso, temo
que observar que não podemos executar 100% do programado em 100% das vezes,
pois o inesperado irá acontecer fazendo com que você não cumpra sua agenda, mas
isso não deve ser desculpa para não programar e administrar o seu tempo.
É necessário
planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer as devidas correções
de curso. Se você está realizando algum trabalho de criação e está iluminado,
inspirado, produzindo bem, não há razão para parar, simplesmente porque o
tempo alocado àquela tarefa já expirou. A próxima tarefa que vem a seguir em
seu planejamento pode ser reprogramada, desde que não traga problemas para as
operações da organização e para seu departamento. Administrar o tempo é fazer o
que você considera importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não
é programá-lo nos mínimos detalhes e depois se tornar escravo dele.
Quem administra o
tempo reduz o stress causado pelo mau uso do tempo. Quando se fala de mau uso
pressupõe-se que o tempo do executivo está relacionado a objetivos.
Se o executivo não
tem nenhum objetivo, seja profissional, seja pessoal, então provavelmente vai
deixar o tempo fluir despreocupadamente como as águas do rio “correndo” para o
mar, e nesse caso não há como avaliar o uso do tempo, pois ele simplesmente
fluiu. Numa situação como essa, provavelmente, o gestor não vai ter stress.
É sempre bom
lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do
tempo normalmente traz satisfação, sentido de realização e felicidade.
O segundo mito
muito conhecido é que o colaborador só produz mesmo, ou então só trabalha
melhor, sob pressão. Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a
indecisão, a tendência à procrastinação. Não há nenhuma evidência que o
justifique, até porque os gestores que assim agem poucas vezes tentam trabalhar
sem pressão para conquistar melhores resultados - sobre si mesmos e sobre os
que os circundam. A evidência, na verdade, justificam o contrário daquilo que
expressa o mito. Por exemplo podemos citar o contexto escolar onde quem estuda
ao longo do ano, com calma e sem pressões, sai-se, geralmente, muito melhor do
que quem deixa para estudar nas vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado
a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir fazendo durante o
tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no contexto escolar, a
esse respeito, não valha em outros contextos.
O terceiro mito é
que administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional. Isso
não é verdade. A administração do tempo é importante tanto na vida profissional
quanto na pessoal, e interfere uma na outra, afetando a qualidade de vida.
O quarto mito é que
ter tempo é questão de querer ter tempo. Você certamente já ouviu muita
gente dizer isso. Entretanto temos a limitação de horas disponíveis no dia,
vinte e quatro horas, sem um segundo a mais ou a menos. Usamos o tempo de acordo
com nossas necessidades, preferências e desejos. O meio para “multiplicarmos” o
tempo é a Administração do Tempo.
Pense nisto!
Autores: Prof. Paulo Corrêa – Professor,
Consultor de Empresa, Treinador de Soluções Customizadas e Autor de diversos
livros. - http://pdcconsultoriaempresarial.negociol.com/
Prof. A.Marins – Professor, Consultor de Gestão de
Melhorias de Negócios, Treinador de Outdoor Training e autor de diversos
livros. - http://marinsmolmar.wix.com/profantomarmarins#!home/mainPage
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