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quinta-feira, 13 de junho de 2013

COMO FAZER UM PLANO DE AÇÃO 5W2H

Se seus projetos não andam, suas reuniões e brainstorms são ótimas, mas nada de real acontece então você precisa aprender como fazer um plano de ação 5W2H.

Uma boa solução para resolver impasses, situações difíceis ou conseguir idéias inovadoras e usar técnicas para ajudar. Geralmente essas técnicas vêm “disfarçadas” de nomes bonitos, como reunião de melhoria, de aprimoramento, de brainstorm etc.

É surpreendente como idéias simples e efetivas podem surgir de qualquer pessoa.

Quando eu era diretor de um grande supermercado do Rio de Janeiro, foi criado um processo que incentivava que os colaboradores apresentassem criação de boas idéias e sugestões. As melhores do mês eram premiadas. O colaborador que apresentasse a melhor do ano, mesmo que não fosse colocada em prática de imediato, ganhava uma viagem para qualquer cidade do Brasil, para duas pessoas, com todas as despesas pagas. Além disso, ganhava dois salários mínimos para usar como desejasse.
 
Certa vez um colaborador da área de limpeza questionou se havia a necessidade de toda a loja estivesse acesa o dia todo. Realmente, em certos períodos bastava que as luzes do salão estivessem acesas de forma intercaladas. O mesmo acontecia nos escritórios na hora do almoço etc. A idéia de um colaborador representou uma economia de 30% de energia para a organização e ela em retribuição aumentou o percentual de participação nos lucros para todos.

Por isto é fundamental que cada gestor esteja atento ao que comentei e principalmente o que as pessoas falam nas reuniões. Quando elas são bem feitas, com um objetivo definido, pauta previamente publicada e, principalmente, hora de começar e acabar ela passa a ser interessante e principalmente a atingir o seu alvo.

Infelizmente é comum permitir que as reuniões terminem sem um plano de ação. Nos brainstorms, por exemplo, não é recomendado prender-se ao “como e quando será feito” para deixar as idéia fluírem, mas um plano de ação, logo após a reunião, deve ser feito.

O Plano de Ação 5W2H

O 5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinando como o trabalho deverá ser realizado, assim como “quem será responsável por fazer”, motivo e prazo para conclusão, com os respectivos custos envolvidos.

O 5W2H recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

  • What – o que (será feito)
  • Who quem (fará)
  • When – quando (será feito)
  • Where – onde (será feito)
  • Why – por que (será feito)
  • How – como (será feito)
  • How Much – (quanto) custará

Como e porque fazer um plano de ação

O plano de ação é acima de tudo um conceito. Há gerentes que entenderam esse conceito e o fazem intuitivamente de cabeça. Eles criam vários planos de ação durante o dia e com isto tomam decisões rápidas e eficazes.

Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente eficiente e visual com outras pessoas envolvidas.

Em um dos meus livros escrevi: “Às vezes o gerente precisa de coisas rápidas e bem-feitas. Mas às vezes, ele precisa de coisas só rápidas ou só bem-feitas. O bom profissional aprende a distinguir entre elas para tornar-se eficaz.”

Este documento servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação.

O plano de ação começa com o planejamento estratégico para a solução de determinado problema e meta que se deseja alcançar. Ele inicia com o levantamento de dados que você detém e pode fazer sozinho e termina com o envolvimento e comprometimento de toda sua equipe.

Pense nisto!

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