Ebooks Grátis

sexta-feira, 28 de outubro de 2011

COMO EVITAR ERROS, NA PRÁTICA

Siga o roteiro e pratique a forma de tornar um processo à prova de erros. Para isso procure descobrir quais os erros ocorridos em cada etapa do processo e faça uma estatística dos mais frequentes.

Procure identificar quais são os procedimentos que estão menos sujeitos a erros e problemas, levantando as seguintes questões:

  • Se você mudasse a sequencia das etapas, evitaria que os erros acontecessem?
  • Se você alterasse um formulário utilizado no processo, evitaria erros?
  • Se fosse utilizada uma lista de verificação (lista de tudo o que deveria acontecer, na sequencia adequada), seria possível que os erros não acontecessem?
  • Se instruções claras, detalhadas e ilustradas fossem exibidas em locais visíveis, os erros poderiam ser evitados?

Caso as respostas das questões acima sejam afirmativas, crie um plano de ações para viabilizar a implantação das mudanças necessárias.

Pense, agora, em procedimentos totalmente novos, que sejam menos sujeitos a erros. Seja criativo. Aproveite e incorpore ao plano a implantação dos novos procedimentos.

Preste atenção ao ambiente de trabalho em que o processo é realizado e responda:

  • Se você alterasse o arranjo físico do trabalho evitaria qualquer dos erros observados?
  • Você poderia imaginar o arranjo físico ideal?
  • Algum dispositivo ainda que simples que interrompesse o processo ou disparasse um alarme avisando de um possível erro, seria útil?
  • Qual o procedimento adequado para se resolver um problema, quando detectado?

Em caso afirmativo, incorpore no plano de ações medidas para viabilizar as alterações de trabalho.

É simples padronizar processos

Volte sua atenção, mais uma vez, para o processo selecionado e convide as pessoas envolvidas no processo para uma reunião de análise e melhoria.

Descreva o processo com as melhorias já incorporadas (utilize fluxogramas, figuras, desenhos, mapas mentais etc.).

Planeje o teste do novo processo, seguindo o seguinte roteiro:

  • Selecione as pessoas que farão parte do teste.
  • Defina como serão treinados os participantes do teste.
  • Defina quem serão os instrutores.
  • Descubra uma forma de verificar o que está funcionando bem e o que não está.
  • Defina como vai ser feita a formalização dos processos e como atualizá-los.
Após o planejamento do teste, execute o planejado e monitore a execução para a coleta de informações. Para tanto, observe:

  • Existe ainda alguma instrução que não esteja clara a quem vai realizar o processo?
  • Que problemas ocorrem na execução?
  • Que atividades são realizadas mas não fazem parte da descrição do processo?
  • Notou a existência de variações no processo?
  • O desperdício diminuiu? (de tempo, material, mão de obra etc.).

Apresente aos participantes do processo as informações coletadas no passo anterior e, com eles, incorpore inovações e aperfeiçoamentos.

É hora, então, de implantar o processo aperfeiçoado, mas não se esqueça: nada é definitivo, é claro. Existem sempre muitas maneiras de se aperfeiçoar um processo e você deve procurá-las periodicamente.

Nomeie o “dono do processo”

Conceito útil introduzido pela Qualidade nas empresas é o de “dono do processo”: o responsável pela eficiência e eficácia. A gestão tradicional tem gerentes de setores, departamentos, unidades; na gestão pela qualidade, a empresa não mais é vista como um conjunto de funções, mas como um conjunto de processos interdependentes.

Na designação do “dono” de um processo, alguns critérios são úteis:

  1. Propriedade
O mais identificado, envolvido e preocupado com os resultados do processo.

  1. Poder de ação
Quem tem iniciativa e poder bastante para agir sobre o processo, mesmo que envolva outros setores da organização.

  1. Liderança
Capacidade de liderar a equipe, cumprir prazos, demolir obstáculos, ver mais longe e assumir responsabilidades.

  1. Conhecimento
Conhecimento total do processo é desejável, mas não determinante. Uma vez assumida a condição de “dono do processo”, por outras qualidades, certamente terá a necessária colaboração da equipe para dominá-lo e aperfeiçoá-lo.

Boa sorte e sucesso!

Nenhum comentário:

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...