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terça-feira, 4 de outubro de 2011

QUAL É O SEU PROBLEMA?

Para resolver seus problemas, aplique “3Q1POC”, uma sopa de letrinhas que ira orientar sua decisão. Não se assuste isto é uma eficiente técnica para diagnosticar um problema e planejar soluções. Para utilizá-la, é preciso responder a algumas indagações: O quê? Quando? Quem? Por quê? Onde? Como? São essas perguntas que formam a designação três Q e um POC.

À medida que os processos se tornam mais complexos e menos definidos, fica mais difícil identificar sua função a ser satisfeita, bem como os problemas, as oportunidades que surgem e as causas que dão origem aos efeitos sentidos.

A técnica “3Q1POC” consiste em equacionar o problema, descrevendo-o por escrito, da forma como é sentido naquele momento particular: como afeta o processo, as pessoas, que situação desagradável o problema causa. A descrição deve considerar vários aspectos:

  • O que é o problema?
  • Onde ele ocorre?
  • Quando (desde quando, em que situação) ocorre?
  • Quem está envolvido?
  • Como o problema surgiu? 
A busca de informações para responder a essas questões normalmente traz outro tipo de conhecimento também importante ao bom diagnóstico do problema: o que poderia ser problema, mas não é? Isto leva a outras questões:

  • O que ocorre, mas não é problema? Por quê? Em que situações não ocorrem?
  • Onde o problema não ocorre? Por quê? Em que locais, órgãos, regiões?
  • Quando não ocorre? Por quê? (época do ano, dia da semana, hora do dia, a partir de quando).
  • Quem não está envolvido? Por quê? Com quem ocorre? Com quem não ocorre? 
Observando-se as diferenças entre o que é e o que não é o problema, é possível formular hipóteses para as divergências e melhorar sua descrição. Verifica-se também mudanças no processo (modo, local, responsabilidades) que possam justificar o problema.

Pratique você mesmo

Identifique, com a ajuda de pessoas que trabalham com você, um problema importante no setor de trabalho. Utilizando uma tabele “3Q1POC”, descreva:

  • O que é o problema?
  • Desde quando ou em que situação ocorre o problema?
  • Quem está envolvido no problema?
  • Por que o problema ocorre?
  • Onde ele ocorre?
  • Como o problema surgiu? 
Na coluna “Não é”, responda:

  • O que não é problema?
  • Quando o problema não ocorre?
  • Quem não está envolvido?
  • Por que não ocorre o problema?
  • Onde o problema não ocorre? 
Anote na tabela quais as mudanças verificadas no processo onde o problema está inserido e o que poderia justificar o aparecimento do problema. Liste na coluna “Mudanças ocorridas no processo”. Depois, procure redefinir o problema, tornando-o bastante claro.

Planeje soluções

Uma variação do “3Q1POC” é utilizada para o planejamento da solução escolhida. Aí as perguntas são outras:

  1. Qual ação será desenvolvida?
  2. Quando será feita? (cronograma).
  3. Quem será responsável pela sua implantação?
  4. Por que foi definida esta solução? (resultado esperado).
  5. Onde será implantada? (abrangência).
  6. Como será implantada a ação? (etapas com sua descrição). 
Como base no problema, defina em conjunto com os outros subordinados diretos uma ou mais soluções que eliminem as prováveis causas identificadas.

Liste possíveis soluções e, para cada uma, elabore um plano de ação. Faça reuniões de acompanhamento do plano de cada solução.

Solucionado o problema: comemore! Divulgue para todos da empresa o “como” sua equipe conseguiu e ajude a outras equipes também podem solucionar problemas.

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