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quinta-feira, 13 de outubro de 2016

A PLANILHA 5W2H

Planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

  • What (o que)
  • Who (quem)
  • When (quando)
  • Where (onde)
  • Why (por que)
  • How (como)
  • How Much (quanto)

Existem também duas variações da Planilha 5W2H: uma sem o How Much (quanto custará) formando uma Planilha 5W1H ou 5W3H que inclui a etapa “How many” (quantos).


Importância da Planilha 5W2H

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a Planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a Planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Como fazer a Planilha 5W2H

Para fazer a Planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o término de sua Planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da Planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):


What?
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

Why?
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

Where?
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Muitos “pulam” esta parte da Planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.

Who?
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?
Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).

When?
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Hummm… chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua Planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa. Para isto é indispensável contar com ferramentas de gestão que facilitem o controle gerencial da sua empresa.  

Pense nisto e tenha uma ótima semana.



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