A Planilha 5W2H é uma ferramenta
administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de
maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por
quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.
Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que
contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:
- What (o que)
- Who (quem)
- When (quando)
- Where (onde)
- Why (por que)
- How (como)
- How Much (quanto)
Existem também duas variações da Planilha 5W2H:
uma sem o How Much (quanto custará)
formando uma Planilha 5W1H ou 5W3H que
inclui a etapa “How many” (quantos).
Importância da Planilha 5W2H
Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons
planejamentos, a Planilha
5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua
praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não
necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba
realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.
É um método muito simples que agiliza todos os processos
de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar
ainda mais dinheiro com a Planilha
5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta
de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de
perda de vantagem competitiva.
Como fazer a Planilha 5W2H
Para fazer a Planilha
5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e
realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o
término de sua Planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas
não irá afetar o andamento da Planilha desde que “What” seja feito em primeiro
lugar):
What?
Pergunta a ser respondida: O que será feito?
A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar.
Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?
Why?
Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?
Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É
para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?
Where?
Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?
Muitos “pulam” esta parte da Planilha 5W2H porque
consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda
mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento
responsável.
Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida
em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.
Who?
Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?
Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a
alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e
ações, quem ficará responsável por cada ação?
Cuidado para não designar pessoas erradas ou
irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o
prazo (When) e custos (How Much).
When?
Pergunta a ser respondida: Quando será feito?
Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que
o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma
data para a execução da ação.
How?
Pergunta a ser respondida: Como será feito?
Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu
objetivo. Tente ser o mais específico possível.
How Much?
Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?
Hummm… chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto
irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas
com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir
as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto
custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.
Respondidas as perguntas de maneira correta, sua Planilha
5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática
para ganhar muito mais dinheiro em sua empresa. Para isto é indispensável contar
com ferramentas de gestão que facilitem o controle gerencial da sua empresa.
Pense nisto e tenha uma ótima semana.
Nenhum comentário:
Postar um comentário