OS LADRÕES DO TEMPO

Certa vez Benjamin Franklin disse: O tempo perdido não se encontrará nunca mais. No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções: significam que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las: 

·      Aprenda a dizer NÃO e seja firme;

·      Atenda às pessoas em pé;

·      Mantenha a porta da sala fechada;

·      Continue escrevendo enquanto atende alguém;

·      Filtre telefonemas e e-mails;

·      Evite ser receptivo a visitantes inesperados;

·    Retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;

·      Use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor, e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em: 

·      Defina com clareza metas e objetivos;

·      Determine responsabilidades e atribuições;

·      Utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;

·      Na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;

·  Forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;

·      Lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas: 

·      Agende as reuniões com antecedência;

·      Convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;

·      Defina a pauta e comunique a todos com antecedência;

·      Determine horário de início e término;

·      Mantenha a pauta e busque a objetividade;

·      Não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;

·      Promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;

·      Faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;

·      Faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas: 

·      Reserve horários para fazer e receber ligações;

·   Relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;

·   Prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;

·      Identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;

·      Deixe recados claros e concisos;

·      Concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;

·      Nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;

·      Nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;

·      Encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso: 

·      Desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;

·      Mantenha-o em vibracall para atender urgências;

·      Utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;

·      Recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;

·      Grave uma mensagem personalizada no correio de voz;

·      Considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;

·      Evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo: 

·      Instale um serviço anti-spam;

·      Baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;

·      Responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;

·      Utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;

·      Organize pastas diversas para arquivamento;

·      Crie regras de mensagens;

·      Tenha uma assinatura eletrônica;

·      Utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso: 

·      Avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;

·      Tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;

·      Atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);

·      Solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;

·      Deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará. 

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.

Até o nosso próximo encontro!

Autor: Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp - www.tomcoelho.com.br.