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quarta-feira, 15 de janeiro de 2014

COMO SE ORGANIZAR PARA APROVEITAR MELHOR O TEMPO

Não tenho tempo. Esta é a frase mais ouvida nos dias de hoje. Não tenho tempo para estudar, para ir à academia, para brincar com meus filhos, para assumir mais responsabilidades... e por aí vai.

O interessante é que se há 20 anos alguém dissesse que por onde eu fosse eu teria um telefone de bolso para me comunicar, um computador portátil conectado com o mundo, eu, com certeza, teria dito que esta pessoa pertencia ao fã clube dos Jetsons, mas se fosse verdade seria ótimo pois a humanidade ganharia tempo. Ledo engano!

Estamos vivendo a sociedade dos "sem tempo". Nem toda a tecnologia conseguiu resolver este problema, pelo contrário, ficamos 24 horas online e abarrotados de emails para responder, informações para pesquisar e ligações para atender, até porque se você tem um celular parece que é obrigação ter que atender "just in time".

A sensação é que o tempo esta passando rápido demais, e lidar com a administração do tempo é o grande desafio. Como estabelecer prioridades e dar conta de todos os papéis que desempenhamos em 24 horas? Primeiro precisamos atacar os vilões da perda de tempo:

Falta de organização

Há quem diga que podemos levar até duas horas por dia procurando algo, um sapato, uma roupa, uma chave, um documento, um email. Saiba se organizar e tenha disciplina para manter esta organização.

Ter dificuldade em dizer não

Não seja carregador de piano, aquele que assume responsabilidades que sabe que não terá tempo hábil de cumpri-las. Negocie os horários, as urgências. Aprenda a dizer não e dê possibilidades para quem lhe faz a solicitação. Exemplo: eu não terei condições de atender este seu pedido até às 18h, mas posso lhe entregar até às 12h do dia seguinte. Pode ser? É mais honesto com você e com o solicitante.

Centralizar e achar que só você sabe fazer bem feito ou pensar que esta economizando financeiramente

Se você não faz parte da liga da justiça, entre a Mulher Elástico e o Super Homem, então pare para analisar se todas as tarefas que você faz realmente devem ser feitas por você. A maioria das cidades conta com serviços de motoboy, tele-entregas, quituteiras, e outras mães com dificuldade de buscarem seus filhos. Quantas parcerias podem ser feitas? Quantas coisas podemos comprar prontas e ajudamos o progresso dos empreendedores? Quantas pessoas trabalham com você que poderiam absorver mais responsabilidade ou possuem potencial para serem desenvolvidos? Sempre analise se o que você está fazendo poderia ser feito por outra pessoa e se este tempo que você está se dedicando a tarefa é a melhor coisa que você poderia fazer neste momento.

Algumas dicas práticas para você ser mais produtivo e menos estressado:

Planejamento e organização

Comece a planejar o seu dia no dia anterior. Se necessário, coloque um asterisco nas tarefas que você julga que são as mais importantes. Ao agendar alguma reunião ou saída, estime o tempo de duração, assim como o de deslocamento. Lembre-se de deixar um tempo para os imprevistos.

Tenha uma agenda

Anote tudo. Não confie na memória, recebemos uma avalanche de informações e interrupções. Deixe as anotações sempre a vista.

(Follow up) Controle

Somente ao concluir a tarefa passe uma caneta grife por cima, ou realce texto se for eletrônica. Aprenda as ferramentas disponíveis dos eletrônicos, como por exemplo, lembretes, marcadores, “to do list”, despertador.

Seja objetivo nas ligações telefônicas e nos textos das redes sociais.

Tenha foco

Se precisar terminar um trabalho importante, se você esta pressionado pelo tempo, desligue tudo e todos que possam tirar a sua atenção. Desligue o MSN, Skype, evite procurar algo na internet onde cinco minutos passam tão rápido que quando você se der conta foi meia hora.

E, principalmente, dê um tempo para você não fazer nada

É importante para recuperar as energias, pensar nos seus valores, nos seus sonhos e na quantidade de coisas que você é grato.

Falamos em administrar tempo para sobrar tempo. Para tempo gasto não há devolução, só para tempo desfrutado e produtivo. Obrigada por ter me presenteado com o seu tempo.

Um forte abraço e muito sucesso.

Autora: Patricia Santos - Consultora nas áreas de Marketing e Recursos Humanos - www.patriciasantos.com.br 

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